Oud-cursist Leren Preserveren: ‘Opgedane kennis heeft geholpen bij aanbesteding pre-depot’

De cursus Leren preserveren noemt Jeroen Baron ‘een eye-opener’. Samen met een collega van de afdeling DIV maakte hij in oktober 2019 kennis met tools voor duurzame toegang tot digitale informatie. En deed hij veel praktijkgerichte kennis op. ‘Ik kijk nu anders naar bijvoorbeeld e-mails. Is een e-mail ter vervanging van een telefoongesprek? Is het een vertrouwelijk of zakelijk bericht? En behoort het bericht tot een proces of taakuitvoering? Al die vragen zijn van belang om de bewaartermijn van een e-mail te bepalen.’

Toegankelijkheidseisen

Of neem een bestand. ‘Eerst had ik vooral aandacht voor zaken als de aanmaakdatum van een document en wanneer het voor het laatst was bewerkt. Maar het gaat er ook om of een bestand voldoet aan bijvoorbeeld de wettelijke toegankelijkheidseisen. Zo stellen wij bij de gemeente Harderberg als voorwaarde dat bestanden voldoen aan het PDF/A3-bestandsformaat, zodat ze ook op de lange termijn zijn te raadplegen.’

Rol projectleden

Voor de centrale opslag van informatie is de gemeente Hardenberg bezig met de implementatie van een nieuw zaaksysteem. ‘De data uit het oude zaaksysteem willen wij veiligstellen en in de toekomst raadpleegbaar houden met behulp van een pre-depot. Dit is een “snellere” oplossing voor een e-depot, aangezien wij eind van het jaar reeds afscheid nemen van ons oude zaaksysteem.’

Bij het opzetten van het pre-depot kwam de opgedane kennis tijdens de cursus goed van pas. Jeroen: ‘Bij de start van een projectplan moet je breed inzetten op de projectleden. Wie heeft welke rol, taak en verantwoordelijkheid? En kijk ook goed naar de interne en externe partijen die nodig zijn om het project succesvol af te ronden. Want als je op een later moment nog iemand aan de projectgroep moet toevoegen, heb je kans dat je vertraging oploopt.’

Moment suprême

Maar het moment suprême was wel tijdens het aanbestedingsproces van het pre-depot. ‘Toen hebben wij een aantal kritische en in onze ogen zeer belangrijke vragen gesteld. Vragen die anders misschien niet zo uitgebreid aan bod waren gekomen.’ Als voorbeeld noemt Jeroen een van de eisen die, met het oog op doorontwikkeling naar een e-depot, zijn gesteld aan het pre-depot. ‘We wilden bijvoorbeeld dat de loggegevens – zoals de datum waarop het informatieobject is aangemaakt en/of gewijzigd en door welke gebruiker – dezelfde levensduur hebben als het informatieobject waarop het betrekking heeft. Want stel dat je een informatieobject bewaart, maar de loggegevens vernietigt. Dan is het onvolledig en dus niet betrouwbaar.’

Zelfevaluatie

Sinds de cursus heeft Jeroen ook inzicht in wat zijn organisatie al goed heeft geregeld op het gebied van digitale duurzaamheid en wat er nog moet gebeuren. ‘Dit doe je met behulp van een zelfevaluatie. Denk daarbij aan vragen als: Wat is het belang om de digitale objecten duurzaam toegankelijk te houden? Zijn rollen, taken en verantwoordelijkheden van de betrokkenen bekend? Dit is nu allemaal vastgelegd in een projectplan.’

Uitbreiding netwerk

Tot slot noemt Jeroen de diversiteit van organisaties die aan de cursus hebben meegedaan. ‘Van waterschappen tot streekarchief, van gemeentelijke overheid tot rijksoverheid. De organisaties mogen dan onderling verschillen, we hebben allemaal te maken met de digitale duurzaamheid van documenten.’

En mooi meegenomen: dankzij de cursus heeft Jeroen zijn netwerk uitgebreid. ‘Een kreet waar een zekere kern van waarheid in schuilt is: het gaat er niet om wat je allemaal zelf kunt, maar wie je kent. Samen ken je heel veel mensen en kun je heel veel bereiken.’