Informatieplanner

Voordat je aan de slag gaat om je collectie online vindbaar te maken, denk je na over het doel dat jouw organisatie daarmee heeft. Dan weet je ook welke werkzaamheden het eerst nodig zijn.

Wil je bijvoorbeeld jouw collectie-informatie beschikbaar maken op Oorlogsbronnen? Dan is het gebruik van de WOII Thesaurus belangrijk.

Of wil je je collectie breed doorzoekbaar maken op allerlei thema’s, bijvoorbeeld in Collectie Nederland? Dan ligt de focus op publieksgerichte informatie in de beschrijving van je objecten.

Misschien zijn er ook documenten of foto’s waar veel vraag naar is, maar die nog niet beschreven zijn. Dan zou je daarmee kunnen beginnen.

Het helpt om te werken volgens de afspraken die erfgoedorganisaties onderling hebben gemaakt in de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed. Hoe je dat precies doet? Dat komt aan bod in de volgende stappen.

Je collectie online brengen begint met het goed bewaren van je digitale informatie-objecten, zodat alles over tien of twintig jaar nog te raadplegen is.

Op de pagina Bewaren in de Wegwijzer digitaal erfgoed vind je tips om hiermee aan de slag te gaan. Ga bij elk van de onderdelen na of je dit al gedaan hebt. En neem in je informatieplan op wat je nog moet doen of wilt verbeteren.

Houd altijd rekening met het algemeen beleid van je organisatie. Sommige bestanden moeten wel bewaard worden, maar wil of kun je niet online raadpleegbaar maken. Denk aan oral history-interviews. Die kun je dan anders bewaren dan de bestanden die online direct beschikbaar moeten zijn.

Als je wilt dat een online gebruiker jouw collectie kan vinden én er ook informatie uit kan halen, is het belangrijk dat je de collectie-items goed beschreven hebt.

Op de pagina Beschrijven in de Wegwijzer digitaal erfgoed vind je tips om hiermee aan de slag te gaan.

Ga bij elk onderdeel na of je dit al gedaan hebt. Neem in je informatieplan op wat je nog moet doen of wilt verbeteren. Houd altijd rekening met het algemeen beleid van je organisatie. Zijn er objecten die nog niet goed beschreven zijn en die je nog niet wilt delen met je publiek? Besteed dan eerst tijd aan het verbeteren van de informatie bij de objecten die je wel op korte termijn wilt delen.

Wil je dat je digitale informatie-objecten ook blijvend teruggevonden worden? Zorg er dan voor dat je vaste webadressen gebruikt, zowel voor de collectie-items zelf als voor de termen die je bij het beschrijven gebruikt.

Dit regel je eenvoudig door een collectie-informatiesysteem te gebruiken dat hierin voorziet. Heb je dat niet, dan zijn er ook stappen te zetten.

Op de pagina Verbinden in de Wegwijzer digitaal erfgoed vind je alle tips om hiermee aan de slag te gaan.

Ga voor elk onderdeel na of dit beschikbaar is in jouw collectie-informatiesysteem. Is dit niet het geval, bepaal dan hoe je het gebruik van vaste webadressen in de toekomst gaat oppakken.

Je biedt je collectie aan voor gebruik in publiekstoepassingen door deze aan te melden in het Datasetregister. Ook zorg je voor data die goed uitwisselbaar is met collectie-informatie van andere organisaties. En je gebruikt de standaardmethode – IIIF – voor het beschikbaar stellen van beeldmateriaal.

Allemaal zaken waar je zelf niets aan hoeft te doen als je gebruik maakt van een collectie-informatiesysteem dat dit regelt. Ook als je dat nog niet hebt, zijn er mogelijkheden om toch al stappen te zetten.

Op de pagina Verspreiden in de Wegwijzer digitaal erfgoed vind je alle tips om hiermee aan de slag te gaan.

Ga voor elk onderdeel na of jouw collectie-informatiesysteem hier al in voorziet. Heb je nog geen systeem dat deze zaken ondersteunt, zet dan in ieder geval de stap om je online beschikbare collectie-informatie aan te melden in het Datasetregister. En bepaal op welke manier je het publiceren van goed uitwisselbare informatie en het gebruik van IIIF in de komende tijd kunt oppakken.

Je hebt nu alles gedaan om jouw collectie duurzaam online te delen, in samenhang met andere collecties. Daardoor wordt het voor gebruikers mogelijk om over grenzen van organisaties heen naar collectie-informatie te zoeken.

Denk aan platforms als Oorlogsbronnen, Collectie Nederland, Modemuze. Of provinciale platforms, zoals Brabants Erfgoed of Noorderstruun.

Met welke collecties wil je dat jouw collectie verbonden is? Wat past bij het doel van je organisatie? Neem contact op met de platformen waarmee je je collectie wilt delen. De manier waarop je je collectie online hebt gezet, maakt het mogelijk om deze op verschillende platforms te presenteren zonder extra werk.

Wil je zelf een online publiekstoepassing ontwikkelen, bijvoorbeeld een app of een game waarin meerdere collecties samenkomen? Dat kan natuurlijk ook.

Bij online presenteren is het belangrijk dat je je website, platform of app zo inricht dat gebruikers er goed hun weg in vinden. Denk na over het type gebruik dat je voor ogen hebt. Wil je dat gebruikers spelenderwijs kunnen ontdekken, of juist heel gericht kunnen zoeken? Of wil je dat gebruikers zelf aan de slag gaan met jouw collectie, bijvoorbeeld door informatie toe te voegen? Al die verschillende typen gebruik vragen om een verschillende inrichting van je publiekstoepassing. Hoe je de gebruiker het best bedient? Daarover lees je alles bij Zichtbaar.