Zoek je vrijwilligers om collectieregistratieachterstanden weg te werken? Maak eerst een informatieplan

Verschillende provinciale erfgoedhuizen in Nederland hebben afgelopen jaren een nulmeting uitgezet om de mate van collectieregistratie en digitalisering bij kleine erfgoedinstellingen in kaart te brengen. De conclusies van de nulmetingen waren onverbiddelijk: musea bijvoorbeeld hebben op dit vlak nog niet het gewenste niveau bereikt. Er is grote behoefte aan zowel menskracht om registratieachterstanden weg te werken als aan inzicht hoe vrijwilligers te werven.

Maak een informatieplan

In haar afstudeerscriptie, gericht op kleine geregistreerde musea, concludeert Dagmar dat het werven van nieuwe vrijwilligers vaak niet de eerste stap is bij het wegwerken van achterstanden in de collectieregistratie. ‘Formuleer eerst een informatiebeleid en een vrijwilligersbeleid,’ vertelt ze. ‘Het informatieplan kan namelijk bepalend zijn voor het type vrijwilligers dat je nodig hebt. Musea leggen in zo’n plan hun doelen voor de collectieregistratie en het digitaliseren vast en hoe ze die willen bereiken. Stel dat je als museum een app wilt maken om meer jongeren te trekken. Dan wil je graag een vrijwilliger aantrekken die voor deze doelgroep passende teksten kan schrijven.’

Zo’n plan vaak nog onbekend

Waarom hebben diverse geregistreerde musea nog geen informatieplan? ‘Pas sinds 2020 is dit volgens de Museumnorm, een museaal kwaliteitskader, verplicht,’ vertelt Dagmar. ‘En vele musea hebben al veel eerder hun museumregistratie gehad. Nu is het moment aangebroken om alsnog zo’n plan op te stellen, maar uit mijn gesprekken met organisaties blijkt dat het ze hiervoor vaak aan tijd en menskracht ontbreekt. Vergeet niet dat vrijwilligers er vaak maar één dag of een dagdeel werken.’ Ook ontdekte Dagmar in haar gesprekken dat vrijwilligers niet altijd weten wat zo’n informatieplan inhoudt.

Obstakels

Dat zo’n informatieplan veel kleine musea kan helpen, blijkt wel uit de gesprekken die Dagmar voor haar afstudeerscriptie met organisaties had. ‘Diverse musea gaven aan dat ze een historische achterstand hebben waardoor objecten niet geregistreerd zijn of standplaatsen niet actueel zijn.’

En er is meer. ‘Ook willen musea het gebrek aan eenduidigheid in het gebruik van termen aanpakken. Dat geldt bijvoorbeeld voor de spellingswijze van de personen die een object aan een museum schenken. Vaak staat zo’n naam op verschillende manier in het collectieregistratiesysteem vermeld. Het gaat bijvoorbeeld om inconsequent geschreven lidwoorden van achternamen.’ Neem daarom iedereen in de organisatie mee om dit probleem aan te pakken, adviseert Dagmar. ‘Dus ook de baliemedewerker, want die noteert vaak de verwervingsgegevens op een formulier.’

En nu vrijwilligers werven

Heeft een museum eenmaal een informatiebeleid en een daaruit volgend vrijwilligersbeleid, dan kan de werving starten. In haar afstudeerscriptie geeft Dagmar verschillende tips voor het werven, vinden en behouden van nieuwe collega’s. Denk bijvoorbeeld aan wervingsplan met verschillende stappen.

Trend in vrijwilligerswerk

Ook signaleert Dagmar een trend: ‘Het huidige vrijwilligersbestand bestaat vooral uit zogenaamde “traditionele” en “socialiserende” vrijwilligers. Deze groep neemt langzaamaan af, terwijl projectmatig en flexibel vrijwilligerswerk toeneemt. Musea trekken steeds vaker online vrijwilligers, opstapvrijwilligers (jongeren die ervaring in hun – toekomstige  werkgebied willen opdoen) en jongeren die graag in een groep werken en ideeën willen inbrengen. Over tien jaar ziet het vrijwilligersbestand er heel anders uit.’

Kom je er als museum nog niet uit?

‘In mijn gesprekken gaven vooral voor vrijwilligers aan vaak niet te weten hoe ze moeten beginnen met de registratieachterstanden of hoe ze nieuwe medewerkers kunnen werven. Ik raad iedereen aan te praten met collega-organisaties,’ zegt Dagmar. ‘En vraag vooral ook advies aan de provinciale erfgoedhuizen en de digitaal-erfgoed-coaches. Die zijn ervoor om je te helpen.’