Preserveringstools


E

rfgoedinstellingen krijgen steeds vaker erfgoed met daarin digitale objecten aangeboden. Maar welke tools kun je nu het beste gebruiken om dit materiaal goed voor te bereiden om op te nemen in een archief of erfgoedcollectie? Het Netwerk Digitaal Erfgoed heeft in kaart gebracht welke preserveringstools er gebruikt worden door erfgoedinstellingen en zal dit blijven monitoren.


Illustratie: Jørgen Stamp digitalbevaring.dk CC BY 2.5 Denmark

(Pre-)ingest

Om digitale objecten en collecties goed te archiveren, moeten deze aan een aantal eisen voldoen. Dit voorbereiden en controleren van de gegevens wordt (pre-)ingest genoemd. Hierbij kun je denken aan een check op type bestanden, corrupte bestanden, encryptie, validatie van de data, controle op virussen, et cetera. Om deze processen te automatiseren, gebruiken erfgoedinstellingen verschillende preserveringstools.

Toenemend belang van preserveringstools

Automatisering met behulp van preserveringstools is essentieel bij grote instellingen die omvangrijke collecties verwerken. Maar ook kleine instellingen hebben vaak niet de menskracht om digitale archieven duurzaam in de collectie op te nemen en kunnen deze tools goed gebruiken. Daarnaast wordt de aard van het materiaal steeds complexer. Collecties met bijvoorbeeld sociale media, e-mailarchieven en 3D-objecten hebben weer andere bestandsformaten dan ouder digitaal materiaal. Dit vraagt om nieuwe tools en tools die in ontwikkeling blijven.

Uitkomst inventarisatie

In 2019 is bij 27 Nederlandse erfgoedinstellingen geïnventariseerd welke preserveringstools zij gebruiken en hoe zij dat doen. Daaruit bleek dat twee derde van de instellingen materiaal krijgt, dat niet klaar is voor opname in een digitaal archief en dat eerst via een pre-ingesttraject moet lopen. Daarbij gebruiken ze 1 tot 10 verschillende tools. Veel van deze tools zijn ontstaan binnen open source communities, worden soms nauwelijks beheerd of zijn zelfontwikkelde scripts en stukjes software. Vanwege de hoeveelheid aan tools (111 in totaal) en het verschillende gebruik, leeft in het erfgoedveld de wens om kennis en ervaringen beter uit te wisselen.

Programma Digitaal Erfgoed Houdbaar

Het thema preserveringstools past in het programma Digitaal Erfgoed Houdbaar van het NDE. In dit programma werken erfgoedorganisaties samen aan het veiligstellen van hun digitale informatie.

Lees meer over dit programma

De Virtual Research Environment (VRE)

Daarnaast is er een groeiende behoefte aan open source-preserveringstools. NDE en Open Preservation Foundation (OPF) hebben samen een virtuele omgeving ontwikkeld om deze tools te onderzoeken. In deze virtuele omgeving zijn zes van de meest gebruikte open source-tools opgenomen. Erfgoedinstellingen kunnen deze VRE gebruiken om de tools te testen zonder dat ze deze zelf hoeven te installeren.

Tools doorontwikkelen en actualiseren

Het NDE zal in de komende jaren het gebruik van pre-ingest tools in Nederland monitoren en kijken of er tools zijn die met ondersteuning doorontwikkeld kunnen worden. Het resultaat van doorontwikkeling kan zijn dat tools beter functioneren, generiek(er) gebruikt kunnen worden, of dat het beheer ervan duurzaam geregeld is. Als eerste is de tool ToPX Creator doorontwikkeld. Met deze tool kun je metadatabestanden converteren naar gevalideerde XML-bestanden, in een structuur die geschikt is voor opname in een digitaal archief. De ToPX Creator is een open source toepassing, die iedereen zonder kosten kan gebruiken.

Roadmap

Daarnaast is het zaak om de tools goed beheren, door te blijven monitoren en afspraken te maken over ontwikkeling en beheer van tools, zodat deze ook in de toekomst bruikbaar blijven. Hiervoor ontwikkelen we een roadmap waarin concrete vervolgstappen staan. Welke tools zijn belangrijk voor erfgoedinstellingen? Hoe kunnen we deze doorontwikkelen? Voor welke functionaliteiten missen we nog tools? En hoe zorgen we ervoor dat veelgebruikte tools in beheer gebracht worden? Ook zullen we iedere drie jaar opnieuw onderzoeken welke tools er veel gebruikt worden door instellingen en daarop de roadmap bijstellen.

COPTR

Met (internationale) partners als OPF en DPC zullen we actuele overzichten van die meest gebruikte tools bijhouden en best practices delen. Daarvoor maken we gebruik van de ‘Community Owned digital Preservation Tool Registry’ (COPTR). Dit register biedt het grootste overzicht van preserveringstools. Je vindt hier informatie over bijvoorbeeld functionaliteit, licenties, herkomst en gebruikerservaringen van zo’n 500 tools. COPTR stelt deze informatie beschikbaar aan de hele internationale gemeenschap.

Binnen het NDE-project Preserveringstools is met de Open Preservation Foundation (OPF), Digital Preservation Coalition (DPC) en ArchiXL samengewerkt om de informatie in deze dataset naar een machineleesbare structuur te migreren. De Semantische MediaWiki bood hiervoor hulp. Voortaan kan iedereen de informatie op COPTR bevragen en automatisch doorzoeken. In onderstaande video zie je een demo van de nieuwe functionaliteiten.

Wil je meer weten?

Neem contact op met projectleider Ania Molenda

Bekijk ook deze activiteiten