Zo zoekt Museum Rotterdam een nieuw collectieregistratiesysteem (1)

Eerst een korte terugblik op 2020, een roerig jaar voor Museum Rotterdam. Noodgedwongen sloot het museum de deuren van zijn locatie in het Timmerhuis, in hartje centrum. De Experience Museum Rotterdam ’40 – ’45 NU aan de Coolhaven bleef echter open. Ook blijft het museum zich richten op het beheer en behoud van de gemeentelijke collectie. Omdat de museumobjecten zijn verhuisd naar een depot, kunnen geïnteresseerden de collectie alleen online bekijken. Totdat er een nieuw stadsmuseum verrijst, zo is het idee. De plannen hiervoor zijn in de maak.

‘Wat tentoonstellingen betreft is het nu dus even rustig,’ zegt conservator Mayke Groffen met een gevoel voor understatement. ‘Aangezien we over een paar jaar in de hectiek van een nieuw in te richten museum zitten, is dit hét moment om een nieuw collectieregistratiesysteem te kiezen.’ Registrator Dolf Ruesink voegt daaraan toe: ‘Omdat het huidige Cardbox niet meer ondersteund wordt door de leverancier, moeten we sowieso op enig moment overstappen naar een nieuw collectieregistratiesysteem.’

Nog geen werkende duurzame identifiers

Een paar jaar geleden hebben Dolf, Mayke en collega’s al verschillende A4’tjes volgeschreven met wensen en beschikbare systemen. ‘De hoofdvraag luidde toen nog: moeten we wel een nieuw systeem in gebruik nemen? Want Cardbox bevalt nog steeds goed,’ legt Dolf uit.

Natuurlijk heeft het uitgefaseerde systeem inmiddels enige beperkingen. Graag wil Dolf bijvoorbeeld de objectgegevens als linked data beschikbaar stellen, maar helaas: Cardbox ondersteunt dit niet. ‘Omdat we toch iets in die richting willen doen, plakken we uri’s (uniform resource identifiers) uit het Termennetwerk in een nieuw aangemaakt veld. Dan staat het alvast klaar.’

Mayke wil ook onderzoeken welke mogelijkheden een modern collectieregistratiesysteem biedt voor interactie met de inwoners. ‘Welke rol kunnen Rotterdammers spelen in de beschrijvingen van de collectie? Kunnen interpretaties van objecten deel gaan uitmaken van de collectiedatabase? En hoe gaan we om met conflicterende belangen?’ Met die vragen volgde zij onlangs de cursus Digitaal Dekoloniseren van het Reinwardt Heritage Lab.

Breed oriënteren

Maar welke weg moeten ze bewandelen? Rowan Huiskes, de digitaal-erfgoed-coach voor de provincie Zuid-Holland, tipte Dolf over de Keuzehulp collectieregistratiesysteem. Tegelijk adviseerde hij hem de online bijeenkomst over collectieregistratiesystemen, georganiseerd door Erfgoedhuis Zuid-Holland, te bezoeken.

Niet alleen sloten Dolf en Mayke aan bij deze bijeenkomst, ook bezochten zij een event van het NDE, waar softwareleveranciers vertelden hoe vanuit hun collectieregistratiesystemen gewerkt wordt aan het verbinden en delen van erfgoedinformatie. Verder gingen ze langs bij de TU Delft om de door hen gebruikte open source software CollectiveAccess te bekijken. En tot slot hadden zij introducerende gesprekken met enkele softwareleveranciers.

Geleerde les

‘We hebben ons dus vooral breed georiënteerd,’ vat Dolf de activiteiten samen. ‘Maar achteraf gezien hadden we een stap terug moeten doen: eerst een programma van eisen opstellen. Nu is onze focus gekleurd doordat we al weten wat er wel en niet mogelijk is.’

Sowieso liggen er verschillende wensen. ‘We hebben veel objecten op onze website staan,’ zegt Mayke, ‘maar we kunnen niet aangeven dat een bepaalde stoel deel uitmaakt van een Rotterdams interieur. Met de nieuwe software willen we objecten met elkaar linken en zogeheten ensembles maken.’ Verder is er de wens om de betrokkenheid van de inwoners bij de stadscollectie te vergroten. ‘De collectie is van álle Rotterdammers,’ zegt Mayke, ‘en het zou mooi zijn als iedereen dat ook zo voelt’.

‘Kijk rond bij collega-erfgoedorganisaties’

Voor het programma van eisen en de verdere begeleiding heeft Museum Rotterdam een externe adviseur, Sies Vonk, in de arm genomen. ‘Het gaat om een flinke investering, dus we moeten in keer de juiste keuze maken. Sies gaat ons daarbij helpen,’ zegt Dolf.

Uit het eerste gesprek met Sies Vonk bleek dat het huidige gebruik van SharePoint mogelijk technische problemen kan opleveren. Dolf: ‘Daar hadden we nog niet aan gedacht.’ Ook kregen ze het advies om een rondgang te maken langs Rotterdamse collega-erfgoedorganisaties. ‘Iedereen blijkt echter een ander systeem te gebruiken. Ons idee is nu om straks met het programma van eisen onder de arm naar erfgoedcollega’s in de buurt te stappen en te kijken of we op dit gebied kunnen samenwerken.’ (wordt vervolgd)