Vernieuwd Spoorboekje Digitalisering Erfgoedcollecties gelanceerd

Sinds 2019 is het Spoorboekje Digitalisering Erfgoedcollecties een vertrouwde vraagbaak waar vrijwilligers en collega’s van historische verenigingen en kleine musea graag een beroep op doen. Ze vinden hier een stappenplan, tips en trucs voor het digitaliseren en presenteren van hun collecties. Omdat er inmiddels allerlei nieuwe onderzoeken en tools zijn verschenen, vroeg deze publicatie om een actualisering.

Vereenvoudigde opzet

‘Die kans hebben we aangegrepen om het spoorboekje niet alleen in digitale vorm uit te brengen, maar ook de opzet ervan te vereenvoudigen,’ zegt Sies Vonk, digitaal-erfgoed-coach voor de provincies Brabant en Zeeland. ‘Ook laten we het spoorboekje beter aansluiten op het gedachtegoed van het Netwerk Digitaal Erfgoed. We hanteren nu de indeling Houdbaar, Bruikbaar en Zichtbaar. Houdbaar en Zichtbaar waren in de eerste versie van het spoorboekje niet of nauwelijks vertegenwoordigd.’

Wie wil je bedienen met je erfgoedcollectie?

Het spoorboekje had eerst vier instapniveaus, afhankelijk van waar de instelling met de digitalisering van zijn erfgoed stond. ‘Nu start je met de vraag: wie wil je met je online collectie bereiken? Daarna volg je het traject van Houdbaar en Bruikbaar om dit doel te realiseren,’ zegt Sies. ‘Zo sluit het spoorboekje bijvoorbeeld beter aan bij het NDE-principe “de gebruiker centraal”.’

Houdbaar en zichtbaar maken

‘Heb je als erfgoedorganisatie bijvoorbeeld nog cd’s met erfgoedmateriaal in de la liggen? Dan ga je dat materiaal houdbaar maken door de bestanden duurzaam te bewaren en te beschrijven. En ben je als instelling dit stadium al gepasseerd, dan start je met het bruikbaar maken van de collectie. Je gaat de data opschonen en standaardtermen aan de collectie toevoegen zodat je de collectie straks als linked open data kunt aanbieden,’ doceert Sies.

Tot slot maak je de collectie zichtbaar. ‘Nu ben je bij het einddoel aangekomen: de collectie naar de gebruikers brengen. Dat kan bijvoorbeeld door de collectie te presenteren op de eigen website of op een platform als Collectie Nederland en te delen op bijvoorbeeld sociale media en Wikimedia. Voor wie nog een stap verder wil gaan: ook kun je de collectie online verrijken met behulp van storytelling en audiotours.’

Doelgroep onveranderd

De opzet mag dan iets veranderd zijn, nog altijd richt het spoorboekje zich op kleine archieven, historische verenigingen en musea. ‘Nieuw is dat het Landelijk Contact Museumconsulenten (LCM) deze tool in beheer heeft genomen,’ aldus Sies. ‘LCM zorgt ervoor dat de inhoud actueel blijft.’

Inspiratie

Helemaal klaar is het spoorboekje nog niet. Alle digitaal-erfgoed-coaches binnen het Netwerk Digitaal Erfgoed hebben voorbeelden ingebracht van wat organisaties met hun erfgoed hebben gedaan, inclusief een reactie van gebruikers. Door het spoorboekje straks te beginnen met deze voorbeelden kan een erfgoedinstelling alvast inspiratie opdoen.

Altijd actueel

De digitale versie heeft zijn voordelen. ‘We kunnen het spoorboekje nu makkelijk actualiseren en verouderde links naar bijvoorbeeld tools aanpassen. Daardoor werkt een gebruiker voortaan altijd met de meest actuele versie.’