Skip to content

Wegwijzer digitaal erfgoed

Hoe maak ik mijn erfgoedcollectie online vindbaar?

Zoeken én vinden. En meer dan alleen toevallige vondsten.

Als erfgoedorganisatie zorg je ervoor dat je digitale objecten goed bewaard blijven. Ook maak je duidelijke beschrijvingen. Je verbindt je objecten met termen uit gezamenlijke termenbronnen. En je geeft ze vaste webadressen. Dat is belangrijk. Maar dan zijn we er nog niet…

‘Tja, om daarachter te komen moet je gaan zoeken op de websites van erfgoedorganisaties waarvan je denkt dat ze misschien iets over dit onderwerp hebben’. Dit is niet het antwoord dat we mensen willen geven als ze vragen hoe ze erfgoed kunnen vinden over bijvoorbeeld de Dolle Mina’s. We kunnen een veel beter antwoord geven als we van elkaar weten welke data we beschikbaar hebben. En dat doen we met het Datasetregister.

Het Datasetregister is een gemeenschappelijke voorziening in het netwerk. Door als erfgoedorganisatie je dataset(s) aan te melden in het Datasetregister geef je aan anderen het signaal: kijk eens, wij hebben een collectie over dit thema, maak er gebruik van.

De aanmelding in het Datasetregister is een belangrijke stap in het bevorderen van het gebruik van jouw erfgoeddata. Doe je dat niet, dan moet je maar hopen dat iemand toevallig op jouw data stuit. Terwijl we juist willen bereiken dat erfgoedinformatie veel makkelijker onderdeel kan worden van bijvoorbeeld documentaires, podcasts, toeristische informatie of wetenschappelijk onderzoek.

En we stimuleren het gebruik van onze erfgoeddata nog meer als we zorgen dat de data ook goed uitwisselbaar is. Dat doen we door internationale standaarden te gebruiken voor de beschikbaarstelling: Linked data voor de beschrijving, en IIIF voor het beeldmateriaal. Deze standaarden zijn ook deel van de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed.

Erfgoedorganisaties hoeven dit niet allemaal zelf op te tuigen! Bewaren, beschrijven en verbinden is werk van de erfgoedorganisaties zelf, maar voor het verspreiden heb je in principe genoeg aan een collectie-informatiesysteem dat dit voor je regelt: een NDE-compatibel systeem.

Zo’n systeem zorgt ervoor dat digitale informatieobjecten vaste webadressen hebben (PID’s), dat je verbindingen kan leggen met termen in het Termennetwerk (URI’s), dat je data als linked data gepubliceerd wordt, dat je beeldmateriaal als IIIF gepubliceerd wordt, en dat je dataset wordt aangemeld in het Datasetregister.

Wat je als erfgoedorganisatie zelf nog kunt doen, is goed kijken naar de datasetbeschrijving die automatisch is aangemaakt en opgenomen in het Datasetregister. Vaak kan die nog wat aangescherpt worden om je data beter vindbaar te maken. En datzelfde geldt voor het datamodel. Informeer bij je leverancier naar de wijze waarop jouw data als linked data gepubliceerd wordt. En weet dat je bij het verbeteren hiervan de hulp kunt inroepen van bijvoorbeeld de datawerkplaats.

Eenmaal goed op orde, kun je je als erfgoedorganisatie volledig wijden aan dat waar jouw kracht zit: namelijk in het delen van de inhoudelijke kennis over jullie erfgoed, met iedereen die daar belangstelling voor heeft.

Aan de slag

  • 1. Publiceer je collectie als linked data

    Dit zorgt ervoor dat je data goed uitwisselbaar is.

    Linked open data is een internationale standaard. Deze maakt het mogelijk om data uit verschillende bronnen aan elkaar te koppelen en goed doorzoekbaar te maken. Door je collectie op deze manier te publiceren, is je data makkelijk te gebruiken.

    Elk collectie-informatiesysteem heeft een eigen manier om gegevens over objecten vast te leggen. De gebruikte veldnamen en indelingen, en de beschikbare velden, verschillen per systeem. Gelukkig zijn de meeste systemen al wel zo ingericht dat ze aansluiten bij afspraken die in de sector zijn gemaakt.

    Om er nu voor te zorgen dat alle gegevens die je hebt vastgelegd eenvoudig uitgewisseld kunnen worden met andere systemen, zetten we de methode van linked data in. Deze methode maakt gegevens uit verschillende systemen op dezelfde manier (ook voor machines) leesbaar.

    Je hoeft dit niet zelf te doen, want de meeste leveranciers van collectie-informatiesystemen in de erfgoedsector zorgen er inmiddels voor dat de gegevens als linked data gepubliceerd worden.

    Wat is linked data nu precies? Wat je over een digitaal object in je collectie-informatiesysteem hebt opgenomen (je metadata) wordt vertaald naar een set van ‘uitspraken’ die je doet over het object.

    Een voorbeeld: je hebt een foto gedigitaliseerd, en je hebt hierbij gegevens vastgelegd die over de oorspronkelijke foto gaan, zoals de aanduiding van het object (‘foto’), de maker van het object (‘Mieke Jansen’), de datum waarop de foto gemaakt is (‘1984’), en dat wat op de foto is afgebeeld (‘Roermond’). Dan leidt dat tot de volgende uitspraken over het object dat gerepresenteerd wordt met de digitale foto:

    Het object → heeft als naam → foto
    Het object → is gemaakt door → Mieke Jansen
    Het object → gaat over → Roermond
    Het object → is gemaakt in → 1984

    De gegevens die je in de verschillende velden hebt opgenomen, zijn door jouw systeem nu vertaald naar vier uitspraken over dit object. Zoals je ziet bestaat zo’n uitspraak altijd uit drie delen: het object waar de uitspraak over gaat, een aanduiding van wat je over het object vertelt (bijvoorbeeld ‘is gemaakt door’) en de inhoud van het vertelde (Mieke Jansen).

    Deze uniforme manier om – zonder verlies van informatie – je gegevens te delen met anderen, maakt dat ze ook makkelijk doorzocht kunnen worden samen met gegevens van andere organisaties.

    Daarbij is het natuurlijk wel belangrijk dat we standaardaanduidingen gebruiken voor wat we over het object vertellen (bijvoorbeeld ‘is gemaakt door’); dit noemen we ‘predicaten’. Hierover lees je meer bij Datamodellen.

    Het delen van je gegevens met andere organisaties vergt allerlei handmatige stappen als je geen linked data gebruikt. In dat geval moet degene met wie je de gegevens wil delen (bijvoorbeeld om gezamenlijk te publiceren) eerst zelf gaan bekijken hoe jouw database is opgebouwd en welke gegevens je op welke plek en op welke manier hebt opgenomen. Dat vergt dus elke keer als je collectie-informatie wil delen voor gezamenlijk gebruik opnieuw handwerk.

    Daarom kiezen we als erfgoedsector voor het publiceren van onze gegevens als linked data. En als die linked data dan ook nog ‘open’ kan zijn, dus vrij te gebruiken voor iedereen, dan is dat helemaal fijn. Dan kunnen we echt zonder grenzen collecties verbinden en voor de gebruiker gezamenlijk doorzoekbaar maken.

    Maar ook als je collectie nog niet open gepubliceerd kan worden, bijvoorbeeld omdat er nog auteursrecht op rust, kun je deze collectie toch al als linked data beschikbaar maken en bijvoorbeeld alleen toegankelijk maken voor onderzoekers.

  • 2. Welk datamodel?

    In ieder geval: schema.org!

    Achter elk invoerscherm in een database, waarin je in verschillende velden informatie gaat opnemen over je objecten, schuilt een datamodel. Dat is de schematische weergave van de betekenis van de gegevens die je opslaat.

     Om als erfgoedorganisaties goed informatie over collecties uit te kunnen wisselen, is het belangrijk dat we daarvoor gebruik maken van hetzelfde datamodel. We hebben afgesproken dat we voor het publiceren van onze collecties als linked data het internationale datamodel ‘schema.org’ gebruiken.

    In dat datamodel zijn standaardaanduidingen (‘predicaten’) vastgelegd voor de verschillende typen relaties tussen het object en informatie over dat object. Je wil bijvoorbeeld aangeven dat het object gemaakt is door een bepaalde persoon. Dat stukje tekst (‘is gemaakt door’) beschrijft het type relatie tussen het object en de naam van de persoon.

    Schema.org is speciaal ontwikkeld om allerlei typen gegevens, ook al verschillen die inhoudelijk sterk van elkaar, toch op hoofdlijnen te duiden. Zodat je, werkend met data in verschillende databases, de basisvragen die voor online zoeken belangrijk zijn kunt beantwoorden: Wat is het? Door wie is het gemaakt? Wanneer is het gemaakt? Waar is het gemaakt? 

    Naast schema.org hebben organisaties vaak ook nog een veel preciezer datamodel nodig om uit te wisselen met vergelijkbare organisaties, en waarin dus veel gedetailleerder de relaties tussen gegevens zijn aangeduid.

    Elk deel van de erfgoedsector heeft zo dus ook een of meer datamodellen specifiek voor het eigen domein, zoals Linked Art voor musea, en Records in Contexts voor de archiefsector. Maar voor de algemene uitwisseling van data van de hele erfgoedsector gebruiken we schema.org, waardoor we data vindbaar kunnen maken voor een breed gebruik.

    Als je je data als linked data publiceert, maar geen gebruik maakt van schema.org, dan moet er alsnog handmatig werk verzet worden wanneer je je data deelt met die van andere organisaties. Want dan moet gekeken worden: wat is nu precies de betekenis van elk van de relaties? En die moeten dan weer in lijn gebracht worden met de aanduiding van die betekenis in andere databases.

    De meeste leveranciers van collectie-informatiesystemen gebruiken het gezamenlijk vastgestelde schema.org profiel voor erfgoedorganisaties om linked data te publiceren. Daar hoef je dus als erfgoedorganisatie niets aan te doen. Onderzoek wel altijd zelf of dit inderdaad het geval is. Hierbij kun je hulp krijgen van de datawerkplaats bij jou in de buurt.

    Heb je nog geen systeem dat linked data publiceert (zie verder bij linked data) dan kun je al wel voorbereidend werk doen om het uitwisselen zo gemakkelijk mogelijk te maken. Dat betekent heel consequent zijn in de gegevens die je opneemt per veld en gebruik maken van externe terminologiebronnen.

  • 3. Publiceer je digitale fotobestanden via IIIF

    Afbeeldingen hoeven zo niet meer gekopieerd te worden

    IIIF (uitgesproken als ‘triple-eye-eff’) staat voor International Image Interoperability Framework. Het is een standaard om afbeeldingen online te tonen. Daarmee hoeven afbeeldingen niet gekopieerd te worden in elke context waarin ze getoond worden (dus bijvoorbeeld de eigen website van je organisatie en de collectieve platforms waar je jouw collectie ook wil tonen). Dat maakt het delen van beelden makkelijker én energiezuiniger.

    Wat kun je ermee doen?

    • Beelden gebruiken in andere websites zonder ze opnieuw op te slaan.
    • Inzoomen op hoge kwaliteit beelden.
    • Delen van beelden gebruiken of vergelijken (bijv. twee geografische kaarten naast elkaar zetten).
    • Teksten en vertalingen toevoegen aan delen van een afbeelding (zoals bij oude handschriften).

    Informeer bij de leverancier van je collectie-informatiesysteem of gebruik wordt gemaakt van IIIF. Is dit niet het geval, vraag je leverancier wanneer IIIF in het systeem beschikbaar komt.

    Bij het publiceren van beelden blijft het natuurlijk de verantwoordelijkheid van de organisatie om te zorgen dat die beelden ook echt bruikbaar zijn. Stel jezelf daarom altijd de volgende vragen: 

    • Heeft het beeld de resolutie die je wenst voor je online publiek? De resolutie bepaalt hoever je op een beeld kunt inzoomen.
    • Heeft het beeld een duurzaam bestandsformaat?
    • Rust er auteursrecht op het beeld en maak je aan je publiek duidelijk wat het ermee mag doen?
    • Kan je het beeld publiceren zonder dat je inbreuk doet op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)?

     

    Meer weten?

    IIIF is ontwikkeld door en voor de internationale erfgoedwereld. Het wordt ondersteund door een community van bibliotheken, archieven, musea, universiteiten, softwarebedrijven en ontwikkelaars die samen de standaarden schrijven, ontwikkelen, testen en promoten.

    De Engelstalige communitysite biedt veel achtergrondinformatie, gidsen en trainingen om je op weg te helpen met IIIF.

Je collectie klaar voor gebruik
Je hebt je dataset(s) aangemeld in het Datasetregister, en je biedt je data keurig aan volgens de afgesproken standaarden (PID’s, URI’s, Linked Data en IIIF). Daarmee is je collectie klaar voor (her)gebruik! Makers van publiekstoepassingen, zoals websites en apps, kunnen met je data aan de slag en deze verbinden met data van andere organisaties. Zodat gebruikers ongehinderd door al het erfgoed over een bepaald thema, of uit een bepaalde regio, kunnen navigeren.

Nu kun je afwachten tot mensen met jouw collectie aan de slag gaan, maar je kunt daar zelf natuurlijk ook een actieve rol in spelen. Op welke platforms zou je je collectie graag toegevoegd zien? Of heb je zelf een idee over de ontwikkeling van een app waarin jouw collectie gekoppeld is aan andere collecties?

Stel jezelf hierbij altijd eerst de vraag: wat is het collectiebeleid van je organisatie? Waarschijnlijk zie je direct mogelijkheden om daarop aan te sluiten. Is het bijvoorbeeld een speerpunt om nieuwe doelgroepen te betrekken? Dan kun je focussen op het aansluiten bij een platform of een app die al voor een van die doelgroepen bedoeld is.

Gebruik de Informatieplanner om je informatiebeleid vorm te geven.

Vragen? Wil je sparren over je aanpak? Neem contact op met de digitaal-erfgoed-coach of de datawerkplaats bij jou in de buurt.

Alle stappen doorlopen? Gefeliciteerd!

Nu kan jouw collectie echt zichtbaar worden!

Naar Zichtbaar