Samenwerken aan duurzame en betaalbare opslag van digitaal erfgoed: verkenning en vervolgstappen

Erfgoedorganisaties digitaliseren en bewaren steeds meer erfgoed voor hun gebruikers. Dit leidt tot een groeiende behoefte aan opslagruimte én stijgende kosten – een financiële last die niet iedere organisatie kan opbrengen. Bovendien is opslag alleen onvoldoende om digitale collecties duurzaam te bewaren voor de toekomst.

Zonder gerichte maatregelen, zoals het in kaart brengen van je bestandsformaten en het bepalen van wie toegang krijgt tot het digitale materiaal, loopt digitaal erfgoed het risico verloren te gaan. VHIC heeft in een verkenning onderzocht welke oplossingen er zijn om opslag van collecties buiten het wettelijk archiefkader zowel duurzaam als betaalbaar te organiseren.

Roep om samenwerking

Erfgoedorganisaties en provinciale platforms vragen vooral om gezamenlijke oplossingen voor de hoge opslagkosten, zo blijkt uit interviews in het netwerk. Verdergaande samenwerking kan de kosten mogelijk verlagen door collectieve afspraken met leveranciers of door de inzet van open source-oplossingen. Omdat niet iedere provincie over een platform beschikt, zijn andere landelijke, regionale of lokale samenwerkingsvormen wellicht een goed alternatief.

Provinciale tenant

Door samen te werken, bijvoorbeeld op provinciaal niveau in een zogenaamde tenantconstructie, kunnen organisaties als één grotere partij optreden en zo hun onderhandelingspositie versterken. Bij deze constructie is een specifieke hoeveelheid ruimte beschikbaar, waar meerdere kleinere organisaties hun data kunnen onderbrengen. In plaats van afzonderlijk opslagcapaciteit in te kopen, delen zij de opslagruimte en bijbehorende kosten. Deze collectieve aanpak maakt centrale opslag bij een grotere partij ook voor kleinere erfgoedorganisaties haalbaar en betaalbaar.

Cold storage

Cold storage biedt een veelbelovende oplossingsrichting die verder onderzoek verdient. Bij deze methode slaan organisaties informatie duurzaam op zonder directe toegang – vergelijkbaar met museumstukken in een depot die niet direct beschikbaar zijn. Cold storage is relatief goedkoop dankzij de schaalbaarheid; opslagcapaciteit kan eenvoudig worden uitgebreid wanneer nodig. Zowel culturele instellingen zoals Beeld & Geluid en KB nationale bibliotheek als diverse commerciële partijen bieden deze opslagmogelijkheid aan.

Kennis over digitale duurzaamheid

Uit de interviews met kleine en grote erfgoedorganisaties bleek ook een grote behoefte aan meer kennis, praktische informatie en richtlijnen voor langetermijnbewaring van digitaal erfgoed. Vaak ontbreekt een plan van aanpak (collectie-informatieplan) en is er geen duidelijk beeld van de totale omvang en locatie van de digitale collectie. Daarnaast staat informatie vaak op kwetsbare dragers zoals USB-sticks of cd’s die na verloop van tijd onleesbaar worden.

Vervolgstap 1: start deskundigheidsprogramma

Als vervolg op de verkenning staan drie concrete stappen op stapel. Het Netwerk Digitaal Erfgoed start het deskundigheidsprogramma ‘De basis voor verbonden erfgoed’, waarbij een belangrijk deel erop is gericht om erfgoedorganisaties te helpen een basisniveau van digitale duurzaamheid te bereiken. Hierbij speelt het Spoorboekje Digitalisering Erfgoedcollecties, dat wordt vernieuwd, een centrale rol. Binnen het deskundigheidsprogramma worden verder verschillende praktische handleidingen ontwikkeld, zoals een gids voor het bereiken van een minimaal duurzaamheidsniveau binnen de organisatie en een instap variant voor duurzaamheidsbeleid, naast de huidige Wegwijzer Duurzaamheidsbeleid.

Vervolgstap 2: werken aan oplossingen op netwerkniveau

De tweede stap richt zich op het netwerk: hoe houden provinciale platforms hun opslagkosten betaalbaar en hoe kunnen kleine organisaties zonder provinciaal platform aansluiten bij samenwerkingsverbanden? Mogelijke oplossingen ontstaan niet alleen via nieuwe provinciale platforms, maar ook op regionaal, gemeentelijk, interprovinciaal of landelijk niveau, bijvoorbeeld via tenantconstructies.

Binnen deze netwerkaanpak verdient ook de oplossingsrichting van centrale opslag nader onderzoek, met name voor omvangrijke bestanden zoals audiovisuele media. Bij voldoende interesse faciliteert het Netwerk Digitaal Erfgoed enkele pilots voor schaalbare en betaalbare opslag.

Vervolgstap 3: start werkgroep Duurzame gemeenschappelijke opslag

Voor het realiseren van gezamenlijke oplossingen zoekt het Netwerk Digitaal Erfgoed collega’s in het netwerk die willen deelnemen aan de nieuwe werkgroep Duurzame gemeenschappelijke opslag. Deze werkgroep gaat de actiepunten rondom gemeenschappelijke opslag oppakken voor en namens het hele netwerk.

Interesse? Meld je aan via info@netwerkdigitaalerfgoed.nl onder vermelding van ‘Werkgroep Duurzame gemeenschappelijke opslag’. En heb je nog vragen? Sluit aan bij het webinar (zie kader).