Podcast Paulus en De Nijs op reis: digitale koers voor Haags Historisch Museum begint met informatieplan

Kirsten: Hi, fijn dat je luistert naar deze podcastserie over digitaliseren van het erfgoed in ons land. Hoe ver staat het met organisaties?

Ronald: Ja, dat hoor je in Paulus en De Nijs op reis.

Kirsten: Joehoe, hi Ronald.

Ronald: Hallo, hier staan we….

Kirsten: …in Den Haag voor het Binnenhof. Hier wordt druk gewerkt, hè?

Ronald: Er wordt getimmerd, gedaan en zoals je daar op de borden las, het wordt geschikt gemaakt voor
toekomstige generaties.

Kirsten: Ja, historisch.

Ronald: Historisch erfgoed. Geldt natuurlijk ook voor het gebouw waar we niet naartoe kunnen, omdat het ook verbouwd wordt.

Kirsten: Ja, dat Haags Historisch Museum.

Ronald: Ja. Maar een onderdeel daarvan is de Gevangenpoort. En daar ontmoeten we onze twee gasten van vandaag.

Kirsten: Dat zijn Kim Hensbergen, educator, en Lisa Kloosterman, die doet de collectie. Wat doen zij hier zo goed?

Ronald: Nou, zij hebben de afgelopen drie jaar heel hard gewerkt om de achterstanden in hun
collectieregistratie weg te werken. Dat is gelukt.

Kirsten: Met een collectieinformatieplan.

Ronald: Exact ja. En ze gaan nu vertellen hoe dat allemaal in elkaar zit.

Kirsten: Het wordt een sobere uitzending, want we zitten in de middeleeuwse gevangenis, hè?

Ronald: Tussen de martelwerktuigen.

Kirsten: Ja, gezellig.

Ronald: Ja, dat wordt een leuke podcast. Nou, let’s go. Daar staan ze al. Hé, hallo.

Kim: Hallo.

Ronald: Goedemiddag, Kim?

Kim: Ja, ik ben Kim.

Lisa: En ik ben Lisa.

Kirsten: Hoe wist je dat nou?

Ronald: Ja, goede vraag. Ik gok een beetje.

Kim: Welkom bij de Gevangenpoort.

Kirsten: Dank je.

Kim: We zijn bij een 14e-eeuwse, middeleeuwse poort naar het bekende binnen- en buitenhof. En daar hebben eeuwenlang gevangenen opgesloten gezeten.

Kirsten: Ja, want jij wijst die kant op. Daar zien we ook de Hofvijver, Lisa?

Lisa: Ja, en de Hofvijver met aan de overkant het andere museum in onze stichting, het Haagse Historisch Museum. In het Haagse Historisch Museum vind je de geschiedenis van Den Haag. Zowel vroeger als nu. We hebben ook hedendaagse tentoonstellingen. En in de Gevangenpoort vind je de geschiedenis van het gevangenenleven.

Kim: Van misdaad en straf, ja.

Ronald: O, jeetje. En dat gaan we nu bekijken?

Kim: Nou, dat gaan we nu bekijken.

Kirsten: Er staat daar ook een bord: het spannendste uitje van Den Haag.

Kim: Precies, ja.

Kirsten: Dat wordt spannend, ja.

Lisa: We zijn nu naar de gajolen gelopen. We staan in een heel krap, smal gangetje en kijken naar dikke tralies. En we kunnen nu even de gajolen in.

Kirsten: O, wat een klein deurtje.

Kim: Ik heb me laten vertellen dat dat was om te zorgen dat je er niet snel uit kon rennen als de cipier eraan kwam.

Kirsten: Nou, dat ging met die dikke tralies ook niet. O, joh.

Lisa: Meestal is het pand voor gebouwbeheer, maar in dit geval is het pand collectie. Dus voor collectiebeheer doen we de cellen nu dicht.

Ronald: Nou, over collecties gesproken: jullie hebben drie jaar lang achterstanden weggewerkt in de collectieregistratie. Waarom was dat?

Lisa: Nou, dat was in eerste instantie omdat het moest van de inspectie van het Erfgoedhuis Zuid-Holland. Maar ze hadden ook wel gelijk, want we konden online niks vinden. Of tenminste, weinig. Weinig dingen hadden foto’s. Dus het duurde gewoon veel langer om te zoeken voor tentoonstellingen, objectlijsten. Dat duurde gewoon veel langer.

Ronald: Dus dat was eigenlijk ook voor jullie eigen benefit, zeg maar, om het te gaan doen.

Lisa: Ja, absoluut.

Kim: Ja, we horen nu ook van de conservator dat het superfijn is dat ze gewoon alles wat ze willen vinden kunnen vinden, het heeft een plek, het staat in het systeem. Terwijl, voorheen was het nog wel eens flink zoeken in dat depot. Waar staat het eigenlijk? En hoe ziet het eruit als er geen foto is?

Kirsten: Wat doen jullie precies in het museum? Qua digitaliseren?

Kim: Qua digitaliseren? Ik ben nu educator van het museum. Maar het feit dat ik hierbij betrokken ben, is omdat ik toen ik hier startte, begon ik bij dat project Wegwerken Achterstanden. En dus toen heb ik heel veel tijd met Lisa in het depot doorgebracht om de achterstanden weg te werken.

Lisa: En toen hebben we ook een projectgroep Digitalisering opgericht. Met ook echt als doel om te zorgen dat de collectie niet alleen geregistreerd werd, maar ook op de
website zichtbaar werd. Dat we ook aangesloten werden bij Collectie Nederland en dat we een collectie-informatieplan gingen opstellen. Ja, dus Kim was projectleider Digitalisering en ik ben de collectiebeheerder. Dus het is voor collectie, dus daarom ben ik er ook bij betrokken.

Ronald: We hebben het nu gehad over die achterstanden. Die zijn nu helemaal weggewerkt?

Lisa: Ja, die zijn helemaal weggewerkt. Ja, voor het Haagse Historisch hebben we nu ongeveer 14.000 objecten. En de Gevangenpoort heeft een veel kleinere collectie. Dat zit rond de 600.

Ronald En die was eigenlijk al klaar, toch? Of niet?

Lisa:  Ja, voor het grootste deel. Alleen moesten we van alles even de conditie langsgaan, zorgen dat objectnummers duidelijk waren. En goede foto’s erbij zoeken.

Kim: Dus we hebben wel alles gecheckt. En wat we nu ook voor de komende jaren willen doen, is 50 objecten per jaar die we dan na gaan lopen, ook op de teksten.

Lisa: Ja, aanvullende informatie. Dus dat we de oude stamkaarten erbij halen, dat de conservatoren een beetje onderzoek doen en dat we er 50 per jaar aanvullen.

Kirsten: Collectie-informatieplan, dat was het woord waarop wij aanhaakten – en hier ook zijn. Want jullie zijn daarmee gestart. Waarom?

Kim: Ja, er was wel een collectie-informatieplan, maar dat was vrij verouderd. En dat sloot ook niet aan bij de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed. Dus wij dachten: nou, dat gaan wij eens eventjes onder handen nemen.

Ronald: Maar goed, eventjes. Het was niet eventjes volgens mij, toch?

Kim: Nee, nou ja, goed. Toen ik op zoek ging naar informatie: wat moet er eigenlijk staan in dat collectieinformatieplan? Dan vind je verschillende handvatten, bijvoorbeeld dat Spoorboekje digitaal erfgoed van het Netwerk Digitaal Erfgoed. En er is een Informatieplanner om een collectie-informatieplan te maken. Ja, en in die tool kwamen we toch best wel veel termen tegen,  zoals PID’s, API’s en IIIF, waarvan we dachten: hè, wat? Wat is dat? Dit voelt als algebra van vroeger, dit snap ik niet.

Ronald: En toen?

Kim: En toen vond ik de cursus Digitaal Erfgoed van de Erfgoed Academie in Amersfoort. En in die Informatieplanner heb je heel duidelijk houdbaar, zichtbaar, bruikbaar, die drie woorden. En die cursus was opgebouwd uit drie lessen, houdbaar, zichtbaar, bruikbaar. Dus toen dacht ik: nou, dat is de cursus om me hierin te gaan verdiepen.

Ronald: En alles viel toen op zijn plek?

Kim: Niet alles, wil ik zeggen, maar er werd een hoop helder. En dat is ook echt wel waar het begon: dat we op het spoor kwamen van linked open data. Want als je dat allemaal goed hebt ingericht, kan je je collectie als linked open data aanbieden.

Lisa: Ja, en Kim die heeft ons weer verteld wat ze geleerd heeft op de cursus. Ons als in: conservatoren en mijzelf, dus de afdeling Collectie. En we waren eigenlijk meteen enthousiast, o, we kunnen zoveel meer met wat we hebben dan dat we dachten!

Ronald: Zoals bijvoorbeeld?

Lisa: In eerste instantie vindbaarheid, want we wisten ook niet precies hoe we dat moesten aanpakken.

Ronald: Vindbaarheid voor jullie zelf of juist voor het publiek?

Lisa: Ja, vindbaarheid voor het publiek.

Kirsten: Het heeft jullie enorm geholpen, zeg maar, die cursus. En ook met het plan, met dat collectie-informatieplan?

Kim: Ja, want daardoor weten we wat voor plannen we eigenlijk willen maken. We willen graag die dingen verbeteren. We willen PID’s toevoegen aan onze objecten. We willen aansluiten op het Termennetwerk. En we willen uiteindelijk graag ook aansluiten bij andere erfgoedplatforms.

Kirsten: Dit is waar je niet wilde zijn. Ja, je wil hier nergens zijn, maar toch eigenlijk.

Kim: Eigenlijk moet ik wel zeggen: dit was vroeger gewoon de plek waar de was werd gedaan.

Kirsten: De was?

Kim: De was op zolder. Maar worden hier alle strafwerktuigen tentoongesteld. Dus toen het museum werd ingericht, zijn hier allemaal strafwerktuigen uit het hele land
samengekomen. Een daarvan is deze breekbank. Want straffen werden niet hier uitgevoerd, maar in het openbaar, dus buiten. Op deze breekbank, je ziet het al, werd je aan een soort kruis vastgebonden.

Kirsten: Het is een kruis op poten waar je dan op moest gaan liggen.

Kim: Ja, precies. Een kruis op poten waar je liggend op vast werd gebonden.

Kirsten: Oh die hamer eronder.

Kim: En daarop konden al je botten gebroken worden. Ja, met de ijzeren stangen die daaronder liggen. Dit is ook waar het spreekwoord ‘de genadeklap’ vandaan komt. Want als het echt bijna voorbij was, dan kreeg je óf een klap op het hart óf op het hoofd. En als het voorbij was, dan had je dus de genadeklap gekregen.

Kirsten: O, koffie! De genadeklap! En hier kon je geen hulptroepen meer inroepen, maar jullie, met jullie collectie-informatieplan, hebben wel hulptroepen erbij gehaald – om de brug maar even te maken.

Lisa: Mooi bruggetje. Ja, Rowan van Erfgoedhuis Zuid-Holland had al meegekeken met het informatieplan. En toen we bezig waren met linked open data, hebben we gewoon gevraagd of hij en Nine langs wilden komen. Wij zijn alfa’s, geen bèta’s. Dus eigenlijk was de vraag: ‘help, kom ons helpen’, we hadden geen concrete vraag.

Ronald: Dus Rowan Huiskes als digitaal-erfgoed-coach en Nine Claassen als datacleaner kwamen langs.

Kim: Nou, en die kwamen gewoon! Daar zaten ze dan een paar uur!

Kirsten: Je had het niet verwacht?

Kim: Nou ja, we voelden ons toch een beetje bezwaard om hun te vragen. En je bent in het leven toch gewend dat je dan goede vragen miet hebben en ervoor moet betalen, maar dit was gewoon: nee hoor, daar zitten ze met al hun kennis.

Ronald: Daar is de datawerkplaats ook voor.

Kirsten: Dus je belt en ze komen, hoe werkt dat?

Kim: Eigenlijk precies dat, ja. Je belt en ze komen.

Kim: En ook later, bij het opschonen en verrijken van onze data, toen we al weer wat verder waren, hebben we echt meerdere keren met Nine aan tafel gezeten. Ze heeft ons echt superfijn geholpen. Altijd heel snel.

Ronald: Bij wat bijvoorbeeld?

Lisa: Nou, we hebben daar bijna als een soort werkcollege echt aan tafel gezeten. Dus oké, dit is de objectlijst die we eruit hebben. Hoe maken we daar nou een soort lijst van die in Open Refine gezet kan worden? Maar echt dus heel praktisch en concreet naast elkaar zitten.

Ronald: Het was echt letterlijk het opschonen van de…

Kim: Ja, de uitleg voor het opschonen. En soms was dat ook nog gewoon een puzzeltje met z’n drieën, hè. Want dat was ook één punt waar we nog een beetje op vastliepen En op het moment dat het ook echt lukte, nou, toen heeft zelfs een collega gefilmd hoe blij Lisa en ik waren. Het is gelukt, ja!

Lisa: Ja, en door dat plan hebben we ook meer duidelijkheid waarom we het doen. We zijn trots op onze collectie. Dat is ook een van de merkwaarden van het museum. Maar het is ook goed om te zien dat het echt gevonden wordt door het publiek. Dus we krijgen meer bruikleenaanvragen, ook van verschillende musea. Dus mensen weten opeens waar onze collectie is en wat onze collectie is.

Ronald: Dat is heel mooi. Dus het heeft meteen effect, eigenlijk?

Lisa: Ja, zeker weten, ja.

Kirsten: Hoe hebben jullie die organisatie zo ver gekregen dat ze met dat plan gingen werken, Lisa?

Lisa: Kim heeft natuurlijk een heel goed plan geschreven. En we hebben alle mensen bij elkaar gehaald. Dus Kim is ook langsgegaan bij elke afdeling om input op te vragen.

Kirsten: Weten jullie nou alles?

Lisa: Nee, nog steeds niet alles. Nee, er zijn nog steeds heel veel ICT-termen die ons ook over het hoofd vliegen.

Kirsten: Noem er eens een paar?

Lisa: Nou, API’s, ik weet nog steeds niet precies wat het is.

Kim: Ongeveer wel. We hebben een API, dat weten we wel.

Kirsten: Oké, wat nog meer dan, Kim?

Kim: Nou, iedere keer als we er weer naar kijken, dan moet ik alles weer
opnieuw lezen om het te snappen. En dan snap ik het ook weer. Maar het is iedere keer weer, als ik er dan een week niet naar heb gekeken, moet ik het weer even opnieuw lezen.

Ronald: Zakt het even weg, ja?

Kim: Ja, het is gewoon echt een taal die je niet van jezelf spreekt. Die je steeds weer even opnieuw moet opfrissen.

Ronald: Wow, stel je voor, dit is zwaar.

Kirsten: Dit is echt zwaar.

Kim: Ja, dat is het blok aan het been. Je kent het misschien wel, een blok aan je been hebben. Overigens komen heel veel gezegden uit het strafrecht. Ja, zo’n blok aan je been kreeg je omgebonden om te zorgen dat je er natuurlijk niet vandoor gaat. Want met zo’n gewicht aan je been kom je niet zo ver.

Kirsten: Nee. En hierachter dan? Wat staat daar?

Kim: Nou ja, daar zie je bijvoorbeeld een pechlamp. Dat was waar agenten mee over straat liepen om te kijken van: gebeurt er nog iets? En daar komt het gezegde tegen de lamp lopen vandaan. Want als je op straat letterlijk tegen zo’n agent loopt, ja dan loop je letterlijk tegen de lamp aan. Dan ben je alsnog betrapt en in de problemen.

Kirsten: Oh

Ronald: In dat collectie-informatieplan, waarom zou je daarmee aan de slag gaan?

Kim: Oké, we hebben een heel mooie collectie. We zijn er trots op. Maar waar gaan we daarmee naartoe op digitaal gebied? Waar willen we zichtbaar worden? En vooral ook: hoe doen we dat? Nou ja, door allemaal actiepunten die ervoor gaan zorgen dat wij onze collectie als linked open data
beschikbaar kunnen stellen.

Ronald: En is het iets eenmaligs?

Kim: Nee, natuurlijk niet. Nee, we herschrijven hem ieder jaar. Dus in 2024 was echt het doel om te onderzoeken: wat kunnen we met linked open data? Kunnen we die regeling Versnellen gaan aanvragen? Nou ja, dat is eigenlijk gewoon allemaal gelukt. We hebben er ook toestemming voor gekregen van het MT.

Lisa: En in 2025 gaan we het doen. Ja, dus daar zijn wij nu hartstikke hard mee bezig. Ons einddoel voor dit jaar is dat we dan aangesloten of
genoteerd zijn in het Datasetregister. En we willen ook met onze collectie, die verbonden is aan de Tweede Wereldoorlog, aangesloten zijn bij Oorlogsbronnen. Dat is een mooie eerste stap voor het Haagse Historisch Museum.

Ronald: En wat gaat dat brengen dan, als jullie bij Oorlogsbronnen zijn aangesloten?

Lisa: Trots, vindbaarheid.

Kim: Ja, voor onszelf is het een heel mooi visitekaartje. We worden gewoon vindbaarder, mensen komen ons op het spoor via bijvoorbeeld Oorlogsbronnen. En voor de gebruikers is het natuurlijk heel fijn, want die zien een totaal van allemaal collecties bij elkaar. Als je geïnteresseerd bent in de Tweede Wereldoorlog, dan zie je ook onze collectie, maar ook andere collecties, je ziet alles in verbinding met elkaar. Dat is natuurlijk voor de gebruiker heel erg fijn.

Lisa: Ja, en als je er niet uitkomt, kan je altijd naar de datawerkplaats. Dat is echt onwijs fijn.

Kirsten: Gewoon bellen en ze komen ook nog.

Lisa: Ja, shout-out naar Nine.

Kim: Nou, dan is het tijd om jullie weer vrij te laten.

Ronald: Oké, tot ziens.

Kirsten: Tot ziens.

Ronald: Dat was een spannend uitje.

Kirsten: Inderdaad.

Ronald: Ja, maar heel mooi: we hoorden een verhaal over een inhaalslag van datakwaliteit – aan de hand van dat collectie-informatieplan. Met ook een mooie, deskundige ondersteuning. Met de datawerkplaats, met ook een cursus Digitaal erfgoed volgen. En dat leidt dus nu ook tot, zou je wel kunnen zeggen, écht digitaal collectiebeheer.

Kirsten: Klonk heel gestructureerd, wat ze zeiden.

Ronald: Super gestructureerd. En dan uiteindelijk waar je het allemaal voor doet: die eindgebruiker.

Kirsten: Ja, precies.

Ronald: Die stippelde de horizon voor hen. Voor nu inderdaad. Dat aansluiten bij Oorlogsbronnen.

Kirsten: Heel inspirerend verhaal. En dat in zo’n griezelige omgeving. En dat ze ook in de cel al die plannen gingen schrijven. Nu dan, koffie!

Ronald: Zullen we hier een terrasje pakken?

Kirsten: Ja, goed. We zien en horen jullie de volgende keer!

Ronald: Tot de volgende keer!