Regionaal Archief Alkmaar ontvangt CoreTrustSeal

8 november 2022

Het Regionaal Archief Alkmaar ontving op 13 oktober het CoreTrustSeal, een internationaal erkend keurmerk op het gebied van digitale preservering. De aanvraag ging hand in hand met het klaarstomen van de organisatie voor de komst van het eigen e-depot, vertelt adviseur Digitale Informatie Twan Mars. ‘Een leerzame exercitie.’

Portretfoto, Alkmaar, 1945. Foto: T. Vlaanderen / collectie Regionaal Archief Alkmaar

Rond 2018 kwamen bij het Regionaal Archief Alkmaar een paar dingen samen, vertelt Twan Mars, adviseur Digitale Informatie. ‘We waren druk bezig met de vorming van ideeën over ons allereerste e-depot, zodat gemeenten digitaal archiefmateriaal kunnen overbrengen. Ook lagen er plannen om – met het oog op het nieuwe e-depot – over te stappen op Archivematica, open source software voor het geautomatiseerd bewaren van digitale informatie. Twee grote veranderingen dus.’

Niet opnieuw het wiel uitvinden

‘Omdat het e-depot voor ons een geheel nieuwe vorm van dienstverlening was, riep dat allerlei vragen op: Wat is er nodig op het gebied van beleid, procedures en instructies? En welke kennis en expertise vraagt dit van collega’s? Dat gold ook voor de overstap naar Archivematica. Om het wiel niet opnieuw uit te vinden kwamen we uit bij het CoreTrustSeal. Deze in het internationale erfgoedveld gedragen standaard bleek een goed middel te zijn om onze stappen aan te toetsen. Bovendien konden we nagaan of we op de goede weg waren.’

Dat het CoreTrustSeal op het pad van het Regionaal Archief Alkmaar kwam, was ook weer niet helemaal toevallig. Sinds 2018 vormde het Regionaal Archief Zutphen samen met het West-Brabants Archief, het Regionaal Archief Tilburg en het Regionaal Archief Alkmaar een werkgroep om te onderzoeken wat er nodig is om dit certificaat aan te vragen. ‘We volgden dus twee sporen: enerzijds was het CoreTrustSeal voor ons een praktische leidraad, anderzijds bereidden we ons voor op de aanvraag van dit certificaat.’

Handige tools

De aanvraag zelf is niet het moeilijkste onderdeel, zegt Twan. ‘We konden gebruikmaken van de aanvragen die het Regionaal Archief Zutphen en Regionaal Archief Tilburg eerder – met succes – hadden ingediend. Het meeste werk vergt het opstellen van de bijbehorende documenten, zoals het preserveringsbeleid.’

Ook hiervoor konden Twan en zijn collega’s profiteren van beschikbare hulpmiddelen. ‘In de eerste plaats het CoreTrustSeal zelf. Het heeft ertoe bijgedragen dat we de uitgangspunten voor duurzame toegankelijkheid van digitale informatieobjecten goed konden formuleren. Daarnaast hebben we gebruikgemaakt van in het Netwerk Digitaal Erfgoed ontwikkelde tools.’

‘Om het preserveringsbeleid op papier te zetten hebben we nauwkeurig de aanwijzingen in de Wegwijzer Duurzaamheidsbeleid gevolgd. Doordat dit beleid in wiki-vorm wordt gegoten, kun je makkelijk iets aanpassen in een van de aandachtsgebieden. Je hoeft dus niet je hele preserveringsbeleid te herschrijven. Superhandig. Ook hebben we het Scoremodel Digitale Duurzaamheid ingevuld om te kijken of we helemaal klaar waren om het CoreTrustSeal aan te vragen.’

Voor en door vakgenoten

‘In 2021 hebben we onze eerste aanvraag gedaan,’ vertelt Twan. Die aanvraag is gereviewd door collega’s van organisaties die het CoreTrustSeal al hebben gekregen. Allemaal vrijwilligerswerk, hè. De feedback hebben we verwerkt in een tweede aanvraag die uiteindelijk gehonoreerd is. Ook wij zijn gevraagd om twee keer per jaar een CoreTrustSeal-aanvraag van een collega-organisatie te reviewen. Heel interessant, want zo houden we onze eigen kennis op het gebied van digitale duurzaamheid op peil. We kijken nu of we dit verzoek qua menskracht kunnen invullen.’

Blijven toetsen

Het was een lang, maar leerzaam traject, zegt Twan. ‘Voor de organisatie en voor mij persoonlijk: digitale archivering was vier jaar geleden voor mij nog onbekend terrein. Het CoreTrustSeal houdt ons als organisatie scherp want over drie jaar moeten we het certificaat opnieuw aanvragen. Alle reden om onze werkzaamheden op het gebied van digitale duurzaamheid steeds te blijven toetsen.’