Geslaagde werkconferentie Zichtbaar ondanks corona. Maar wel online

Van fysieke bijeenkomst naar videoconference

Afgelopen maandag 16 maart zou het domein Netwerk Digitaal Erfgoed Zichtbaar ’s middags een werkconferentie organiseren bij Eye in Amsterdam met een kleine twintig deelnemers. Het onderwerp van de werkconferentie was het professionele gebruik van digitaal erfgoed door professionals. Met als doel het aanscherpen van projectideeën die moeten uitmonden in gezamenlijke dienstverlening aan professionele gebruikers zoals wetenschappers, creatieve bedrijven, architecten en ontwerpers.

Wij hadden voor de werkconferentie een opzet in gedachten waarbij de deelnemers in vijf rondes vijf onderwerpen bespreken, bekend als de methode-Wereldcafe. Zo’n fysieke bijeenkomst was, gezien de coronamaatregelen, geen optie. Daarom besloten wij over te schakelen op de digitale variant, een videoconference met Google Hangouts.

Zou het werken?

Maar of dat zou werken met minstens zoveel mensen tegelijk, dat was nog wel even de vraag. Zouden we voldoende bandbreedte hebben? Zou iedereen verstaanbaar zijn? Zouden we nog begrijpen wie er wanneer aan het woord is? Zou het niet heel veel tijd vergen om iedereen aan het woord te laten?

Twee simpele spelregels

Dat ging dus uitstekend, mede dankzij twee simpele spelregels. 1) Als je niet spreekt,zet je je microfoon uit. Zo voorkom je allerlei bijgeluiden zoals geritsel en echo’s op de lijn. 2) Als je spreekt, noem je eerst je naam. Zo weet iedereen wie er spreekt, ook als diegene zijn camera uit heeft staan.

Omdat alle deelnemers zich heel gemakkelijk en goed hielden aan deze online huisregels, konden we onze agenda moeiteloos afwerken. Iedereen kon goed bijdragen aan een levendige discussie. Deelnemers wisselden vragen, tips en waardevolle links uit in de chat-functie. Dank aan de deelnemers!

Productieve middag

Wat ook hielp was dat elk van de vijf onderwerpen geleid werd door een andere gespreksleider. Dat hield de online werkconferentie tweeënhalf uur lang afwisselend, boeiend en productief. Wij eindigden de middag met mooie resultaten. Bijvoorbeeld het idee om metadata en copyright-informatie in een README-file mee te sturen met elk digitaal erfgoedobject dat een gebruiker downloadt.

Of denk aan het oprichten van een Digital Competence Center met webinars, handreikingen en wegwijzers die professionals helpen hun weg te vinden naar digitale collecties en naar specialisten. Zodat ze op hun beurt ondersteuning kunnen geven bij het zoeken en gebruiken van digitaal erfgoed. Deze en andere ideeën kunnen we in de toekomst misschien omzetten naar projecten. Zodra we hierover meer informatie hebben zullen we die delen met het netwerk.

De middag eindigde noodgedwongen zonder borrel. Die houden we tegoed, evenals de rondleiding door het Eye Filmmuseum.