Breng eerst in kaart welk materiaal je in huis hebt. Zo kun je beter sturen op het duurzaam bewaren van je informatieobjecten. Je maakt een inventarisatie: wat bewaar je, waar sla je bestanden op, hoe groot is je digitale collectie en welke bestandsformaten en opslagmedia gebruik je?

In deze inventarisatie neem je in ieder geval het volgende op:

• opslagmedia of dragers (lokale server, cloud, external hard drive, laptop, enzovoort);
• locatie van bestanden (de map op de drager of bestandspad op de server)
• bestandsformaten (JPEG, Word, Excel);
• bestandsgrootte (het aantal gigabytes of terabytes);
• essentiële eigenschappen: welke eigenschappen van een bestand zijn zo belangrijk voor de echtheid dat ze bewaard moeten blijven?

Opslagmedia
Erfgoedorganisaties bewaren hun digitale materiaal vaak op allerlei soorten opslagmedia. Soms staat iets op de harde schijf van een werkcomputer, soms op een interne server. Andere dingen belanden op een losse externe schijf, op een dvd of in een cloudomgeving. En niet elk opslagmedium is even geschikt voor langdurig bewaren.

Dat maakt het beheer van informatieobjecten er niet eenvoudiger op. Het helpt al om in kaart te brengen welke opslagmedia je nu gebruikt en welke bestanden je waar hebt opgeslagen. Daarna kun je een plan maken dat past bij de doelen van jouw organisatie.

Bestandsformaten
Foto’s, video’s, audiobestanden, teksten en databases: je kunt ze in allerlei vormen opslaan. Denk aan Word, PDF, MP3, WAV, JPEG of TIFF. Een bestandsformaat bepaalt hoe een bestand wordt gelezen: welke vorm krijgt het, hoe wordt de inhoud weergegeven en welke structuur zit eronder?

Het is goed om te weten welke bestandsformaten je in huis hebt, ook de oudere. Zo vergroot je de kans dat je digitale bestanden later nog netjes kunt openen, zonder gedoe. Of dat je op tijd kunt ingrijpen als een bestandsformaat niet meer wordt ondersteund. Zoals destijds bij Adobe Flash voor websites.

Essentiële eigenschappen
De kern van een informatieobject – de eigenschappen die écht moeten blijven kloppen – moet overeind blijven als het bestand ooit naar een ander formaat verhuist. Bij een foto gaat het misschien om de kleur en scherpte. Bij een website om onderdelen die reageren op wat je aanklikt. En bij een financieel Excelbestand om de formules waarop de berekeningen zijn gebaseerd.

Bij een papieren document, zoals een krant, is dat eenvoudiger. De letters staan op het papier gedrukt, het vergeelt hooguit na verloop van tijd. Je kunt als gebruiker zien of een object nog intact is of inhoudelijk veranderd. Bij een digitaal object is dat anders. Een beschadigd of gewijzigd digitaal bestand ziet er vaak hetzelfde uit. Daarom leg je vast welke eigenschappen onveranderd en echt moeten blijven, zodat de gebruiker daarop kan vertrouwen.

Dit betekent ook dat je niet zomaar een Excelbestand naar PDF kunt omzetten of e-mails kunt uitprinten, omdat papier makkelijker te bewaren lijkt. Je verliest dan belangrijke informatie die alleen in de digitale versie zit.

Bedenk daarom bij iedere (deel)collectie: wat is belangrijk om te bewaren zodat gebruikers erop kunnen vertrouwen dat het object echt is en dat je het kunt raadplegen zoals het ooit gemaakt is? Leg die eigenschappen vast in je registratie, in je metadata.

Back-ups
Bestanden kunnen op allerlei manieren verdwijnen. Soms door slijtage van een harde schijf of doordat een bestand beschadigd raakt. Soms door een fout in een programma, een virus, of gewoon omdat iemand per ongeluk iets weggooit. In al die gevallen is een back-up je vangnet. Zonder zo’n kopie ben je het echt kwijt.

Zorg daarom dat je minimaal twee kopieën hebt van je informatieobjecten, op twee locaties. Want als er brand uitbreekt of een serverruimte onderloopt, ben je alles kwijt, hoe goed je ook je best deed.
Het helpt om binnen de organisatie een duidelijke back-upprocedure af te spreken en, misschien nog wel belangrijker, ervoor te zorgen dat iedereen zich eraan houdt. Leg ook vast wie daarvoor verantwoordelijk is.

Betrouwbare opslag
Voor digitale documenten is het eigenlijk niet zo anders dan voor je fysieke collectie: je zorgt voor goede bewaaromstandigheden. Dat begint met de keuze voor de opslagmedia. Kies media die echt voor opslag zijn bedoeld. Zoals een NAS (network-attached Storage), een apparaat voor data-opslag dat aan een thuis- of organisatienetwerk kan worden gekoppeld. Of een betaalde cloudoplossing. Gebruik geen media die makkelijk kapotgaan of kwijtraken, zoals usb sticks. En sla bestanden niet op via een platform dat alleen voor presentatie is bedoeld, zoals YouTube voor video’s.

Let ook op de fysieke ruimte waar je opslaat. Te veel vocht of warmte is slecht voor opslagmedia. Zorg ten slotte dat iemand verantwoordelijk is voor deze taak. Voor opslag heb je sowieso een bescheiden budget nodig en mensen met kennis van IT en duurzaam bewaren. Zie hiervoor het kader.

Digitale bestanden zijn kwetsbaar en kunnen kapotgaan door slijtage van de drager. Controleer nieuwe informatieobjecten daarom altijd bij binnenkomst, voordat je ze opneemt in de collectie. Zo weet je of inhoud nog klopt en of de bestanden nog te openen zijn.

Je kijkt of het bestand compleet is, of alles intact is en je laat er meteen een viruscheck op los. Bestanden die verdacht lijken, zet je apart. Soms is de controle al eerder gedaan en wordt de informatie daarover meegeleverd.

De manier om te controleren of het bestand niet zomaar is veranderd, is het maken van een checksum. Dat werkt als een soort vingerafdruk van een bestand. Bij elke controle worden nieuwe checksums aangemaakt en vergeleken met de vorige. Wijkt de nieuwe checksum af, dan is er iets veranderd. Zo spoor je informatieverlies op. Je gebruikt checksums ook om te controleren of back-ups goed zijn gelukt.

Het blijft een terugkerende taak: regelmatig nagaan of bestanden nog goed te openen zijn, leesbaar blijven en niet stiekem beschadigd of veranderd zijn. Er zijn verschillende tools om checksums uit te voeren. Onze Vlaamse collega’s van meemoo hebben een stap-voor-stap uitleg van een aantal veelgebruikte preserveringstools.

Om dit allemaal soepel te laten verlopen, spreek je binnen de organisatie af welke tools je gebruikt, hoe vaak je dit herhaalt en wie daarvoor verantwoordelijk is. Door regelmatig te controleren kun je op tijd ingrijpen als een bestand toch beschadigd blijkt.