Koninklijke Bibliotheek maakt overstap van voorkeursformaten naar kennisniveaus

26 augustus 2021

In een serie van vijf best practices vertellen erfgoedinstellingen welke preserveringstools ze gebruiken bij de (pre-)ingest. Oftewel bij het voorbereiden van digitale bestanden zodat ze voldoen aan de eisen voor duurzame archivering. In de tweede best practice vertelt de Koninklijke Bibliotheek waarom ze bij de (pre-)ingest is overgestapt van voorkeursformaten naar kennisniveaus.

Beeld: viarami via Pixabay

Een belangrijk onderdeel van de (pre-)ingest is het identificeren en valideren van de bestandsformaten. Als beheerder van een e-depot wil je immers weten welke bestandsformaten erin zitten (identificatie) en of de bestanden voldoen aan de vereisten voor het bestandsformaat (validatie). Omdat een pdf door vrijwel iedereen is te openen en weinig problemen oplevert, gebruikte de Koninklijke Bibliotheek (KB) dit lange tijd als voorkeursformaat. Totdat in 2015-2016 een onderzoek naar de collectie van het eigen e-depot iets opmerkelijks aan het licht bracht.

1000 verschillende bestandsextensies

De pdf bleek niet het meest gebruikte formaat te zijn. Integendeel, het stond op de vijfde plek van meest voorkomende bestandsformaten. Verder maakte het onderzoek melding van zo’n duizend verschillende bestandsextensies. Beter gezegd: andere bestandstypen werden lang niet altijd omgezet naar pdf, maar kregen in hun oorspronkelijke vorm een plek in het e-depot. De reden: bij migratie bestaat de kans dat informatie of kenmerken verloren gaan. Het is daarom vaak beter om de waardevolle bestanden zoveel mogelijk in oorspronkelijk formaat op te nemen. Bovendien: in de praktijk blijkt dit ook weinig problemen op te leveren, zo is de ervaring van de KB.

Nieuwe aanpak

Dit inzicht leidde tot een nieuwe aanpak: kennisniveaus. De gedachte achter de kennisniveaus is dat je zo veel mogelijk wilt weten over de bestandsformaten in je e-depot. Dat gebeurt door het identificeren en valideren van de bestanden. Hoe meer kennis je over je bestanden hebt, hoe beter je de risico’s kunt bepalen, bijvoorbeeld van bestandsformaten die verouderd raken of vaak problemen geven. Vervolgens kun je tijdig maatregelen nemen om de bestanden duurzaam toegankelijk te houden, zoals migratie naar een ander bestandstype.

Meer weten over hoe het toepassen van kennisniveaus in zijn werk gaat, de geleerde lessen van de KB en haar toekomstplannen? Lees de best practice ‘Van voorkeursformaten naar kennisniveaus’.

5 best practices

Als onderdeel van het NDE-project Preserveringstools werden in 2019 Nederlandse erfgoedinstellingen gevraagd naar het gebruik van dergelijke tools. Uit de respons bleek dat het veld behoefte heeft aan praktijkverhalen: hoe gaan collega-instellingen om met het (pre-)ingest proces? Welke preserveringstools gebruiken zij? In de publicatie Preserveringstools vertellen Noord-Hollands Archief, Koninklijke Bibliotheek, Regionaal Archief Zutphen, Utrechts Archief, Tresoar en Nationaal Archief over hun ervaringen. Erfgoedinstellingen die aan de slag willen met preserveringstools, vinden hier best practices en (lees)tips.