Expatriate Archive Centre: ‘Informatieplanner is een reality check voor je digitale collectie’

‘Sinds de verzelfstandiging van het Expatriate Archive Centre in 2008 werken personeel en vrijwilligers, op initiatief van de directeur en de archivarissen, aan de verdere professionalisering van het archief,’ vertelt Ingeborg Versprille. Ze is hier een jaar geleden als archivaris aan de slag gegaan. ‘We zijn onlangs overgestapt van Adlib naar Acces to Memory, een open source collectiebeheersysteem dat meer op archieven gericht is. En dan kom je ook uit bij de vraag hoe we onze digitale collectie duurzaam kunnen bewaren en nog beter kunnen presenteren aan het publiek. Inderdaad, precies de vragen die je met een informatieplan beantwoordt.’

Reden voor Ingeborg om over dit onderwerp een workshop te volgen bij Erfgoedhuis Zuid-Holland. Centraal stond de Informatieplanner, een nieuwe tool waarmee je in vijf stappen een informatieplan opstelt. Inmiddels heeft ze de vragenlijst helemaal ingevuld. ‘Het eerste concept had ik al een tijdje geleden gereed, maar ik moest nog een paar dingen bij collega’s opvragen. Zo krijg ik zelf ook het complete plaatje.’

Check: wat is er allemaal geregeld

Wat heeft de Informatieplanner voor inzichten opgeleverd? ‘Allereerst: het helpt ons enorm om te kijken wat er voor de digitale collectie wel en nog niet geregeld is. Neem onze missie en visie. “Check!” Die staan op onze website! Aan die eis voor een informatieplan voldoen we in elk geval al.’

‘Ook hebben we bijvoorbeeld een beleidsstuk over digitale duurzaamheid, handleidingen voor archiefbeschrijvingen, procedures voor acquisitie (schenkingsovereenkomsten) alsook handleidingen voor onderzoekers als het gaat om de AVG, privacy en hoe te citeren. Kortom, we hebben eigenlijk al best veel geregeld en vastgelegd.’

Verantwoordelijkheden beleggen in de organisatie

‘Maar neem zoiets als verantwoordelijkheden voor de digitale collectie: hoe zijn die belegd in de organisatie? Het is handig om daar de “poppetjes” bij te hebben. Ook al zijn we een klein team en besluiten we veel in gezamenlijkheid, het is noodzakelijk om vast te leggen wie waarvoor verantwoordelijk is. Dat gaan we nu doen.’

Nog meer lessen

‘Verder maakte de Informatieplanner duidelijk dat het goed zou zijn om een hoofdstuk “sanering” toe te voegen aan onze Collection Policy; nu wordt dit aspect alleen erin aangestipt. We hebben bijvoorbeeld te maken met schenkingsovereenkomsten die gesloten zijn in een tijd dat het online beschikbaar maken van archiefmateriaal nog niet mogelijk was of schenkingsovereenkomsten die een ander doel hebben dan het beschikbaar maken van het archief aan onderzoekers. Een saneringsbeleid helpt om vast te stellen of dergelijk archiefmateriaal nog in onze collectie past.’

‘Tot slot is het invullen van de Informatieplanner een toetssteen voor de digitalisering van de collectie. Omdat ons archief vooral papieren documenten bevat, ben je al snel geneigd om alles te digitaliseren. Maar wanneer je alle kosten ervan op een rij zet, blijkt het enorme investering in tijd en geld te zijn. De Informatieplanner heeft zich daarmee bewezen als een goede reality check.’