Met deze wegwijzer ontwikkel je stap voor stap duurzaamheidsbeleid
teeds meer archieven, bibliotheken, media, musea en kennisinstellingen maken hun collecties digitaal en online beschikbaar. Maar hoe blijven de digitale collecties voor de lange termijn toegankelijk? De Wegwijzer Duurzaamheidsbeleid, ontwikkeld binnen het Netwerk Digitaal Erfgoed, geeft hiervoor de handvatten. Deze tool wordt op 25 maart gelanceerd.
Illustratie: Jørgen Stamp voor digitalbevaring.dk
Waarom duurzaamheidsbeleid?
Een organisatie heeft genoeg redenen om met duurzaamheidsbeleid te beginnen. Niet alleen om het collectiemateriaal voor de lange termijn en voor alle gebruikers toegankelijk te houden. Of om verlies van informatie te voorkomen. Ook heb je als organisatie een verantwoordelijkheid naar de samenleving toe. En zo’n beleid is een vereiste als je je digitaal archief wilt laten certificeren.
Aan de slag dus. Maar waar te beginnen? Wat moet bijvoorbeeld in een duurzaamheidsbeleid staan? En hoe zorg je ervoor dat dit document gedragen wordt binnen de organisatie?
Tien aandachtsgebieden
De Wegwijzer Duurzaamheidsbeleid beschrijft de tien aandachtsgebieden van duurzaamheidsbeleid. Voorbeelden daarvan zijn bitpreservering, metadata, rechten en certificering. Ieder aandachtsgebied kent vervolgens een aantal concrete beleidsuitwerkingen. Zo kun je bij bitpreservering aan de slag met kwaliteitscontrole van de informatie bij opname in een depot, integriteitschecks, duurzame identifiers, kopieën en maatregelen als er sprake is van dataverlies. Elk aandachtsgebied gaat vergezeld van een paar ‘discussievragen’ zodat je de zaken nog scherper krijgt.
De Wegwijzer Duurzaamheidsbeleid is ontwikkeld binnen het Netwerk Digitaal Erfgoed en wordt beheerd door de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE). De RCE wil hiermee het belang van duurzame toegankelijkheid van informatie en het beleid daarop uitdragen.
Geen vaste volgorde
Voor het gebruik van de wegwijzer maakt het niet uit hoe ver een organisatie is met het opstellen van haar duurzaamheidsbeleid. Zowel beginners als organisaties die verder gevorderd zijn kunnen een passende selectie van onderwerpen maken die voor hen haalbaar en belangrijk zijn. Ook is er geen vaste volgorde om alle aandachtsgebieden af te vinken. Zo ontwikkel je duurzaamheidsbeleid stap voor stap op een manier die past bij zowel de inrichting als het tempo van je organisatie en bij de digitale informatie die je beheert.
Het complete plaatje
Omdat sommige onderwerpen specialistische kennis vereisen, staat aangegeven wie in de organisatie betrokken moet zijn bij het formuleren van de beleidsuitwerking. Ook komen de competenties aan bod waarover deze personen moeten beschikken.
Tot slot geeft de wegwijzer enkele voorbeelden van duurzaamheidsbeleid van Nederlandse en buitenlandse organisaties. Zo kun je nalezen hoe andere organisaties een van de aandachtsgebieden in de praktijk verwoorden. En dat is niet alleen leerzaam maar ook nog eens inspirerend.
