ToPX Creator brengt archiefmetadata op orde

2 september 2021

In een serie van vijf best practices vertellen erfgoedinstellingen welke preserveringstools ze gebruiken bij de (pre-)ingest. Oftewel: bij het voorbereiden van digitale bestanden zodat ze voldoen aan de eisen voor duurzame archivering. De derde best practice zoomt in op de ToPX Creator, ontwikkeld op initiatief van het Regionaal Archief Tilburg, samen met drie collega-instellingen. Met deze tool kunnen de metadata van archiefmateriaal makkelijker worden gecontroleerd en omgezet.

Beeld: viarami via Pixabay

Metadata

Elke gemeente draagt eigen digitaal archiefmateriaal over aan een archiefinstelling zodat het een plaats krijgt in het e-depot en voor de toekomst duurzaam bewaard wordt. Maar daarmee zit het werk van een gemeente er nog niet op. Ook dient zij over het archiefmateriaal bepaalde informatie – de metadata – aan te leveren. Dit zorgt ervoor dat de digitale archieven in het e-depot kunnen worden opgenomen (ingest), verwerkt én vindbaar gemaakt. Voor de aanlevering van deze informatie bestaan in Nederland bepaalde eisen, vastgelegd in een metadatamodel: het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO).

Omdat gemeentelijke systemen er niet altijd op zijn ingesteld de gevraagde metadata in de juiste vorm te leveren, is er vanuit de archiefinstelling controle nodig. Bovendien moeten de gegevens worden omgezet naar het machineleesbare ToPX-formaat voordat alles het e-depot in kan.

ToPX Creator

Om zowel de controle van de metadata als de omzetting naar het ToPX-formaat voor gemeenten makkelijker te maken, heeft het Regionaal Archief Tilburg, in samenwerking met Regionaal Archief Zutphen, Regionaal Archief Alkmaar en West Brabants Archief, de ToPX Creator laten ontwikkelen. Gemeenten kunnen de open source tool inzetten als ze digitaal archiefmateriaal aan een van deze vier archiefinstellingen willen overdragen. Ook andere gemeenten en archiefinstellingen kunnen van deze open source tool gebruikmaken.

In de praktijk blijkt de tool goed te werken. Behalve begrip van het bovengenoemde metadatamodel TMLO heeft de gebruiker geen speciale kennis nodig om de tool in te zetten.

Meer weten over de precieze werking van de ToPX Creator, de geleerde lessen van Regionaal Archief Zutphen en collega-instellingen én hun toekomstplannen. Lees de best practice ‘Gezamenlijke ontwikkeling van ToPX Creator’.

5 best practices

Als onderdeel van het NDE-project Preserveringstools werden in 2019 Nederlandse erfgoedinstellingen gevraagd naar het gebruik van dergelijke tools. Uit de respons bleek dat het veld behoefte heeft aan praktijkverhalen: hoe gaan collega-instellingen om met het (pre-)ingest proces? Welke preserveringstools gebruiken zij? In de publicatie Preserveringstools vertellen Noord-Hollands Archief, Koninklijke Bibliotheek, Regionaal Archief Zutphen, Utrechts Archief, Tresoar en Nationaal Archief over hun ervaringen. Erfgoedinstellingen die aan de slag willen met preserveringstools, vinden hier best practices en (lees)tips.