Nederlands Fotomuseum schaart zich achter het NDE-manifest

Achterstanden wegwerken

Hans van der Windt: ‘Begin 2021 is bij het Nederlands Fotomuseum een enthousiast team van negen mensen gestart om de grote achterstand in de collectieregistratie aan te pakken. In 2020 was slechts 13 procent van de geschatte 5,6 miljoen negatieven, dia’s, glasnegatieven en andere materialen geregistreerd en beschreven. Maar inmiddels hebben we al 35 procent van het materiaal geregistreerd. Bovendien boeken we vooruitgang bij het digitaliseren van onze collectie. Bedroeg dit 2,5 jaar geleden nog maar 4 procent, nu is 16 procent van de collectie digitaal beschikbaar.’

Van twee systemen naar een collectiebeheersysteem

‘Het Nederlands Fotomuseum gebruikt twee afzonderlijke systemen voor het beheer van de collectie. Eén daarvan is een op maat gemaakte FileMaker-database waarin we standplaats, materiaalsoorten, conserveringsgegevens, bruikleenverkeer en andere logistieke details vastleggen. Daarnaast werken we met Memorix Maior, waarin vooral de beschrijvende informatie over de objecten een plek krijgt. Ook de scans worden hierin opgenomen, zodat bezoekers van onze website toegang hebben tot de beeldbank. Dit is echter verre van ideaal, vooral omdat we wijzigingen altijd in beide systemen moeten doorvoeren.’

Zoektocht leidt naar Axiell Collections

‘Om deze reden zijn we twee jaar geleden gestart met een project waarin we verschillende collectiebeheersystemen hebben onderzocht. Uiteindelijk hebben we gekozen voor Axiell Collections. Samen met Axiell bepalen we nu de configuratie en mapping van het nieuwe collectiebeheersysteem. Ook bereiden we ons voor op de uitdagende taak om beide systemen volledig naar Axiell Collections te migreren, waarbij het opschonen van de gegevens onze hoogste prioriteit heeft.’

NDE-compatibel

‘We streven ernaar om Axiell Collections volledig in lijn met de NDE-richtlijnen in te richten. Op die manier voldoet ons systeem straks aan alle punten waaraan we ons hebben gecommitteerd door het ondertekenen van het NDE-manifest. Hierbij hoort bijvoorbeeld het maken van linked data door termen te verbinden aan thesauri via het Termennetwerk. Om deze NDE-compatabiliteit te realiseren, willen we een beroep doen op de extra financiële middelen die OCW via het NDE hiervoor beschikbaar heeft gesteld.’

Auteursrechtelijke uitdagingen

‘Een grote uitdaging is het toegankelijk maken van onze collectie voor het publiek, binnen de auteursrechtelijke mogelijkheden. Slechts 22 van de fotografen van wie we de archieven in onze collectie hebben opgenomen, zijn meer dan 70 jaar geleden overleden. Voor de overige archieven gelden afspraken die we met rechthebbenden hebben gemaakt.’

‘Het is essentieel om de afspraken die bij de overdracht van de archieven aan ons museum zijn gemaakt, correct in het nieuwe collectiebeheersysteem te verwerken. We streven ernaar om de status van deze afspraken in de komende jaren zo veel mogelijk automatisch te kunnen wijzigen, met minimale handmatige handelingen. Zodra de rechteninformatie ten gunste verandert, moeten websitebezoekers zonder tussenkomst van medewerkers betere toegang kunnen krijgen tot het collectiemateriaal. Dit zal het gebruiksgemak voor ons publiek aanzienlijk vergroten.’

Het manifest

In het Netwerk Digitaal Erfgoed werken de kunstensector, de creatieve industrie, erfgoedpartijen en vele andere partners samen om erfgoed naar de gebruikers te brengen. De Nationale Strategie Digitaal Erfgoed met de gezamenlijke doelstellingen, samengevat in het manifest, vormt hierbij de leidraad. Hier kun je zien wie het manifest al ondertekend hebben. Staat jouw organisatie hier ook achter, laat het dan weten via info@netwerkdigitaalerfgoed.nl.