Met de Informatieplanner maak je eenvoudig een informatieplan rondom je digitale erfgoedcollectie

10 maart 2022


W

il je als erfgoedinstelling de digitale infrastructuur rondom de digitale collectie én de digitale informatie erover in kaart brengen? Met de nieuwe tool ‘Informatieplanner’ maak je in vijf stappen een informatieplan. Je inventariseert, onderzoekt en maakt plannen om je digitale collectie duurzaam te bewaren en nog beter te presenteren aan het publiek. De eerste gebruikers zijn enthousiast.


Je staat niet alleen

Heb je je beschikbare digitaal erfgoed al toegankelijk en vindbaar gemaakt? En heb je bijvoorbeeld bepaald via welke kanalen je dit materiaal gaat promoten? Of heb je als erfgoedorganisatie nog niets vastgelegd over je digitale collectie? Simpelweg omdat de tijd ervoor ontbrak? Of omdat je niet wist hoe je eraan moest beginnen?

Je staat hierin niet alleen in. Veel erfgoedorganisaties hebben nog geen digitale strategie. Dit blijkt uit het rapport ‘Stand van het Nederlands digitaal erfgoed; 1-meting naar aanleiding van het Intensiveringsprogramma 2019-2021’, dat in opdracht van het ministerie van OCW is opgesteld.

Waarom een informatieplan

Gelukkig groeit het besef dat een informatieplan je helpt om de doelen van je organisatie te bereiken. Het is gekoppeld aan de missie en visie van je organisatie en zorgt voor samenhang tussen het instellingsbeleid en de digitale infrastructuur. Bovendien laat een transparant beleid zien waar je voor staat. Het zorgt niet alleen voor meer draagvlak, ook vergroot het de betrokkenheid van financiers, partners en het publiek.

En er is meer: een informatieplan maakt ondertussen deel uit van de museumnorm en daarmee is zo’n informatieplan voor geregistreerde musea – groot en klein – inmiddels verplicht. Als historische vereniging bijvoorbeeld heb geen museumregistratie nodig, maar ook dan biedt een informatieplan je organisatie belangrijke handvatten. Bijvoorbeeld voor het vrijwilligersbeleid als je nieuwe collega’s zoekt om achterstanden in de collectieregistratie weg te werken.

Aan de slag

De Informatieplanner is een handige tool waarmee je als (kleine) erfgoedorganisatie in vijf stappen een informatieplan opstelt. Het is een simpel excelbestand dat je stapsgewijs invult. Doe dat samen met collega’s, zodat je alle informatie in een keer kunt ophalen. Heb je een stap doorlopen en wil je vervolgens even stoppen? Geen probleem. Je slaat het bestand op en gaat op een ander moment verder.

De 5 stappen van de Informatieplanner

1. Doelen bepalen

2. Opslaan (Houdbaar)

3. Verbinden (Bruikbaar)

5. Presenteren (Zichtbaar)

5. Meten is weten

Rapport

Heb je alle vijf stappen doorlopen, dan rolt er met één druk op de knop een rapport in pdf-vorm uit. Je informatieplan is gereed! Samen met het rapport verschijnt er ook een tabel met de kosten voor je digitaal erfgoed, een tabel met de namen van de beheerders (bijvoorbeeld van de collectieregistratie) en een schematisch overzicht van je informatie-infrastructuur. Zo zie je hoe ver je bent met de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed en het houdbaar, bruikbaar zichtbaar maken van de collectie – en wat je nog kunt verbeteren.

Jaarlijks terugkerende oefening

Met het informatieplan heb je een actuele stand van zaken in handen: je missie en visie voor de komende periode, de digitale collectiestukken die je bewaart, de digitale informatie die je erover vastlegt, enzovoort. Vul je elk jaar de Informatieplanner in, dan kun je makkelijk bijhouden welke plannen je het afgelopen jaar hebt gerealiseerd. Een terugkerende oefening dus!

 

Eerste reactie van gebruikers

Rinze Dijkstra, voorzitter Algemeen Bestuur bij openluchtmuseum De Spitkeet

‘Het is een verademing te werken met een mooi opgezet informatieplan waarin de onderscheiden onderdelen een goede leidraad vormen voor een organisatie zoals de onze: een kleinschalig museum dat niet beschikt over een directeur of ander museaal gekwalificeerd personeel, maar drijft op goedwillende vrijwilligers. Daartoe vul je Informatieplanner in die alle onderdelen omvat waaraan zo’n informatieplan moet voldoen – op zich al handig bij een materie die niet voor iedereen gesneden koek is. En wat een service: je drukt op de knop drukt en er rolt een kant-en-klaar pdf’je uit!’

Elke Scheffers, conservator / beheerder bij Nationaal Baggermuseum

‘De Informatieplanner is supersimpel in te vullen. De vijf stappen staan beschreven in korte hoofdstukjes en het word je gemakkelijk gemaakt doordat vaak al een voorbeeldantwoord is ingevuld. Omdat ik soms niet wist of ik het goed had gedaan, heb ik de pdf alvast een keer uitgedraaid. Heel handig!

De uitkomsten hebben me erop gewezen dat er nog wel het een en ander te doen is op het gebied van onze digitale collectie. Maar ik zag ook wat we al hebben bereikt. Focus daarop en maak vervolgens plannen om de rest aan te pakken. Zo heb ik er enorm veel zin in gekregen om ons IT-landschap in kaart te gaan brengen.

Over een tijdje wil ik de Informatieplanner opnieuw invullen. En dan kijken of ik bijvoorbeeld bij de vraag of alle fotorechten bekend zijn, een hoger percentage kan invullen. Kortom, het maken van een informatieplan stimuleert je om in actie te komen.’

Gerelateerd nieuws