Alle PIDs verzamelen!

Ivo, het begon allemaal met een werkgroep?

‘Ja, op initiatief van het Amsterdam Museum is er in 2018 een werkgroep opgericht die aanpassingen in Adlib nastreeft, zodat een erfgoedinstelling beter linked open data-bronnen kan koppelen en rdf-export kan uitvoeren. In de groep zitten medewerkers van het Amsterdam Museum, Rijksmuseum, Van Gogh Museum, RKD – Nederlands Instituut voor Kunstgeschiedenis, PACKED (sinds februari 2020 opgegaan in meemoo, Vlaams instituut voor het archief) en Netwerk Zuiderzeecollectie.’

Wat heeft dit overleg opgeleverd?

‘Na overleg met de werkgroep gaat Axiell nu drie onderdelen ontwikkelen: een beheerfunctionaliteit voor persistent identifiers, een beheerfunctionaliteit voor het koppelen van externe thesauri zoals de Art & Architecture Thesaurus en de mogelijkheid om als instelling je data te publiceren in het linked open data-formaat. We hebben gezamenlijk gewerkt aan de eisen die we hieraan moeten stellen. Belangrijkste eis is dat deze functies kunnen worden geconfigureerd zonder tussenkomst van Axiell, om de onafhankelijkheid van de erfgoedinstellingen te kunnen waarborgen.’

Wat was de eerste stap?

‘De werkgroep heeft opdracht gegeven de functionaliteit voor het opslaan en beheren van PIDs te implementeren. Daarvoor heeft zij zowel een uitgebreide beschrijving gemaakt van de functionaliteit als een afvinklijst die helpt om te controleren of alles af is.’

Wat houdt een PID precies in?

‘Op pidwijzer.nl vind je een goede definitie: “De persistent identifier (PID) is te vergelijken met het ISBN, het Internationaal Standaard Boeknummer: het unieke identificatienummer dat wordt gegeven aan elke uitgave van een boek. […] Voor persistent identifiers werkt dit hetzelfde. Wanneer een object een persistent identifier krijgt, worden de PID en de gegevens over het object centraal geregistreerd. Dit geldt ook voor de locatie van het object. Zodra er een wijziging plaatsvindt in naam of locatie wordt dit op centraal niveau bijgewerkt en wordt er een verwijzing naar de nieuwe locatie opgenomen. De PID verwijst zo altijd naar de meest recente locatie van het object.”’

René, jullie zijn met de opdracht van de werkgroep aan de slag gegaan. Als eerste te ontwikkelen onderdeel hebben jullie de PIDs aangepakt. Kun je vertellen hoe de beheersfunctionaliteit in jullie collectiebeheersysteem eruitziet?

‘Gebruikers kunnen PIDs toevoegen aan alle soorten gegevens die ze als linked open data willen publiceren. Dus niet alleen collectierecords, maar ook bijvoorbeeld records van tentoonstellingen, bruiklenen, personen, instellingen en van thesauri die een instelling beheert. Daarvoor hebben we overal de beoogde velden in het collectiebeheersysteem toegevoegd.’

En jullie hebben iets extra’s toegevoegd?

‘Als een gebruiker zelf een aangemaakte PID toevoegt, dan wordt automatisch gecheckt of de betreffende Uniform Resource Identifier (URI, zoals een webadres) de juiste vorm heeft, bijvoorbeeld dat er geen spaties in staan, of dat het moet beginnen met een protocol zoals “https”. Anders gezegd, er zit dus een controlefunctie in.’

Maar in plaats van zelf een eigen PID-structuur te maken kun je ook gebruikmaken van een standaard PID-systeem. Kan dat hier ook?

‘Natuurlijk. We hebben gekozen voor een van de internationale standaarden die in Nederland worden gebruikt, namelijk Handle System. Als gebruikers de Handle-PIDS gebruiken, worden die met een druk op de knop geregistreerd bij SURFsara. Men heeft daarvoor wel een overeenkomst met SURFsara nodig. Andere systemen en providers kunnen desgewenst ook worden ondersteund.’

Het opslaan en beheer ervan kan zowel in Adlib als Axiell Collections?

‘Klopt. Het kan in Adlib, maar daar ontbreken een paar extra functionaliteiten die wel in diens opvolger zitten, zoals de controle op de correctheid van een URI en het registreren van PIDs bij SURFsara. Omdat Adlib in maintenance mode is en er dus geen nieuwe functionaliteit wordt ingebouwd, raden we gebruikers aan om PIDs te beheren in Axiell Collections.’

Toch bouwen jullie deze functionaliteit ook in bij bestaande applicaties van klanten die Adlib hebben?

‘Als pilot zijn we deze functionaliteit aan het inbouwen in de bestaande applicatie bij een museum in zowel Nederland als in Zweden. We moeten dan niet alleen de functies toevoegen en de datastructuur aanpassen, maar dienen er ook voor te zorgen dat alle bestaande records een PID toegewezen krijgen.’

Lopen Nederland en Vlaanderen op het gebied van PIDs voorop?

‘Dat was lange tijd het geval, denk ik. Vanuit het buitenland kreeg ik nauwelijks vragen over PIDs, maar dat begint nu te kantelen. We doen nu bijvoorbeeld mee aan tenders in Noord-Amerika en Australië waarin nadrukkelijk om deze functionaliteit wordt gevraagd. Het besef dat PIDs belangrijk zijn, begint langzaam maar zeker overal door te dringen.’

Tot slot, Ivo: ben jij tevreden?

‘We willen in de werkgroep altijd meer natuurlijk. We vinden het bijvoorbeeld jammer dat je over moet stappen op Axiell Collections. Maar op zich is dit begrijpelijk: als bedrijf steek je je energie liever in een nieuw product. Daarnaast kijken we uit naar de twee andere ontwikkelingen op ons wensenlijstje: de koppeling van terminologiebronnen en de ondersteuning van het publiceren van data in linked open data-formaat. We zijn blij dat Axiell het belang van PIDs onderkent en alvast de PID-functionaliteit heeft ingebouwd.’

En wat is de volgende stap?

‘We zien met spanning uit naar de eerste implementaties. En we roepen erfgoedinstellingen op om allemaal met PIDs aan de slag te gaan. Deze zijn belangrijk, zowel voor de publicatie van linked open data als voor de publicatie van collectiedata op de website in het algemeen.’