Noord-Hollands Archief neemt met zelfontwikkelde pre-ingest tool regie in eigen hand

19 augustus 2021

In een serie van vijf best practices vertellen erfgoedinstellingen welke preserveringstools ze gebruiken bij de (pre-)ingest. Oftewel bij het voorbereiden van digitale bestanden zodat ze voldoen aan de eisen voor duurzame archivering. Het Noord-Hollands Archief trapt als eerste af met de zelfontwikkelde Pre-ingest Tool. Wat zijn de ervaringen?

Beeld: viarami via Pixabay

Toegespitst op eigen pre-ingest

Omdat het Noord-Hollands Archief (NHA) een tool wilde die op de eigen pre-ingest van overheidsarchieven is toegespitst, besloot het er zelf een te ontwikkelen. Met deze tool kunnen bestanden van onder meer lokale overheidsorganisaties worden gecontroleerd en verwerkt voordat ze in het e-depot belanden. Het NHA nam hiervoor een eigen ontwikkelaar in dienst. Dit heeft als bijkomend voordeel dat zowel het beheer als de doorontwikkeling van de tool in eigen huis kan plaatsvinden.

Open source-software

Het NHA heeft de Pre-ingest Tool als open source-software beschikbaar gesteld via GitHub. Iedereen kan deze software aanpassen aan de eigen wensen en verder doorontwikkelen.

Verschillende tools, één interface

De Pre-ingest Tool bestaat uit een bundeling van losse tools die de gebruiker vanuit één interface kan aanroepen. Denk aan het controleren van de bestanden op virussen en het vergelijken van bestandstypen met de eigen lijst van voorkeursformaten. De interface is superhandig, zo blijkt uit de praktijk. De gebruiker kan zelf de gewenste processtappen kiezen – en ondertussen kan hij de voortgang in de gaten houden. Bij andere tools is dat laatste vaak veel minder inzichtelijk.

Structureel thema

De ontwikkeling van de tool maakt deel uit van het Programma Digitaal Informatiebeheer van het NHA. Uiteraard behoort Digitaal informatiebeheer structureel tot het werkterrein van het archief.

Meer weten over de geleerde lessen van het NHA en zijn toekomstplannen voor de Pre-ingest Tool? Lees de best practice ‘Eigen regie over pre-ingest’.

5 best practices

Als onderdeel van het NDE-project Preserveringstools werden in 2019 Nederlandse erfgoedinstellingen gevraagd naar het gebruik van dergelijke tools. Uit de respons bleek dat het veld behoefte heeft aan praktijkverhalen: hoe gaan collega-instellingen om met het (pre-)ingest proces? Welke preserveringstools gebruiken zij? In de publicatie Preserveringstools vertellen Noord-Hollands Archief, Koninklijke Bibliotheek, Regionaal Archief Zutphen, Utrechts Archief, Tresoar en Nationaal Archief over hun ervaringen. Erfgoedinstellingen die aan de slag willen met preserveringstools, vinden hier best practices en (lees)tips.