Dit zijn de greatest preserveringshits van iPres 2022

Veerkrachtige sector

Een van de keynotesprekers, Amina Shah, CEO van de Nationale Bibliotheek van Schotland, sprak over veerkracht en het kunnen inspelen op verandering – een van de thema’s van het congres. En wie kunnen dat beter verwoorden dan The Buggles met hun hit ‘Video killed the radio star’ (1979). Maar gelukkig is radio nog springlevend. En digitale informatie is geen volledige vervanger van analoog gebleken. Veerkracht is niet het vervangen van het ene formaat door het andere, zegt Shah, maar het vinden van manieren om te veranderen, aan te passen, te groeien. Dat geldt zowel voor erfgoedorganisaties als voor ons, de mensen die in dit vakgebied werken. (Tamara van Zwol, Netwerk Digitaal Erfgoed)

Vaardigheden voor digitale duurzaamheid

​​Dat het vakgebied van digitale preservering uitdagingen met zich meebrengt, laat het artikel ‘What’s wrong with digital stewardship?’ (2020) zien. Het lukt niet altijd om het belang van preservering binnen de eigen organisatie voor het voetlicht te brengen. Collega’s die zich met dit onderwerp bezighouden merken dat er te weinig naar hen geluisterd wordt, dat het in huis aan expertise ontbreekt en dat het budget voor professionele ontwikkeling bij lange na niet toereikend is. Bovendien maakt digitale preservering vaak onderdeel uit van een breder takenpakket, waardoor het lastig is om als professional voortgang te boeken. Dit beeld wordt (h)erkend in de internationale preserveringsgemeenschap. En dat bleek nog eens tijdens een paneldiscussie op iPres 2022, waar een vervolgstudie van de National Digital Stewardship Alliance (NDSA) het onderwerp van gesprek was.

Gerelateerd hieraan is het nieuwe raamwerk van de Digital Preservation Coalition (DPC) dat tijdens het congres werd gepresenteerd. Omdat preservering interdisciplinair is, zijn vijf overkoepelende competentiegebieden benoemd, inclusief de bijbehorende vaardigheden. Organisaties kunnen de aanbevelingen uit dit raamwerk gebruiken om bijvoorbeeld nieuwe digitale archivarissen te werven. En professionals kunnen nagaan over welke benodigde competenties ze zelf al beschikken of die ze nog willen ontwikkelen. (Susanne van den Eijkel, Koninklijke Bibliotheek)

Eerste hulp bij e-mailarchivering

Nu Nederlandse gemeenten de mogelijkheid krijgen om complete mailboxen van belangrijke functionarissen te bewaren, kunnen archiefdiensten steeds vaker grote e-mailcollecties verwachten. Goed dus dat een paar workshops en tutorials tijdens iPres 2022 in het teken stonden van e-mailarchivering. Zo werden verschillende open source tools gedemonstreerd. ePADD bijvoorbeeld biedt de mogelijkheid tot het ontdekken van privacygevoelige informatie en RATOM zoekt in grote collecties naar mails met dezelfde trefwoorden, zodat de berichten die bij elkaar horen bij elkaar geplaatst kunnen worden. Ook al betreft het hier geen preserveringstools en vereisen ze nog veel handwerk, ze kunnen ons als archiefdiensten wel helpen bij het categoriseren, waarderen en selecteren van omvangrijke collecties e-mailberichten. (Eva van den Hurk – van ’t Klooster, RHC Vecht en Venen)

Ontwikkelingen rond metadata

Op iPres 2022 passeerden verschillende ontwikkelingen rondom metadata de revue. Denk aan een uitgebreide tutorial voor het gebruik van PREMIS, het schema voor preserveringsmetadata. Ook werden in een presentatie de voorgenomen wijzigingen van dit model gepresenteerd. Verder volgde een sneak preview van de geüpdate PRONOM, een tool die zowel een metadataschema als een register voor file-formats betreft. De nieuwe versie ervan is volledig gebaseerd op linked data. Tot slot stelde de Library of Congres een framework voor om datasets te beschrijven en te classificeren, een onderwerp dat ook in de belangstelling staat bij Europeana. Een uitgebreidere terugblik vind je op KIA. (Marjolein Steeman, Beeld en Geluid)

Veel aandacht voor milieu-impact

Voor het eerst was er een aantal – goed bezochte – sessies over klimaatbestendigheid. Ook het NDE heeft hieraan bijgedragen met een poster en een paper over de CO2-impact van opslag en gebruik van digitaal erfgoed, gebaseerd op de casus van het Delpher-platform.

Dat het onderwerp leeft, blijkt uit de goede en uiteenlopende bijdragen van alle sprekers binnen dit thema. De ‘best paper’-award tijdens iPres 2022 ging naar ‘Green Goes with Anything: Decreasing Environmental Impact of Digital Libraries at Virginia Tech’ van Alex Kinnaman en Alan Munshower. Zij hebben uitgezocht welke maatregelen ze kunnen nemen om de milieu-impact van hun digitale bibliotheekcollecties te verminderen.

Keken wij vanuit onze eigen NDE-paper vooral naar de opslag (servers en infrastructuur) en het gebruik van data, Kinnaman en Munshower namen nog meer workflows onder de loep. Zo onderzochten ze de eigen opslag, digitalisering van collecties en het energieverbruik van fixity checking. Een paar van hun belangrijkste aanbevelingen: neem de milieu-impact mee in je collectiebeleid en in je besluitvorming voor het al dan niet digitaliseren van collecties, verminder daar waar dat kan het aantal kopieën van digitale objecten, en breng het aantal fixity checks terug.

In de NDE-netwerkgroep Green IT nemen we de uitkomsten van deze en andere presentaties en papers mee. Ook houden we contact met sprekers en experts om kennis en ervaringen te delen. (Tamara van Zwol, Netwerk Digitaal Erfgoed)

(Bestandsformaat)conversie als preserveringstrategie achterhaald?

Je zou het bijna gaan denken! De Yale University Library maakt steeds meer mogelijk met emulatie, oftewel het nabootsen van een computersysteem in een eigen of nieuwe omgeving. Zo integreert het digitale preserveringsplatform LIBNOVA het zelfs in zijn e-depot. Ook al is emulatie nog niet zo easy als we zouden willen, het EaaSI-netwerk (Emulation as a Service Infrastructure) kan echt al indrukwekkend veel. Jammer dat we buiten de VS nog tegen allerlei juridische problemen aanlopen die brede inzet van EaaSI belemmeren. Aan de techniek ligt het niet meer. Wil je meer weten over dit onderwerp, kijk dan ook eens naar dit rapport over softwarearchivering. (Remco van Veenendaal, Nationaal Archief)

Homo Ludens

Het vak van digitale preservering wordt nog leuker doordat veel vakgenoten hun passie in games omzetten: van kaart- en bordspellen tot online escape rooms en videogames. Sommige congresdeelnemers waren al met hun tweede spel aanwezig op iPres. Nieuwsgierig naar preserveringsgames? Binnenkort verschijnt een bijgewerkt overzicht op preservia.nl. (Remco van Veenendaal, Nationaal Archief)

Goed is goed genoeg

Ten slotte, richt je bij duurzame toegankelijkheid op ‘good practice’ en niet zozeer op ‘best practice’. Die gedachte presenteerde Sharon McMeekin (DPC) tijdens de sessie ‘Continuous Improvement Tools for Developing Capacity and Skills’. Het veld van digital preservation is namelijk zodanig in beweging dat een best practice wellicht maar een momentopname kan zijn en voor elke organisatie iets anders kan betekenen. De enige constante is verandering. (Lotte Wijsman, Nationaal Archief)