Wegwijzer voorkeursformaten in de maak

In de jaren negentig schakelden organisaties massaal over van WordPerfect als meest gebruikte tekstverwerker naar Word. Maar in hoeverre kunnen we de informatie in een WordPerfect-bestand nu nog raadplegen? Het voorbeeld is exemplarisch voor hoe de digitale omgeving steeds verandert, zegt Hans Laagland. Vanuit het Netwerk Digitaal Erfgoed is hij projectleider van het project Voorkeursformaten. Daarnaast werkt Hans als opdrachtregisseur duurzame toegankelijkheid bij Tresoar.

‘Als organisatie wil je voorbereid zijn op komende veranderingen, zodat de informatie ook in de toekomst raadpleegbaar blijft,’ vervolgt Hans. ‘Het is dan ook van belang om meer te weten over bestandsformaten én hier als instelling beleid voor te ontwikkelen.’

Wegwijzer

Een online overzicht van bestandsformaten en een beschrijving van de duurzaamheid ervan komt goed van pas. ‘Vanuit het Netwerk Digitaal Erfgoed willen we een wegwijzer creëren die instellingen helpt bij het maken van beleid op voorkeursformaten.’

De wegwijzer zal bronnen over formats bevatten, alsook een overzicht van de bestandsformaten die bij erfgoedinstellingen in gebruik zijn. ‘In de plannen die er nu liggen, kunnen de instellingen straks ook hun kennis en ervaringen delen via de wegwijzer. Op die manier kan het erfgoedveld bijdragen aan de kennisontwikkeling op dit terrein.’

Mens- en machineleesbaar

Doordat de wegwijzer mens- en machineleesbaar wordt, kunnen de beschrijvingen van de bestandsformaten worden gekoppeld aan databases en kennisbanken over formats. Denk daarbij aan Wikidata, het Termennetwerk en COPTR, een website die een overzicht geeft van tools die bruikbaar zijn voor langetermijnpreservering van digitale bestanden. ‘Zo kunnen we bestaande informatie hergebruiken,’ aldus Hans.

Whitepaper biedt onderzoeksagenda

Graag willen Hans en zijn projectteam toetsen of de wegwijzer in de huidige opzet aansluit bij de wensen van de erfgoedinstellingen. ‘Omdat we dit door de coronaperikelen niet in groepsverband kunnen bespreken, hebben we een whitepaper gepubliceerd. Hierin brengen we de problematiek rondom bestandsformaten in kaart en schetsen we de opzet van de wegwijzer. We vragen de instellingen feedback te geven op de behoefte aan en de functionaliteiten van de wegwijzer,’ aldus Hans.

Download de Whitepaper Wegwijzer Preferred Formats

Laat als erfgoedinstelling van je horen

Mail uiterlijk 1 juli 2020 je reactie op de onderzoeksagenda naar info@tresoar.nl. De projectgroep is bijvoorbeeld geïnteresseerd in praktische gebruikersvragen van instellingen. Denk aan vragen als: ‘Ik ontvang een WordPerfect 5.1-bestand. Welke mogelijkheden zijn er als het gaat om duurzame toegankelijkheid van de informatie in het bestand?’ En: ‘Is het compacte JPEG2000-bestand geschikt om scans langdurig te bewaren? Of kan ik beter kiezen voor het grotere TIFF-bestand?’