Met deze wegwijzer maak je beleid voor voorkeursformaten
elke bestandsformaten laten zich goed archiveren? Zijn pdf’s, jpg’s en zip-files over honderd jaar nog uit te lezen? En hoe maak je hiervoor beleid dat past bij je archief? De nieuwe Wegwijzer Voorkeursformaten biedt een handig stappenplan.
Beeld: Christian Andriessen via Stadsarchief Amsterdam
Garanties geven voor langdurige bruikbaarheid
Ongemerkt loopt het aantal gebruikte bestandsformaten in een erfgoedorganisatie flink op. Niet alleen betreft het eigen bestanden, maar ook die welke via een andere partij het e-depot binnenlopen en de organisatie in beheer krijgt. Steeds moet een organisatie zich daarbij afvragen of zij garanties kan geven voor langdurige bruikbaarheid ervan. En of ze hiervoor de benodigde kennis in huis heeft. Dat vraagt om beleid – en daar kan de Wegwijzer Voorkeursformaten bij helpen.
Voorkeursformaten
Wie digitaal materiaal langdurig wil bewaren, moet meer weten over de dragers ervan: de bestandsformaten. Zulke bestandsformaten zijn er in allerlei soorten en maten. Maar welke is het meest geschikt voor het langdurig bewaren van de informatie? En welke past in het duurzaamheidsbeleid van je instelling? Een instelling kan ervoor kiezen bepaalde formaten aan te wijzen waarin ze het digitale materiaal bij voorkeur wenst te ontvangen en bewaren. Deze formaten worden ook wel ‘preferred formats’ genoemd, oftewel: voorkeursformaten. De wegwijzer helpt een instelling bij het maken van de keuze voor de voorkeursformaten.
De Wegwijzer Voorkeursformaten is ontwikkeld binnen het Netwerk Digitaal Erfgoed en wordt beheerd en doorontwikkeld door elf Regionale Historische Centra (RHC’s). Dankzij deze samenwerking worden kennis en expertise van de RHC’s gebundeld en gedeeld met het erfgoedveld.
Stappenplan
Via een interactief stappenplan kom je meer te weten over de verschillende bestandsformaten. Handig is het bijbehorende register, waarmee je kennis opdoet over de technische structuur van bestanden en de houdbaarheidscriteria. Het resultaat van het stappenplan is een geordende lijst waarin een organisatie aangeeft wat haar gevoerde beleid is ten aanzien van de bestandsformaten (worden ze wel of niet gebruikt) en wat het huidige kennisniveau op dit gebied is.
De wegwijzer moedigt organisaties aan om via een instellingspagina het eigen beleid vast te leggen. Daardoor ontstaat een overzicht van gebruikte bestandsformaten in Nederland. Per organisatie kun je nagaan of een bepaald bestandsformaat haar voorkeur heeft en welk kennisniveau de organisatie heeft voor die bestandsformaten.
Op deze manier ontstaat een open kennisbank die inzicht biedt in het gebruik van bestandsformaten in Nederland. Ook wil de wegwijzer organisaties stimuleren om elkaar te helpen, te bevragen of samen te werken, bijvoorbeeld bij preserveringsstrategieën als emulatie en conversie. De Expertisegroep Voorkeursformaten wil deze samenwerking en deskundigheid graag bevorderen. Ook zorgt zij voor het inhoudelijk beheer van de wegwijzer.
