Bezig met het registreren van je collectie? Deze drie handleidingen komen eraan

‘Van oudsher was museale collectieregistratie gericht op de interne organisatie: wat hebben we in huis, hoe hebben we het gekregen en waar kunnen we het vinden?’ vertelt data cleaner en erfgoeddata-expert Nynke Kuipers. ‘De informatie die werd vastgelegd, eerst op kaart, later in collectie-informatiesystemen, was primair bedoeld voor intern gebruik. Nu deze collecties ook online beschikbaar zijn, is “de gebruiker” van deze collecties drastisch veranderd. Niet alleen de collega’s hebben nu toegang, maar elke geïnteresseerde. Maar kunnen zij de collecties ook echt vinden? En wat hebben ze aan de informatie?’

‘Musea moeten op een andere manier naar hun collectiedata gaan kijken om een breed publiek te bedienen. Gelukkig kunnen zij gebruikmaken van tools en kennis die beschikbaar zijn in het Netwerk Digitaal Erfgoed. Momenteel werken twee werkgroepen aan publicaties die hierbij kunnen helpen: een aanvulling op het Invulboek Objecten en een publicatie genaamd “Grip op je data”.’

Aanvulling op het Invulboek Objecten

‘Om museumobjecten voor gebruikers buiten de organisatie goed vindbaar te maken, moet je vragen als wat, wie, waar en wanneer beantwoorden. En in je antwoorden verwijs je zoveel mogelijk naar gemeenschappelijk gebruikte bronnen. Zo leg je bij de vraag “wie?” bijvoorbeeld vast wie de vervaardiger van het object is en gebruik je een externe terminologiebron zoals RKDartists. Op deze manier kan iemand die zoekt naar werk van deze vervaardiger de objecten in jouw collectie vinden, maar ook in die van andere organisaties.’

‘Musea maken vaak gebruik van  het Invulboek Objecten (voorheen het MovE Invulboek, een registratiehandleiding voor museumobjecten) om te bepalen welke velden je gebruikt voor je basisregistratie en hoe deze velden ingevuld dienen te worden. Vanwege de beschikbaarheid van externe terminologiebronnen via het Termennetwerk, maken we daar nu een aanvulling op.’

‘Vanuit een werkgroep zijn we bezig met het inventariseren van de benodigde aanpassingen en hoe we deze veranderingen kunnen integreren in het Invulboek. Onze focus ligt op het optimaliseren van de beschrijvingen (metadata) van objecten voor publieksdoeleinden. We zullen specifieke voorstellen bespreken over welke velden samen een aantrekkelijke publieksbeschrijving vormen en welke linked data-modellen goed kunnen worden ingezet.’

Grip op je data

‘Verder werkt een werkgroep aan de handleiding “Grip op je data”, om beter inzicht te krijgen in hoe objecten in jouw museum geregistreerd zijn. Om de kwaliteit van je data te verbeteren, is een analyse van de bestaande situatie nodig. Op basis daarvan kun je een opschoningsplan opstellen en vervolgens systematisch te werk gaan.’

‘Door de jaren heen hebben vaak verschillende verschillende mensen gewerkt aan de invoer van data. Je kunt vaak wel een object noemen dat goed beschreven is, maar weet je ook welke velden allemaal in gebruik zijn? Worden ze gebruikt zoals bedoeld? Staan er leestekens in velden waar die niet thuishoren? Bevatten publieksvelden kwetsende termen? Wat zijn eigenlijk je publieksvelden? Dit zijn slechts enkele van de vragen die aan bod komen in “Grip op je data”.’

‘Het is ook belangrijk dat collectieregistratoren zich ervan bewust zijn dat computers data anders interpreteren dan mensen. Verschillende woorden voor eenzelfde plaatsnaam zoals “’s-Hertogenbosch” en “Den Bosch” kunnen door mensen makkelijk door elkaar worden gebruikt. Maar een computer leest twee verschillende lettercombinaties en niet automatisch hetzelfde concept.’

‘Gelukkig zijn er steeds meer tools beschikbaar om hier gerichte actie te ondernemen. Zo hebben we bijvoorbeeld OpenRefine, dat het koppelen van woorden aan terminologiebronnen enorm vergemakkelijkt. “Grip op je data” en de aanvullingen op het Invulboek Objecten, die dit najaar verschijnen, helpen niet alleen om inzicht te krijgen, maar laten ook zien hoe je de datakwaliteit echt kunt verbeteren!’

Basispublicatie over gebruik terminologiebronnen

‘Als datacleaner bij Erfgoedhuis Zuid-Holland ben ik momenteel bezig met het maken van een basispublicatie over het gebruik van terminologiebronnen,’ vertelt Nine Claassen. ‘Deze publicatie richt zich op collega-registratoren en collectiebeheerders die nog niet vertrouwd zijn met terminologiebronnen, maar wel willen leren hoe ze deze effectief kunnen kiezen en gebruiken om hun collectie te beschrijven.’

‘Met deze publicatie willen we antwoord geven op de veelvoorkomende vragen, zoals wat is een thesaurus en hoe gebruik ik die in mijn collectieregistratie. We willen ook het belang van het gebruik van termen uit terminologiebronnen benadrukken en praktische richtlijnen bieden voor het selecteren van de juiste terminologiebron voor specifieke collecties en velden. Deze publicatie zal rond de zomer voor iedereen beschikbaar zijn.’