Podcast Paulus en De Nijs op reis: 16 manieren om een straat te schrijven

Bediening: Ik heb hier een cappuccino. En een espresso.

Ronald: Oké, bedankt.

Kirsten: Hé Ronald, lekker met een koffietje beginnen!

Ronald: En met een stroopwafeltje erbij.

Kirsten: In Nijmegen. We gaan naar het Regionaal Archief Nijmegen, voor onze podcastserie.

Ronald: Jazeker.

Kirsten: Over het verbinden van erfgoed.

Ronald: Ja en waarom doen we dat eigenlijk?

Kirsten: Ja stel je nou voor: je hebt die afgelopen 45 afleveringen gemist. Waarom verbind je het erfgoed?

Ronald: Het is om dat hele brede erfgoed, van theatervoorstelling tot kunstwerk tot een traditie, dat laatste hoort er ook bij, om dat voor iedereen beschikbaar te maken.

Kirsten: Dus dat we er sneller bij kunnen?

Ronald: Dat iedereen het makkelijker online kan vinden, dat is één ding. Maar ook dat straks allerlei partijen daar heel mooie dingen mee kunnen maken.

Kirsten: Dat is waarom.

Ronald: Zoals apps en websites.

Kirsten: Ja precies. Dat is waarom wij zo aan het speuren zijn in onze podcastserie. Vandaag dus naar dat regionaal archief en die willen ook stappen gaan maken met dat verbinden.

Ronald: Jazeker, want wat is een van de voorwaarden voor verbinden? Dat is dat iedereen dezelfde termen gebruikt. Nou, en dat doe je door gewoon een termenbron te nemen. Maar goed, wat is eigenlijk een term? Ik zie je al een beetje moeilijk kijken.

Kirsten: Dat je de vraag al zelf stelt.

Ronald: Ik ken je inmiddels toch al een beetje, Kirsten. Nou, termen helpen om het erfgoed te beschrijven, ze zeggen waar iets over gaat. Dus neem de Nachtwacht, dat is een schilderij gemaakt door Rembrandt, dat is de maker. En dan in Amsterdam bijvoorbeeld. Die termen zijn verzameld in termenbronnen. Eentje gaat bijvoorbeeld eentje over plaatsen, die heet GeoNames, of eentje gaat over personen, zoals RKDartists.

Kirsten: Dat zijn dan de termenbronnen?

Ronald: Dat zijn dan de termenbronnen. En het archief waar we nu naartoe gaan is heel benieuwd:
welke termenbronnen gebruiken nou eigenlijk collega-archieven? En daar hebben ze een enquête voor uitgezet.

Kirsten: Dat snap ik. Want als je allemaal hetzelfde doet, ga je natuurlijk tien keer zo hard. Wij gaan eerst die koffie opdrinken.

Ronald: Ja, en dan ontmoeten we onze twee gasten van vandaag.

Kirsten: Tim en Ellen, daar lopen we zo heen.

Kirsten: Ze zijn dicht, hè?

Ronald: Ze zijn dicht. We moeten Tim even bellen. [Ronald belt aan] Ja hallo Tim. Wij staan voor de deur.

Tim (via intercom): Yes, kom ik naar jullie toe.

Ronald: Oké tot zo, hoi.

Ronald: Hé!

Kirsten: Hé, goeiemiddag!

Tim: Goedemiddag, ik ben Tim.

Kirsten: Ha, Tim Stapel.

Ellen: En ik ben Ellen.

Kirsten: Hi Ellen Fooij, ja, hallo!

Ronald: Hallo.

Kirsten: Tim, wat doe jij precies bij het archief?

Tim: Ik werk als functioneel beheerder van ons collectiebeheerssysteem bij het Regionaal Archief Nijmegen, en dat doe ik sinds een kleine twee jaar.

Kirsten: Jij was digitaal-erfgoed-coach hier in Gelderland hè?

Tim: In Gelre inderdaad, ja. Het voormalige hertogdom Gelre in Gelderland.

Kirsten: En nu zit je met de voeten in de klei. Hoe anders is dat dan?

Tim: Dat is inderdaad wel een stukje anders, want bij het NDE adviseerden we vooral van: hoe moet je nou je collectie op orde brengen, NDE-compatibel maken? En nu mag ik het zelf gaan proberen te implementeren hier bij het archief.

Kirsten: Wat is de grootste tip voor mensen die nu digitaal-erfgoed-coach zijn? Komt-ie Tim!

Tim: Dat ze enthousiast moeten blijven over NDE-compatibiliteit.

Ronald: En jij Ellen?

Ellen: Ik ben inventarisator. Ik hou me bezig met de inventarisatie van zowel analoog als digitaal archief, dus ik hou me vooral bezig met beschrijvingen van archieven, verbeteren van beschrijvingen, maar ook nadenken over: hoe kunnen we zorgen dat deze informatie beter bij de burger terechtkomt en de burger bij de informatie?

Kirsten: Jullie hebben allebei geschiedenis gestudeerd. Wat is er zo leuk dan aan het werken in een archief?

Ellen: Het leuke daaraan is dat je je mag blijven bezighouden met de geschiedenis. Dus dat je het ook echt kan ruiken. Je kan gewoon met je neus in de oude stukken gaan zitten en alle informatie ook naar de burger brengen. En je bent altijd bezig met interessante vraagstukken over hoe je dit het beste kan doen.

Tim: Maar ik heb dan weer niet zoveel talent voor geschiedenis en feiten onthouden. Dus kan ik er beter voor zorgen dat andere mensen die feitjes kunnen vinden via ons mooie digitale systeem.

Kirsten: Wij zijn hier vandaag omdat jullie een onderzoek gedaan hebben naar archieven, naar het gebruik van termen, het verbinden van erfgoed, dat gaat allemaal over digitaal bezig zijn.
Hoever staan jullie?

Ellen: Met ons project van implementatie van terminologiebronnen staan we nog aan het begin. Vandaar ook dat we die enquête hebben uitgezet. We wilden eigenlijk kijken: hoe ver zijn andere archieven hierin en hoe kunnen we elkaar hierbij helpen?

Kirsten: Hoever realiseren we het Tim, als jij er nou kijkt, hoever staan jullie als archief?

Tim: Er zitten natuurlijk heel veel facetten aan en het verschilt per onderdeel hoever we zijn, maar we zijn bijvoorbeeld bezig met het implementeren van digitaliseren op verzoek. Dus dat we zoveel mogelijk van onze papieren archieven ook digitaal laten maken, maar op verzoek door mensen, door de gebruiker. Waarbij we ook dus de gebruikers centraal stellen. Heel belangrijk. En we hebben een e-depot-voorziening, dus ook digitaal archief kan bij ons worden gedeponeerd.

Kirsten: Lopen we die kant op?

Ellen: Ja, we lopen naar de Arena waar op het moment een expositie is over 25 jaar Mariënburg. En Marienburg, dat is het plein waar we ons op bevinden.

Kirsten: Ah ja, waar hier ook het archief aan ligt.

Kirsten: We staan hier bij de expositie en heel bijzonder: daar is een muur die doorgebroken is, zo lijkt het, Ellen?

Ellen: Ja, klopt. Dat is een muur en die is op deze manier doorgebroken, zodat je daarachter de kluisdeuren kan zien die leiden naar het depot.

Kirsten: Gaaf gedaan, wel.

Ellen: Ja, mooi gedaan. En dat is met het idee dat we gaan schatgraven in de archieven.

Ronald: Tim, je hebt gewerkt als digitaal-erfgoed-coach in Gelderland. Je werkt nu bij het archief. Wat is nou het verschil? Waar hou je je nu mee bezig, met termen?

Tim: Als archief staan we nog een beetje aan het begin qua terminologie, bron en gebruik. Onze beelddocumenten zijn met termen beschreven, maar de archieven zelf niet. En dat zijn eigenlijk onze schatten. Dus dat is jammer. Bij musea wordt vaak gebruikgemaakt van de AAT bijvoorbeeld voor het beschrijven van objecten en ik heb het idee dat we in de archiefsector nog niet met z’n allen zoiets hebben afgesproken, dat we specifiek deze terminologiebron gebruiken voor het beschrijven van dit soort informatie.

Kirsten: Jullie hebben onderzoek gedaan naar het gebruik van termen.Waarom zou je termen nou gebruiken? Stel, je bent nou aan het luisteren en je denkt: nou, we weten het nog niet hoor.

Tim: Als je het hebt over het gebruik van terminologiebronnen, daar zit een aantal voordelen aan. Eén, als je een term gebruikt om iets te beschrijven, dan komt dat de uniformiteit van beschrijvingen ten goede. Als ik een voorbeeld mag geven: de St. Annastraat hier in Nijmegen, kun je op 16 verschillende manieren schrijven, misschien wel meer. Als wij nu met z’n allen afspreken, we schrijven het op deze manier, St. Annastraat, dan is er een eenduidige manier van beschrijven. En dat komt ook het zoeken ten goede. En daarnaast: aan terminologiebronnen wordt allerlei extra informatie gekoppeld. En dat maakt het mogelijk om allerlei collecties en verschillende archieven aan elkaar te verbinden, omdat je dezelfde termen gebruikt.

Kirsten: Dus je moet wel gek zijn als je het niet doet, zeggen jullie. Nu hebben jullie een onderzoek gedaan om te kijken hoe je die termen het beste gebruikt. Wat kwam eruit, Ellen?

Ellen: Ik heb een enquête uitgezet met de vraag: welke terminologiebronnen worden door wie gebruikt? Want hoe meer archiefinstellingen gebruikmaken van dezelfde bronnen, hoe beter die bronnen worden, omdat je dan inderdaad de informatie beter aan elkaar kan linken. En wat er uitkwam, was dat veel archieven nog niet bezig zijn met implementatie van terminologiebronnen, maar er wel voor willen gaan. Dus de conclusie die je dan trekt is: we zijn nog een beetje zoekende. En mijn voorstel is om samen na te denken over hoe we dit dan het beste kunnen aanpakken. En hoe we een soort van standaard kunnen bedenken, dat we voor bepaalde termen bepaalde terminologiebronnen gaan gebruiken.

Ronald: Jij miste ook nog iets, zeg maar, qua termenbron?

Tim: Klopt, als archiefsector heb je verschillende informatiesoorten waarvoor nog geen specifieke terminologiebron beschikbaar is in het Termenetwerk. Bijvoorbeeld voor documenttypen, Ellen noemde net ook nog rubrieken. Het zou fijn zijn als daar standaardlijsten voor beschikbaar komen via het Termenetwerk. Dus niet de lijsten die we al gebruiken, maar echt linked data-lijsten.

Kirsten: Hoeveel mensen hebben nou gereageerd op die enquête, Ellen? Je kan ook zeggen: hoe representatief is het zeg maar voor de sector?

Ellen: Nou, vanochtend stond de teller op 56 antwoorden. Hij staat nog steeds open, dus mensen kunnen nog steeds reageren. Niet alleen archieven hebben gereageerd, ook bibliotheken en gemeenten die met archieven werken. Het geeft een representatie van de archieven die bezig zijn met terminologiebronnen.

Kirsten: Dus je hebt een beeld gekregen van hoe de anderen ermee bezig zijn. En, handvaten hoe je zelf dit waarschijnlijk op kan pakken.

Ellen: We weten nou in ieder geval bij wie we bepaalde kennis op zouden kunnen halen en we weten dat de rest ook meer kennis en ervaring zou willen delen.

Kirsten: Dat is toch satisfying zeg maar om dat te weten?

Tim: Absoluut, daar kunnen we mee verder.

Kirsten: Een soort nulmeting.

Ellen: Ja, het is een soort nulmeting en vanaf nu hier gaan we kijken: hoe gaan we verder?

Kirsten: We staan in de kantine.

Ellen: Ja, we hebben een kantine bij het archief en dat is omdat we natuurlijk geen koffie aan ons bureau mogen hebben, want we werken met oude stukken. Dus wij hebben twee keer per dag een kwartiertje koffiepauze en dat is heel goed voor de sociale cohesie en het cafeïnepeil.

Kirsten: Dus je mag maar twee keer per dag koffie dan drinken?

Ellen: Ja.

Ronald: Tim, nog even terug naar die termen. Jullie gaan met kleine stapjes vooruit en met een van die stapjes zijn jullie nu mee bezig of daar gaan jullie mee beginnen? Kun je er iets over vertellen?

Tim: Ja, we zijn nu bezig om onze archiefvormers van termen te voorzien. En archiefvormers zijn personen en organisaties die een archief hebben gemaakt, dus bijvoorbeeld de gemeente Nijmegen heeft allerlei archieven, maar er zijn ook allerlei particuliere archiefvormers, zoals stichtingen en verenigingen, personen.

Ronald: En die zijn ook aan een termenbron te koppelen?

Tim: Als ze in zo’n termenbron voorkomen, dan zijn ze eraan te koppelen. Dat is soms nog wel een dingetje. Niet alle personen en organisaties die wij hier in Nijmegen kennen staan in een termenbron.
Dus daar moeten we ook een oplossing voor verzinnen.

Ronald: Ellen, je bent een soort verbinder, heb ik begrepen. Kun je dat nog iets toelichten?

Ellen: Ja, blijkbaar is voor het eerst een uitvraag gedaan naar andere archieven: hoe staan jullie erin? Hoe ver zijn we? En het doel van die enquête was ook echt om de samenwerking op te gaan zoeken. Dus we zijn heel blij verrast door hoeveel erop gereageerd is. En dat toch ook de meesten wel samen willen gaan nadenken over de implementatie van terminologiebronnen. En daarvoor willen we een samenwerkingsplatform instellen. Ik ben met KIA in gesprek hierover. KIA is de informatieplatform voor archieven. En hopelijk kunnen we daar een online plek vinden waar we samen kunnen werken aan terminologiebronnen.

Ronald: Had je gehoopt en verwacht dat er meer instellingen met dezelfde problemen zaten? En dat ze ook graag mee willen denken om samen op te trekken?

Tim: We hadden natuurlijk gehoopt dat iedereen al precies wist hoe het moest en dat ze het ons even konden vertellen.

Ronald: Maar dat was helaas niet zo.

Ellen: Ja, de tweede beste uitkomst was inderdaad dat de rest ook samen met ons wilde gaan nadenken over: hoe pakken we dit nou aan?

Kirsten: Dus nog even samenvattend: en de allerbeste uitkomst?

Ellen: Dat er al een script voor ons klaarlag dat wij konden volgen.

Ronald: En Tim, AI. Je kunt ook AI inzetten om termen toe te kennen aan erfgoedobjecten. Hebben jullie daar ook misschien plannen voor? Of zijn jullie daar al mee bezig?

Tim: We zijn nog niet zelf bezig met het toekennen van termen door middel van AI. We zitten wel in een project van de KVAN, dus de koepelorganisatie van archieven. Waarbij we bezig zijn met het geautomatiseerd toegankelijk maken van nog niet beschreven archieven. En daar wordt AI in gebruikt, bijvoorbeeld voor tekstherkenning en voor samenvattingen maken. Het toekennen van termen zou daar ook een stap in kunnen zijn en gaat dat daar hopelijk ook in zijn.

Ronald: We hebben nu al van alles gehoord, maar er is vast nog iets wat op jullie wensenlijstje staat.

Tim: Wij zouden het ook heel erg leuk vinden als we onze archieven in de toekomst kunnen gaan beschrijven met Records in Contexts, een nieuwe beschrijvingsstandaard voor archieven. Het verschil met de huidige standaard is groot, maar in de toekomst hopen we – denken we – dat we archieven daarmee nog beter toegankelijk kunnen maken voor gebruikers. Dat we nog fijnmaziger zoekmogelijkheden kunnen gaan aanbieden. Dus daar willen we graag naartoe. En termen zijn een eerste stapje in de juiste richting.

Ronald: Ellen, en jij?

Ellen: Ik sluit me daarbij aan.

Kirsten: We hebben heel veel gehoord zo aan het einde. Die enquête is het begin van een nieuwe stap voor jullie, maar misschien ook wel voor het archiefveld, als we dat zo horen. Dank voor jullie tijd en het kijkje in de archieven – en de koffie.

Tim: Graag gedaan, leuk dat jullie naar Nijmegen wilden komen

Ellen: De oudste stad van Nederland.

Kirsten: Toch nog even genieten.

Kirsten: Daar staan we weer buiten.

Ronald: Ja, we staan weer buiten. We begonnen deze dag met…

Kirsten: Ja, koffie.

Ronald: Haha, oké.

Ronald: Nee, maar ook met de gebruiker. Iedereen die met digitaal erfgoed bezig is, doet het allemaal voor de gebruiker. En je ziet dat het Regionaal Archief Nijmegen de eerste stappen zet, of nieuwe stappen zet, zeg maar, om die gebruiker het makkelijker te maken hun materiaal te vinden, hun collecties.

Kirsten: Mooi dat zij die enquête ook de deur uit gooiden. En ook gaaf dat er nu een soort van, mag ik zeggen, community gaat ontstaan.

Ronald: In ieder geval een soort samenwerkingsverband, samen optrekken. En dat is eigenlijk precies zoals ook organisaties werken in het Netwerk Digitaal Erfgoed. Je doet het niet alleen, je doet het samen. Samen trek je op, samen maak je plannen en samen kom je verder.

Kirsten: Daarom doen wij die podcast ook met z’n tweeën.

Ronald: Ha ha, jazeker.

Kirsten: Mooi om een kijkje in die archiefwereld te hebben en gaaf dat dit soort mensen gewoon met vol enthousiasme aan de slag gaan.

Ronald: Hartstikke goed dat Ellen dit initiatief heeft genomen.

Kirsten: Hé Ronald, tot de volgende!

Ronald: Tot de volgende!

Kirsten: Goede reis!

Ronald: Goede reis! Oké, doei!