Onderzoek digitalisering erfgoed: struggles én ambities bij Groningse musea

Erfgoedpartners zette in 2020 een enquête bij musea uit. Dat was in een periode waarin veel musea moesten overleven vanwege de lockdown. Vanuit die gedachte was een score van 19 ingevulde enquêtes op zich mooi, maar toch wilde Erfgoedpartners een breder fundament om conclusies te trekken. Daarom maakten ze als aanvulling op de enquête een bredere analyse waarin 48 bij Erfgoedpartners aangesloten musea werden betrokken.

5 opvallendste resultaten

Dit zijn de opvallendste resultaten uit de nulmeting en de aanvullende informatie:

1. De aanvullende informatie wijst uit dat 8 van de 48 musea op dit moment op de eigen website afbeeldingen delen van collectieobjecten. Zo’n 80 procent van de musea neemt deel aan collectiegroningen.nl en twee musea delen hun collectie via Collectie Nederland. Verder maakt een aantal de collectie (deels) zichtbaar via andere platforms zoals Maritiem Digitaal of de Beeldbank Groningen. De musea die (delen van) de collectie via de website en/of platforms delen, beschikken over een professional voor de collectieregistratie of een digitaal deskundige vrijwilliger.
2. Niet zozeer de omvang van een erfgoedinstelling is bepalend voor het beleid rondom digitalisering, maar vooral het samenspel van de visie van de directeur / het bestuur en de beschikbaarheid van digitale kennis binnen de organisatie. Dit is niet verwonderlijk omdat het openstellen van museale collecties een relatief nieuw fenomeen is. Het digitaliseren van collecties was lange tijd vooral gericht op eigen collectiebeheer. De stap om gegevens vervolgens bruikbaar en zichtbaar te maken voor collega’s en anderen is er één die voor velen nog in de verkennende fase zit. Veel musea zijn hier nog niet voldoende voor toegerust: zij ondervinden problemen met het toepassen van thesauri, ervaren gebrek aan menskracht (met de juiste kennis) en actuele software.
3. Voor de collectieregistratie zijn veel musea in Groningen afhankelijk van een veelal beperkte en wisselende groep vrijwilligers, waarvan de meesten niet tot de digitale generatie behoren.
4. Musea in Groningen worden gerund door veelal parttime directies en/of vrijwilligersbesturen. Hun tijd is schaars. Het inwerken in een nieuw onderwerp en het formuleren van nieuw beleid kost tijd. Daarbij is het voor musea belangrijk om de benodigde (fysieke) bezoekersaantallen te halen zodat zij hun kans vergroten op een bijdrage van sponsoren, overheden en fondsen. In beleidsplannen en bijbehorende begrotingen van musea krijgt het publieksbeleid daarom vaak prioriteit.
5. Aan ambities hebben de musea echter geen gebrek. Uit de nulmeting blijkt dat de helft van de deelnemende musea wil investeren in digitalisering en daar ideeën over heeft. Ook geeft de helft van deze musea aan behoefte te hebben aan informatie over hoe financiering te verkrijgen voor nieuwe software en begeleiding. Een kwart wil meer weten over het opstellen van een informatiebeleidsplan. En ruim een kwart vraagt zich af hoe te komen aan de benodigde menskracht/vrijwilligers. Ook willen enkele musea advies over het uitzoeken en vastleggen van auteurs- en privacyrechten of meer weten over linked open data en de toepassingen ervan.

De input uit het onderzoek gaat Erfgoedpartners gebruiken om een plan van aanpak te ontwikkelen dat aansluit bij de museumpraktijk in Groningen en dat richting geeft voor vervolgstappen op het gebied van scholing en projecten. De uitgangspunten van het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) zijn daarbij leidend. De vragen die voor dit onderzoek zijn gesteld, hebben elk een verbinding met de NDE-uitgangspunten ‘houdbaar’, ‘bruikbaar’ en ‘zichtbaar’. Daarnaast is ook het beleid van de erfgoedinstelling ten aanzien van digitalisering van belang.