Opgesloten in contentmanagementsystemen

Cris Kremers: ‘Musea, archieven en andere erfgoedorganisaties hebben boeiende verhalen over hun collecties, maar deze blijven vaak “opgesloten” in contentmanagementsystemen. Dit ervaren we ook bij ons provinciale platform, Brabantserfgoed.nl. Het staat haaks op onze inspanningen om die verhalen voor iedereen op een duurzame manier toegankelijk te maken, een van de speerpunten van Erfgoed Brabant. Wat kunnen we doen om dit te verwezenlijken?’

‘Als we die verhalen voor de toekomst willen bewaren, kunnen we overwegen om naar een nieuwe website over te stappen. Maar dit betekent vaak dat we alle berichten moeten verhuizen naar een ander contentmanagementsysteem, wat een behoorlijke klus kan zijn. Met andere woorden, het vereist een vernieuwende benadering als het gaat om het vastleggen van deze verhalen.’

Praktische insteek

‘Ook krijgen we steeds meer vragen van deelnemers van de Brabant Cloud, de digitale infrastructuur waarin Brabantse collectiebeherende instellingen hun collecties publiceren. Ze vragen zich af hoe ze hun verhalen het beste kunnen vastleggen en beschikbaar stellen.’

‘Daarom zijn we dit onderzoek gestart. We benaderen het heel praktisch: wat zijn de overwegingen als je verhalen wilt vastleggen en toegankelijk maken voor de toekomst? Dit onderzoek richt zich op de situatie in Brabant, waarbij we hulp krijgen van het Huis voor de Kunsten Limburg.’

Wensen van collega’s

‘Nu we een bureauonderzoek hebben afgerond, peilen we de wensen en behoeften van collega’s die zich bezighouden met het vastleggen van verhalen. Dit omvat een diverse groep, waaronder gegevensinvoerders, vrijwilligers, (eind)redacteuren en beleidsmakers, voornamelijk deelnemers van de Brabant Cloud.’

‘Op basis van deze twee onderzoeken willen we nagaan hoe we metadata aan verhalen kunnen toevoegen en of dit semi-geautomatiseerd kan worden gedaan. Een van de doelen van het onderzoek is het ontwikkelen van een conceptueel datamodel om verhalen op een duurzame manier vast te leggen.’

Wat is eigenlijk een verhaal?

‘Wat we tot nu toe hebben gemerkt, is dat het lastig is om een eenduidige definitie van een “verhaal” te formuleren zonder dat deze abstract en onwerkbaar wordt. Beperken we de term bijvoorbeeld tot “erfgoedverhaal” of tot “digitaal verhaal”? Verder hebben we drie vormen van verhalen onderscheiden: geschreven, gesproken of visueel. Dit alles zal verder worden onderzocht.’

En waarom leg je ze vast?

‘Naast het bepalen van een definitie is het belangrijk om te begrijpen waarom je verhalen vastlegt. Dit bepaalt welke soorten verhalen en vormen je wilt bewaren. Het is ook belangrijk om te overwegen welke informatie aan deze verhalen moet worden gekoppeld, met inachtneming van de historische context, zoals wie, wat, waar en wanneer. Mogelijk kunnen we verhalen verbinden aan termen uit termenlijsten voor betere vindbaarheid van de verhalen. Kortom, er zijn nog veel onbeantwoorde vragen en we werken hard om deze op te lossen. De onderzoeksresultaten komen begin 2024 beschikbaar.’