Van verkenning naar actie: start nu met toekomstbestendige opslag van digitaal erfgoed

Een belangrijke vraag is of een organisatie zich bewust is van het belang van duurzame toegankelijkheid van informatieobjecten. De verkenning laat zien dat dit vaak nog niet het geval is. Soms voelen medewerkers zich wel verantwoordelijk voor dit onderwerp, maar weten ze niet hoe ze het op directieniveau kunnen agenderen.

Medewerkers willen graag een concrete, overtuigende oplossing aanreiken die bovendien financieel haalbaar is. Omdat het onderwerp van duurzame toegankelijkheid tot nu toe nogal eens ‘onder de radar’ bleef, weten veel organisaties ook niet goed wat de omvang is van hun bestanden. Bovendien zijn organisaties geneigd om zonder duidelijk plan alles te digitaliseren, terwijl het zinvoller is eerst goed te bekijken of dat nodig is.

Vanuit (basis)kennis kan een organisatie betere keuzes maken voor duurzame toegankelijkheid en de bijbehorende opslagmogelijkheden. Al deze keuzes legt een organisatie vast in een plan dat past bij haar missie en visie. In dit duurzaamheidsbeleidsplan, dat ook een aanvulling kan zijn op een al bestaand collectie-informatieplan, beschrijft een organisatie op hoofdlijnen hoe zij haar informatieobjecten wil behouden voor duurzame toegang, wat ze precies wil behouden, met welk doel en voor hoe lang. Denk aan zaken als:

– Welke informatieobjecten moeten duurzaam bewaard worden en voor welke termijn?

– Hoe ga je om met selectie van materiaal of het verwijderen van digitale informatieobjecten? Bijvoorbeeld als andere organisaties die al bewaren of  beschikbaar maken?

– Welke types bestandsformaten neem je op, en welke niet?

– Wie heeft toegang tot de objecten en mag eventueel wijzigingen doorvoeren?

– Hoe ga je om met back-ups?

– Kies je voor cloudopslag bij een leverancier in het buitenland, of niet?

– Welke metadata moet je vastleggen om informatieobjecten duurzaam te kunnen bewaren?

Kleinere organisaties hebben informatieobjecten vaak opgeslagen op fysieke, niet-duurzame of verouderde dragers, zoals usb-sticks, veelal zonder precies te weten wat erop staat. Dit vormt een groot risico op informatieverlies. De gegevens op kwetsbare dragers laten zich steeds moeilijker uitlezen, de kwaliteit van de dragers neemt in de loop der jaren af of de kosten om ze raadpleegbaar te maken stijgen. Het is belangrijk dat organisaties deze overzetten, bijvoorbeeld door een disk image te maken en te zorgen voor zowel een goede back-up- als  controleprocedures. Op de TRACKS-website lees je hoe je dit aanpakt.

Op dit moment maken veel organisaties gebruik van opslagruimte die via de leverancier van het collectie-informatiesysteem wordt geregeld. Sommige van die systemen maken al gebruik van IIIF, een internationale uitwisselingsstandaard voor digitaal beeldmateriaal. Het toepassen van deze standaard maakt deel uit van de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed. Deze standaard helpt om de opslagruimte van digitaal beeldmateriaal te verkleinen, doordat het niet meer nodig is dit in diverse formaten aan te bieden. De IIIF-imageserver zorgt zelf voor de gewenste schaalgroottes. Wil je weten hoe je IIIF kunt gebruiken, bekijk dan de activiteitenpagina van het netwerk.

Daarnaast is het zinvol om de mogelijkheden van cold storage te onderzoeken. Bij deze methode slaan organisaties digitale informatieobjecten duurzaam op zonder directe toegang – vergelijkbaar met museumstukken in een depot die niet direct beschikbaar zijn. Cold storage is relatief goedkoop dankzij de schaalbaarheid; de opslagcapaciteit kan eenvoudig worden uitgebreid wanneer nodig.

Uit de interviews en het webinar bleek dat organisaties een grote behoefte hebben aan meer kennis, praktische informatie en richtlijnen voor het bewaren van digitaal erfgoed. Daarom neemt het Netwerk Digitaal Erfgoed het duurzaam toegankelijk maken van informatieobjecten op in het deskundigheidsprogramma ‘De basis voor verbonden erfgoed’. Een belangrijk deel richt zich erop om erfgoedorganisaties te helpen bij het bereiken van een basisniveau van digitale duurzaamheid, zoals in het onderstaande kader benoemd. Binnen het programma ontwikkelt het Netwerk Digitaal Erfgoed verschillende handleidingen, zoals een gids voor het toewerken naar een minimaal duurzaamheidsniveau en een instapvariant voor duurzaamheidsbeleid, naast de bestaande Wegwijzer Duurzaamheidsbeleid.

Een grote uitdaging die de meeste geïnterviewde organisaties noemen zijn de oplopende kosten voor opslag en beheer die zij niet (meer) kunnen dragen. De hoeveelheid informatieobjecten neemt gestaag toe, en daarmee ook de benodigde opslagruimte. Vooral beeld- en AV-bestanden vragen veel opslagcapaciteit, aanzienlijk meer dan bijvoorbeeld de metadata die organisaties over die foto’s of AV-bestanden vastleggen in een collectiebeheersysteem. De uitdagingen voor duurzame opslag liggen dus vooral bij dit type zwaardere bestanden.

Ook kunnen organisaties veel opslagruimte besparen door efficiëntieslagen te maken en scherpere keuzes te maken over wat zij wel en niet bewaren. Wat een organisatie al duurzaam toegankelijk heeft gemaakt, hoeft een andere organisatie niet ook nog eens op te slaan. Of denk aan het converteren van grote bestandsformaten naar gangbare, maar minder zware formaten.

Veel organisaties hebben individueel niet de middelen, mensen en technologische infrastructuur in huis om duurzame opslag goed te regelen. Wat zijn dan mogelijke oplossingsrichtingen?

Samenwerking met andere organisaties noemen organisaties veelvuldig als een mogelijke oplossing: voor gezamenlijke inkoop van opslagruimte, het delen van kennis en het verkrijgen van inzicht in elkaars collecties.

Met name de provinciale platforms, waarin kleinere organisaties kunnen werken in een multitenant systeem dat op provinciaal niveau beheerd wordt, zien organisaties als aantrekkelijke werkwijze. Het voordeel van deze samenwerkingsvorm is dat het kleine organisaties de zorg voor systeembeheer uit handen neemt, waardoor zij hun medewerkers volledig kunnen inzetten voor het inhoudelijke werk – precies waar hun kennis zit. Deelnemende organisaties betalen hiervoor wel een bijdrage.

De vragen die hierbij leven zijn: Hoe organiseer je zo’n samenwerking? Wie kan daarin het voortouw nemen? En als je al zo’n samenwerking hebt – zoals bijvoorbeeld in provinciale platformen – hoe kun je dan alsnog de kosten beheersbaar houden? Er is immers een grens aan wat deelnemende organisaties kunnen bijdragen.

Daarnaast kunnen organisaties ook kijken naar andere samenwerkingsverbanden, bijvoorbeeld op stedelijk, regionaal of landelijk niveau, of naar samenwerking per type materiaal.