Zo zoekt Museum Rotterdam een nieuw collectieregistratiesysteem (3)

Wat eraan voorafging

Na een uitgebreide verkenning van de beschikbare collectieregistratiesystemen heeft Museum Rotterdam met de hulp van extern adviseur Sies Vonk een programma van eisen opgesteld. Dit programma is gebaseerd op de doelstellingen van het museum, waarbij de interactie en kennisdeling met het publiek centraal staan, zowel fysiek als digitaal. Conservator Mayke Groffen: ‘In onze beleidsstukken staat nadrukkelijk dat we de interactie met het publiek willen aangaan. Het nieuwe collectieregistratiesysteem moet dan ook aan deze eisen voldoen.’

Registrator Dolf Ruesink vult aan dat er ook andere eisen zijn meegenomen, zoals een barcodesysteem om het depotbeheer te optimaliseren. Het programma van eisen is vervolgens besproken met alle betrokken collega’s, van educator tot conservator. ‘Iedereen kon zich erin vinden,’ zegt Mayke. ‘Na nog een paar kleine aanpassingen hebben we het programma van eisen naar een aantal softwareleveranciers gestuurd. Vervolgens was het wachten op de offertes.’

Offertes lastig te vergelijken

Toen de offertes binnenkwamen, bleek het lastig om ze te vergelijken vanwege de verschillen in invulling van de gestelde eisen. Zo bood de ene aanbieder een collectieregistratiesysteem aan voor een onbeperkt aantal gebruikers, terwijl een andere aanbieder een beperkt aantal gelijktijdige gebruikers offreerde.

Soms ook waren alle mogelijke opties in de prijs inbegrepen, een andere keer was juist van de minimumvariant uitgegaan en was uitbreiding tegen meerkosten mogelijk. ‘De aangeboden pakketten verschilden sterk, dus we waren blij dat Sies ons heeft geholpen om de zaken duidelijk op een rij te zetten,’ zegt Mayke.

‘De offertes zijn teruggebracht tot wat we precies wilden hebben, zoals bijvoorbeeld minimaal tien gebruikers die toegang hebben tot de software en de fasering van het aantal mogelijkheden dat de software biedt. Dankzij deze aanpak konden we de offertes makkelijker naast elkaar leggen en een weloverwogen keuze maken. Toen bleek ook dat de offertes qua prijs dichter bij elkaar lagen dan we aanvankelijk dachten.’

Nieuw inzicht

‘Hoewel we aanvankelijk het programma van eisen voor de langere termijn hadden geformuleerd, ontdekten we tijdens het bestuderen van de offertes dat het toch beter zou zijn de aanschaf van de software gefaseerd te doen,’ zegt Mayke.

Dolf legt uit dat ze ervoor hebben gekozen om niet meteen alle modules te gebruiken, zoals het toekennen van persistent identifiers (PIDs) en het publiceren van linked open data. In plaats daarvan willen ze eerst de tijd nemen om alle gegevens over te zetten in het nieuwe systeem. Sommige softwareleveranciers bieden modules aan die je al wel kunt aanschaffen, maar waar je pas voor hoeft te betalen wanneer je ze daadwerkelijk gaat gebruiken. Dat is handig als het bijvoorbeeld gaat om het delen van de collectie met publiek en het starten van crowdsourcingprojecten.

Software in bedrijf

Mayke en Dolf hebben andere musea bezocht om de software van de aangeschreven leveranciers in bedrijf te zien en gebruikerservaringen op te halen. Hierdoor konden ze scherpere vragen stellen op basis van de offertes. ‘We zagen hoe barcodering in een collectieregistratiesysteem werkte en ook hoorden we de ervaringen met de online interface,’ vertelt Dolf.

Vervolgstap

‘Inmiddels hebben wij onze voorkeur bepaald, maar… we treden er nog niet mee naar buiten,’ zegt Mayke. ‘Eerst stellen we een advies en een begroting op, die we aan onze directeur voorleggen.’

Ondertussen is Dolf al bezig met de voorbereidingen voor de migratie van het huidige Cardbox naar het toekomstige collectieregistratiesysteem. Hij begint met het opschonen van de data als een van de eerste stappen in het proces.

Mayke benadrukt dat het kiezen van een nieuw collectieregistratiesysteem een langdurig proces is. ‘Ik hoop dat de uiteindelijke migratie naar het nieuwe systeem sneller zal verlopen. Of klink ik nu te optimistisch?’ (wordt vervolgd)