Informatieplanner

Wanneer je als organisatie besluit om collectie-informatie online te brengen, is het nuttig om dat te doen volgens de afspraken die erfgoedorganisaties onderling hebben gemaakt in de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed. Hoe je dat precies doet, komt aan bod in de volgende vijf stappen.

Maar vóór je die gaat zetten, is het goed om na te denken over het doel van die online collectie-informatie voor jouw organisatie. Dan weet je ook welke werkzaamheden het eerst nodig zijn.

Wil je bijvoorbeeld jouw collectie-informatie beschikbaar maken op Oorlogsbronnen? Dan is het gebruik van de WOII Thesaurus een belangrijke stap.

Of wil je je collectie breed doorzoekbaar maken op allerlei thema’s in bijvoorbeeld Collectie Nederland? Dan is het belangrijk te focussen op goede publieksgerichte informatie in de beschrijving van de objecten in je collectie.

Of zijn er documenten of foto’s in je collectie, waar veel vraag naar is, maar die nog niet beschreven zijn? Dan zou dat een eerste stap kunnen zijn.

Je collectie online brengen begint met het goed bewaren van je digitale informatie-objecten.

Lees de pagina Bewaren in de Wegwijzer digitaal erfgoed.

Ga bij elk van de onderdelen na of je dit al gedaan hebt. En neem in je informatieplan op wat je nog moet doen of wat je wilt verbeteren. Houd hierbij altijd rekening met het algemeen beleid van je organisatie. Zo zijn er misschien bestanden die wel bewaard moeten worden, maar die niet direct online raadpleegbaar hoeven zijn.

Om het voor een online gebruiker mogelijk te maken jouw collectie te vinden én te begrijpen, is het belangrijk dat je de collectie-items goed beschreven hebt.

Lees de pagina Beschrijven in de Wegwijzer digitaal erfgoed.

Ga bij elk van de onderdelen na of je dit al gedaan hebt. En neem in je informatieplan op wat je nog moet doen of wat je wilt verbeteren. Houd hierbij altijd rekening met het algemeen beleid van je organisatie. Zo zijn er misschien objecten die nog niet goed beschreven zijn, maar die je voorlopig ook niet wilt delen met je publiek. Besteed dan de tijd liever aan het verbeteren van de informatie bij de objecten die je wel wilt delen.

Wil je dat je digitale informatie-objecten ook blijvend teruggevonden worden dan moet je ervoor zorgen dat je vaste webadressen gebruikt voor de collectie-items zelf, en voor de termen die je bij het beschrijven gebruikt.

Dit is eenvoudig te regelen door een collectie-informatiesysteem te gebruiken dat hierin voorziet. En als je dat niet hebt, zijn er ook stappen te zetten.

Lees de pagina Verbinden in de Wegwijzer digitaal erfgoed.

Ga voor elk van de onderdelen na of jouw collectie-informatiesysteem hierin voorziet. Is dit niet het geval, bepaal dan hoe je het gebruik van vaste webadressen in de toekomst alsnog gaat realiseren.

Je biedt je collectie aan voor hergebruik door deze aan te melden in het Datasetregister, en door te zorgen voor machine leesbare data. Ook gebruik je een standaardmethode (IIIF) voor het beschikbaar stellen van je beeldmateriaal.

Allemaal zaken waar je zelf niets aan hoeft te doen als je gebruik maakt van een collectie-informatiesysteem dat dit regelt. Ook als je dat nog niet hebt, zijn er mogelijkheden om toch al stappen te zetten.

Lees de pagina Verspreiden in de Wegwijzer digitaal erfgoed.

Ga voor elk van de onderdelen na of jouw collectie-informatiesysteem hier al in voorziet en of je nog dingen kan verbeteren hieraan. Heb je nog geen systeem dat deze zaken ondersteunt, zet dan in ieder geval de stap om je online beschikbare collectie-informatie aan te melden in het Datasetregister. En bepaal op welke manier je het publiceren van machine leesbare informatie en het gebruik van IIIF in de komende tijd alsnog gaat realiseren.

Je hebt nu alles gedaan om jouw collectie duurzaam online te delen, in verbinding met andere collecties. Daardoor wordt het voor gebruikers mogelijk om over grenzen van organisaties heen naar collectie-informatie te zoeken.

Denk bijvoorbeeld aan platforms als Oorlogsbronnen, Collectie Nederland, Modemuze. Of provinciale platforms, zoals Brabantserfgoed of Noorderstruun.

Met welke collecties wil je dat jouw collectie verbonden is? Wat past bij het doel van je organisatie? Neem contact op met de platformen met wie je je collectie wilt delen. De manier waarop je je collectie online hebt gezet (volgens de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed), maakt het mogelijk je collectie in verschillende contexten te presenteren zonder extra dingen te hoeven doen.

Of wil je zelf een online publiekstoepassing, bijvoorbeeld een app of een game, ontwikkelen, waarin meerdere collecties samenkomen? Dat is natuurlijk ook een mogelijkheid.

Meer informatie over het gebruik van je collectie vind je bij Zichtbaar.