Zo zoekt Museum Rotterdam een nieuw collectieregistratiesysteem (2)

Inspraak van collega’s

‘We willen iedereen die iets van doen heeft met het collectieregistratiesysteem betrekken bij de aanschaf van de nieuwe versie,’ benadrukt conservator Mayke Groffen. ‘Toen het conceptprogramma af was, hebben we een bijeenkomst georganiseerd voor alle betrokken collega’s, zoals conservatoren, educatoren, registrar en collectieheerder.’

‘Tijdens deze bijeenkomst bleek al snel dat iedereen zijn eigen verwachtingen heeft. Is er een verbinding met SharePoint mogelijk? Zijn de objecten van een tentoonstelling straks aan elkaar te koppelen? Is er een plek voor de publieksteksten en verhalen achter de objecten? En is er een barcodesysteem te integreren zodat het depotbeheer kan worden geoptimaliseerd?’

Doelstellingen van het museum

‘Kortom, iedereen heeft vanuit de eigen werkpraktijk eigen voorkeuren,’ vertelt registrator Dolf Ruesink. ‘Begrijpelijk. Extern adviseur Sies, die ook bij deze bijeenkomst was, wees ons erop dat de doelstellingen van het museum leidend moeten zijn. In beleidsstukken geeft Museum Rotterdam nadrukkelijk aan de interactie met het publiek te willen aangaan, zowel fysiek als digitaal. Informatieuitwisseling en kennisdeling met het publiek staan dus centraal. Het nieuwe collectieregistratiesysteem zou dan ook aan deze eisen moeten voldoen.’

Relationele database

‘Dit doel werd door alle aanwezigen op de bijeenkomst onderschreven,’ vervolgt Dolf. ‘Het publiek staat centraal, niet de eigen werkzaamheden. De nieuwe collectiebeheersystemen zijn niet alleen geschikt om de collectie online beschikbaar te stellen en de interactie met het publiek te zoeken, ze vereenvoudigen ook de werkzaamheden van de collectiebeheerders. Anders dan in onze huidige database is het mogelijk om verbindingen te maken tussen verschillende records. Een dergelijke relationele database legt bijvoorbeeld relaties tussen objecten en personen, objecten en tentoonstellingen en natuurlijk tussen de objecten onderling. Dit sluit niet alleen aan bij het beleid van Museum Rotterdam, maar past ook bij de wensen van de medewerkers.’

‘Dit betekent dat de registrar straks bruiklenen kan koppelen aan een organisatie, waardoor zij een organisatie nog maar één keer hoeft in te voeren. Conservatoren kunnen objecten samenbrengen in een werkset die past bij de tentoonstelling en de collectiebeheerder kan gebruikmaken van een barcodesysteem. Een directe koppeling met de werkbestanden in SharePoint wordt daarmee minder van belang omdat veel van het werk nu al in het collectieregistratiesysteem kan worden uitgevoerd. Een verwijzing naar de mappenstructuur in SharePoint blijkt dan al voldoende.’

En het publiek?

‘De educatoren en conservatoren werden enthousiast bij het idee dat ze in de nabije toekomst crowdsourcingprojecten kunnen starten. En als tentoonstellingsteksten via de website beschikbaar komen, kan dat context bieden voor het maken mooie educatieactiviteiten,’ zegt Mayke.

‘We zitten als gebruikers helemaal op een lijn,’ concludeert Dolf opgewekt. ‘Al die mogelijkheden geven nieuwe energie,’ vult Mayke aan. ‘De laatste puntjes worden op de i gezet en dan gaat het programma van eisen naar een aantal softwareleveranciers. Zodra de offertes binnen zijn, kijkt Sies weer met ons mee. Spannend!’ (wordt vervolgd)