Muzee Scheveningen vulde de Informatieplanner in. Dit kwam eruit

‘Als Muzee Scheveningen waren we dit jaar ingeloot voor de steekproef van het Museumregister. Dit betekent dat we moesten aangeven of we nog steeds voldoen aan de Museumnorm, het kwaliteitskader voor geregistreerde musea,’ vertelt Justa van den Bulk. ‘Een van de nieuwe eisen is het hebben van een informatieplan, maar daar moesten we nog mee beginnen.’ Om erachter te komen wat zo’n plan inhoudt en hoe je het maakt, verwees zowel het Museumregister als de digitaal-erfgoed-coach voor Zuid-Holland, Rowan Huiskes, haar door naar de ‘Informatieplanner: een informatieplan in vijf stappen’.

Hulp van collega’s

Voor het invullen van de Informatieplanner moest Justa soms de hulp van een collega inroepen. ‘Zo kon de systeembeheerder mij precies vertellen wat de kosten van dataopslag in de cloud zijn.’ Met sommige zaken in de Informatieplanner was ze nog niet helemaal vertrouwd. ‘Ik weet dat er persistent identifiers zijn en dat het gebruik ervan handig is, maar zover zijn we met ons museum nog lang niet.’ Hetzelfde gold bijvoorbeeld voor de vragen over auteursrecht. ‘Hoewel ik enigszins bekend ben met de wetgeving op dit gebied, is het best lastig om in de Informatieplanner de stand van zaken weer te geven.’

Tip: vul ’m in één keer in

Je zou nu misschien denken: als ik de vragen niet weet, dan leg ik de Informatieplanner weg, om er op een later moment mee verder te gaan. ‘Niet doen,’ adviseert Justa. ‘Vul ’m in één keer in. Dat heb ik ook gedaan, want anders blijft het simpelweg liggen. En laat de vragen waar je nu geen antwoord op hebt openstaan.’

De uitkomsten

Wat laat de ingevulde Informatieplanner zien? ‘Als je dit excelbestand opslaat, krijg je een informatieplan in pdf-vorm. Het geeft een goed beeld van de zaken waarmee we als museum nog aan de slag moeten gaan. Denk bijvoorbeeld aan het Termennetwerk, de zoekmachine om in verschillende terminologiebronnen naar overeenkomende termen te zoeken.’

Een andere uitkomst was voor Justa al bekend: ‘Dit jaar hebben we een professionaliseringsslag gemaakt door over te stappen van een registratie in excel naar het collectieregistratiesysteem Axiell Collections. Om praktische redenen hebben we ervoor gekozen de vervuilde collectiedata over te zetten naar het nieuwe systeem. We moeten de data nu echt gaan opschonen.’

Hoe de uitkomsten een plek geven?

De vraag voor Justa is hoe zij de uitkomsten een plek geeft in de organisatie. ‘Geen gemakkelijke opdracht,’ vindt ze zelf. ‘Ons team telt 5,5 fte; verder hebben we 80 vrijwilligers. Aan zowel actuele kennis over digitalisering als menskracht hebben we een voortdurend gebrek. Daardoor laat je je al snel leiden door kortetermijnzaken als tentoonstellingen en publicaties.’

Online collectiegegevens trekken de aandacht

Toch is er een trigger om met de uitkomsten aan de slag te gaan. ‘Dankzij ons nieuwe collectieregistratiesysteem kunnen we nu al een deel van onze collectiegegevens, inclusief objectfoto’s, publiceren. Opeens krijgen we allerlei vragen over de collectie, terwijl de collectiegegevens nog niet eens goed geïndexeerd zijn op standaardtermen! Zo is een museummedewerker bijvoorbeeld via de online collectie op documenten gestuit die haar kunnen helpen bij het onderzoek naar merktekens op vissersschepen. Dit moedigt ons aan het informatieplan te gaan uitvoeren. Nu nog de mensen erbij zoeken.’