5 alarmerende feiten over digitaal erfgoed op fysieke dragers

1 juli 2020

Bijna alle erfgoedinstellingen hebben ze: cd’s, dvd’s en floppy’s met daarop Nederlands erfgoed. Helaas dreigt dit materiaal bij zo’n 40% van de erfgoedinstellingen verloren te gaan. Dat blijkt uit een zojuist verschenen onderzoek van het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE). Tenminste, als er nú geen actie wordt ondernomen.

Foto: Fredy Jacob / unsplash

De informatie op cd’s en andere zogenoemde fysieke dragers maakt onderdeel uit van de collecties en hoort dus duurzaam toegankelijk te zijn,’ vertelt Niels Komen, projectleider van het NDE-project Bedreigd Digitaal Erfgoed op Fysieke Dragers. Dit voorjaar deed zijn projectgroep onderzoek onder zo’n 150 Nederlandse erfgoedinstellingen.

Niels: ‘We zagen dat veel erfgoedinstellingen niet goed weten wat ze met floppy’s, cd-roms of een harde schijf aan moeten. Bijvoorbeeld omdat er geen apparatuur in huis is om ze uit te lezen of omdat de drager door de jaren heen beschadigd is geraakt. Maar als niet tijdig actie wordt ondernomen, gaat in veel gevallen de inhoud van de drager voorgoed verloren.’

5 alarmerende conclusies uit het onderzoek

Bijna 80% van de deelnemende erfgoedinstellingen beschikt over fysieke dragers met daarop digitale informatie die nog niet duurzaam toegankelijk is gemaakt binnen een digitaal archief. Dit komt bij organisaties van iedere omvang en binnen ieder domein voor.
Bijna 40% heeft fysieke dragers die ze niet meer kunnen uitlezen. Dit heeft vooral te maken met het ontbreken van infrastructuur en beperkte financiële middelen en menskracht.
Ruim 80% heeft een inhaalslag te maken om te inventariseren wat er precies op de dragers staat. Achterliggende redenen zijn meestal achterstanden (men komt niet aan het inventariseren toe), maar ook een gebrek aan de juiste infrastructuur. Dit is ongeacht de sector of de omvang van de organisatie.
Bijna 90% heeft een inhaalslag te maken om dragers te registreren in een catalogus of registratiesysteem. Dit is vooral een probleem bij de kleinste erfgoedinstellingen (0-5 fte).
75% van de deelnemende erfgoedinstellingen heeft uniek materiaal op fysieke dragers opgeslagen. Het betreft materiaal dat nergens anders voorkomt dan op de fysieke drager. Dit speelt vooral bij de kleinste erfgoedinstellingen (0-5 fte).

Hoe nu verder?

Met het onderzoeksrapport wil het Netwerk Digitaal Erfgoed bewustwording creëren en erfgoedinstellingen aansporen nu stappen te zetten om digitaal erfgoed op fysieke dragers veilig te stellen. Omdat niet iedere instelling de middelen of kennis in huis heeft, ontwikkelt het NDE in de tweede helft van 2020 een aantal hulpmiddelen.

Zo komt er een schade-atlas, een online omgeving met een lijst van de meest voorkomende dragers en welke fouten of schade je tegen kunt komen. Denk aan bitrot of krasjes op een cd-rom. Met deze schade-atlas kunnen instellingen de risico’s op verlies van informatie inschatten en prioriteit geven aan het materiaal dat ze veilig moeten stellen.

Daarnaast wordt onderzocht wat de mogelijkheden zijn om een of meerdere centrale verwerkingsstraten met hard- en software in te richten. Op die plekken kunnen erfgoedinstellingen de inhoud van hun dragers zelf komen uitlezen. Het NDE zorgt voor handleidingen en deelt deze bovendien binnen het netwerk, zodat instellingen ook zelf aan de slag kunnen met het opzetten van een verwerkingsstraat.