Het collectie-informatieplan in de praktijk: Joods Cultureel Kwartier deelt zijn ervaringen

David Compagner begon in april 2025 als datamanager bij de collectieafdeling. Wat hij aantrof: een handig document, het collectie-informatieplan. ‘Voor mij was het hartstikke fijn,’ vertelt hij. ‘Ik ben verantwoordelijk voor het collectie-informatiesysteem en voor het beheer van de informatiestroom rond onze collectie. In de eerste week kon ik meteen lezen waar we staan en wat belangrijk is.’

Henrike Hövelmann, manager Collecties en Kenniscentrum, had het plan enkele maanden eerder opgesteld. Daarbij gebruikte ze de Informatieplanner, een tool die helpt bij het opstellen van zo’n plan. Ze schreef het niet alleen om een aanvraag te doen voor het Versnellenprogramma van het Netwerk Digitaal Erfgoed om over te stappen naar een NDE-compatibel collectie-informatiesysteem, benadrukt ze. ‘Maar vooral met mijn eigen organisatie in gedachten. De hoofddoelgroep is intern: je collega’s.’

Een generatiewissel vraagt om houvast

De timing klopte. De collectieafdeling veranderde flink: van de vijftien medewerkers ging in anderhalf jaar tijd meer dan de helft met pensioen, nieuwe collega’s begonnen. Ook kwam er een functie bij: die van datamanager. ‘Het maken van een collectie-informatieplan heeft me erg geholpen,’ zegt Henrike. ‘Wat gaat de datamanager doen? En wat zijn de plannen voor de komende jaren?’ Voor David lag er meteen een routekaart.

Jaarlijks bijstellen

Het collectie-informatieplan beslaat de periode 2024-2029. ‘Vijf jaar is misschien niet helemaal realistisch’, zegt Henrike. ‘Zeker als je het over digitale data hebt. De ontwikkelingen gaan zo snel.’ AI is daar een goed voorbeeld van. Wat ze anderhalf jaar geleden daarover schreef, is nu alweer voor een deel achterhaald. ‘We pakken elk jaar het collectie-informatieplan erbij en bepalen waar we de accenten leggen. Dat levert een jaarplan op.’

Onverwachte dingen gebeuren ook. Vorig jaar ging de scanner kapot. Die moest opeens vervangen worden. ‘Nu hebben we dus een prachtige scanner staan, terwijl in het collectie-informatieplan iets staat over beperkte scanfaciliteiten.’ Toch geven de grote lijnen richting.

Data opschonen

Dit jaar staat het NDE-compatibel werken centraal. Oftewel: werken volgens de standaarden van het Netwerk Digitaal Erfgoed om collectiedata goed uitwisselbaar en vindbaar te maken. David: ‘Duurzame identifiers – een blijvend webadres voor elk collectieobject – gebruiken we al sinds de livegang van onze nieuwe collectiewebsite. We zijn ook ver met het publiceren van linked open data en hebben gelijk na de livegang onze database gedeeld met WO2Net.’

Het opschonen van data heeft dit jaar prioriteit. Objectregistratie was vroeger primair voor intern gebruik. Nu doe je dat met het publiek in gedachten. David: ‘In het begin richtten we ons op een Joods publiek, maar die groep is steeds breder geworden. Dat vraagt om andere keuzes. Nederlandse en Engelse termen naast de Hebreeuwse en bijvoorbeeld een uitleg over hoe je voorwerpen gebruikt. Je moet linked open data in gedachten houden bij alle nieuwe objecten die binnenkomen en worden geregistreerd. Een objectbeschrijving komt straks op allerlei plekken te staan.’

Termennetwerk gebruiken

Ook het gebruik van het Termennetwerk is dit jaar een aandachtspunt. Henrike: ‘Het Joods Historisch Museum – nu onderdeel van het Joods Cultureel Kwartier – was destijds een early adopter. We bouwden mee aan het collectie-informatiesysteem Adlib en hadden een eigen, uitgebreide thesaurus met Judaica-termen. Daardoor was er minder behoefte om externe thesauri te gebruiken.’

Maar nu ligt die wens er wel. ‘Omdat we veel materiaal over de Tweede Wereldoorlog hebben, willen we bijvoorbeeld de WO2-thesaurus gaan inzetten.’

Tips voor collega’s

Henrike heeft verschillende tips voor het opstellen van een informatieplan. ‘De eerste: maak duidelijk waar het over gaat. Ik heb het “collectie-informatieplan” genoemd. Want je hebt zoveel soorten digitale informatie binnen een organisatie. Dit plan gaat specifiek over collectie-informatie. Dus ik heb ook een definitie toegevoegd.’

Hou de grote lijnen aan

Hou het behapbaar, is een tweede tip. Werk de werkwijze en doelen niet tot in detail uit, maar beschrijf ze in steekwoorden. ‘Het is meer een stand van zaken. Waar staan we nu? En waar willen we naartoe? De concrete uitwerking volgt in een jaarplan.’

Derde tip: praat bij het maken van het collectie-informatieplan met andere afdelingen. Wat zijn de digitale doelstellingen van de afdeling communicatie bijvoorbeeld? En hoe sluit de collectiedata daarop aan?

Leerpunten voor een volgende versie

Een volgende keer verwerkt Henrike het eigenaarschap en gebruiksrechten in het collectie-informatieplan. ‘Je geeft eigenlijk al je collectiedata weg. Hoe waarborgen we gemaakte afspraken en houden we rekening met het auteursrecht?’ Vooral bij de eigen digitale collectie zoals het Digitaal Joods Monument speelt die vraag regelmatig. Met wie willen ze informatie delen? Wat mogen mensen ermee doen? ‘Dat zijn dingen waar je een goede afweging over moet maken.’

Een overzicht van systemen

Een praktijkervaring zorgde voor nog een idee. Toen de oude collectiewebsite werd uitgefaseerd, bleken er veel koppelingen met andere websites te zijn. ‘Al die verbanden die je hebt gelegd tussen websites, daar moet je wel een overzicht van hebben.’

Dat bracht Henrike op een nieuwe aanvulling voor het collectie-informatieplan: een informatiearchitectuurkaart. Welke systemen zijn er allemaal, hoe werken die samen, waar staan ze, wie is de leverancier? ‘Die kaart neem ik nu als bijlage mee.’

Veelzijdig instrument

Zo blijkt een collectie-informatieplan meer dan een overzicht van een digitale collectie. Het helpt bij het NDE-compatibel werken, maar ook bij het uitleggen aan de organisatie welke keuzes gemaakt worden en bij het inwerken van collega’s. ‘Ik heb er bijvoorbeeld ook in opgenomen dat we als Joods Cultureel Kwartier onder de erfgoedwet vallen,’ besluit Henrike. ‘Dan weet een nieuwe collega: Ah, dan moet ik misschien even kijken wat dat met zich meebrengt.’