Regionaal Historische Centra zochten naar gemeenschappelijke preserveringsoplossingen. Dat pakte anders uit

9 september 2021

In een serie van vijf best practices vertellen erfgoedinstellingen welke preserveringstools ze gebruiken bij de (pre-)ingest. Oftewel bij het voorbereiden van digitale bestanden zodat ze voldoen aan de eisen voor duurzame archivering. De vierde best practice belicht de zoektocht van Regionaal Historische Centra (RHC’s) en andere archiefinstellingen naar gezamenlijke preserveringsoplossingen. De uitkomsten pakken anders uit, maar bieden wel leerzame inzichten.

Afbeelding: viarami via Pixabay

Jarenlange samenwerking

Regionaal Historische Centra (RHC’s) werken al jaren samen op het gebied van digitale duurzaamheid, behalve als het gaat om de pre-ingest: digitale archieven geschikt maken voor opname in het e-depot. Omdat de pre-ingest voor zowel RHC’s als andere archiefinstellingen met wettelijke taken van belang is, willen ze in 2015 samen een oplossing bedenken waar iedereen gebruik van kan maken. Met een verhaal over dit project, dat drie jaar zal duren, treden leden van de toenmalige werkgroep nu voor het eerst naar buiten.

Behoeftes in kaart brengen

De werkgroep kiest voor de opzet van een Digitaal Atelier, een gezamenlijke werkplaats voor digitale collecties waar allerlei ‘gereedschap’ voor de pre-ingest beschikbaar komt. Ook kunnen andere hulpmiddelen voor preservering hier een plek krijgen.

In plaats van meteen te gaan zoeken naar geschikte tools, wil de werkgroep eerst inzicht hebben in de behoeftes van de instellingen. Welke werkprocessen spelen een rol bij de pre-ingest en bij preservering? En welke vereisten brengen die met zich mee?

Achteraf gezien is dit een van de belangrijkste lessons learned van dit project: het in kaart brengen van de architectuur, de werkprocessen en de vereisten wordt nog steeds gezien als hét startpunt bij de zoektocht naar tools om de werkprocessen te ondersteunen.

Te veel verschillen

We keren terug naar het project in de periode 2015-2018. Zodra de behoeftes en werkprocessen goed in kaart zijn gebracht, bekijkt de werkgroep per stap welke tools hiervoor beschikbaar zijn en in hoeverre ze aan de vereisten voldoen. Maar dan blijken stadsarchieven toch te veel verschillen van de RHC’s, waardoor het niet mogelijk is om een gemeenschappelijk atelier op te zetten.

En op hun beurt verschillen de RHC’s bij het inzetten van de pre-ingest vooral van elkaar in tempo en prioriteiten. Reden voor de werkgroep om het idee van een Digitaal Atelier los te laten. Zij gaat op zoek naar geschikte preserveringstools.

Benieuwd wat de zoektocht naar preserveringstools opleverde? En welke lessen de werkgroep nog meer heeft getrokken? Lees de best practice ‘Het Digitaal Atelier’.

5 best practices

Als onderdeel van het NDE-project Preserveringstools werden in 2019 Nederlandse erfgoedinstellingen gevraagd naar het gebruik van dergelijke tools. Uit de respons bleek dat het veld behoefte heeft aan praktijkverhalen: hoe gaan collega-instellingen om met het (pre-)ingest proces? Welke preserveringstools gebruiken zij? In de publicatie Preserveringstools vertellen Noord-Hollands Archief, Koninklijke Bibliotheek, Regionaal Archief Zutphen, Utrechts Archief, Tresoar en Nationaal Archief over hun ervaringen. Erfgoedinstellingen die aan de slag willen met preserveringstools, vinden hier best practices en (lees)tips.