Zo zoekt Museum Rotterdam een nieuw collectieregistratiesysteem (4)

Eerst even een terugblik. Samen met extern adviseur Sies Vonk heeft Museum Rotterdam een programma van eisen opgesteld. Dit programma is gebaseerd op de doelstellingen van het museum, waarbij de nadruk ligt op interactie en kennisdeling met het publiek, zowel fysiek als digitaal. ‘Na een zorgvuldige afweging van de ontvangen offertes hebben we één favoriet geselecteerd,’ zegt conservator Mayke Groffen. ‘Vervolgens hebben we een advies en begroting opgesteld, die we onlangs aan onze directeur, Ingrid de Jager, hebben voorgelegd. We zijn blij dat zij volledig achter onze keuze voor Atlantis van DEVENTit staat.’

Keuze uit vier systemen

‘We hebben van vier systemen offertes opgevraagd. Eén bleek erg duur en viel daarom direct af. Ook een opensourcesysteem kwam uiteindelijk niet in aanmerking, omdat we niet over de benodigde expertise en capaciteit beschikken om het beheer intern uit te voeren. Dit zou uitbesteed moeten worden aan een externe leverancier.’

‘De overgebleven twee collectieregistratiesystemen verschilden in prijs niet veel van elkaar, maar uiteindelijk hebben we gekozen voor Atlantis. Dat voldoet aan alle punten van het programma van eisen, zoals linked data en de vrijheid om het systeem naar wens in te richten. Ook is het voor ons geruststellend dat we in de toekomst geen extra kosten hoeven te betalen bij een groeiend aantal gebruikers. Bij Atlantis hebben we een licentie voor een onbeperkt aantal, terwijl bij het andere systeem de grens lag bij vijf gelijktijdige gebruikers. De bijkomende kosten voor meer gebruikers waren niet transparant.’

In bedrijf gezien

Registrator Dolf Ruesink voegt toe: ‘We hebben Atlantis in werking gezien. Bij het Spoorwegmuseum hebben ze er goede ervaringen mee. Niet alleen waren de referenties dus positief, maar het systeem spreekt ons ook aan. Een bijkomend voordeel is dat de Atlas Van Stolk en de Stichting Wijkcollectie allebei gebruikmaken van dit collectiebeheersysteem. Hoewel deze organisaties niet langer onder Museum Rotterdam vallen, werken we nog steeds nauw samen. Dus het is handig dat zij ook Atlantis gebruiken.’

NDE-compatibel

‘We willen graag gebruikmaken van de extra financiële middelen die OCW via het NDE beschikbaar heeft gesteld om versneld over te stappen naar een nieuw collectie-informatiesysteem. Daarom hebben we besloten om nu al de modules te selecteren voor het gebruik van duurzame identifiers en de implementatie van het Termennetwerk om linked data te kunnen maken. Op deze manier zorgen we ervoor dat het systeem NDE-compatibel is, wat de belangrijkste vereiste is om in aanmerking te komen voor deze extra middelen,’ zegt Mayke.

Hoe nu verder

Dolf: ‘Er ligt nu een planning voor Atlantis: we beginnen in oktober met het inrichten van het collectiebeheersysteem en dit proces zal in maart 2024 zijn afgerond. Bij de conversie moeten we zorgen dat echt alle relevante informatie overgaat. En vooral hoop ik dat we straks met z’n allen efficiënt samen aan de slag kunnen. We werken al zo lang met ons vertrouwde registratiesysteem… Heel spannend dat we nu écht overgaan naar een up-to-date systeem!’ (wordt vervolgd)