Samen sterk: erfgoedorganisaties bundelen krachten voor sociale media-archivering

Geen shared services-oplossing

In totaal hebben 43 collega’s van zowel grote als kleine erfgoedorganisaties uit Nederland en Vlaanderen de enquête ingevuld. ‘Daarmee bieden de resultaten een dwarsdoorsnede van hoe het erfgoedveld over dit onderwerp denkt,’ zegt Sophie Ham, coördinator webarchivering bij de KB.

‘In eerste instantie hadden we verwacht dat de meerderheid van de respondenten zou kiezen voor een shared services-oplossing. Dit betekent dat één of twee partijen samen een tool ontwikkelen waarop andere organisaties tegen betaling kunnen aansluiten. Tot onze verrassing blijkt dat zo’n centrale oplossing niet de voorkeur heeft. Organisaties kiezen liever een eigen tool, om op die manier controle te houden over hun archiveringsproces. Hierbij worden open source-oplossingen vaak genoemd.’

Lage prioriteit binnen organisaties

Wat de organisaties ook met elkaar gemeen hebben, is de uitdaging om commitment te krijgen voor dit onderwerp binnen hun eigen directie. ‘Het belang van sociale media-archivering staat namelijk niet hoog op de agenda bij veel organisaties. Er is altijd wel een ander onderwerp dat meer aandacht vraagt.’

Weinig tot geen ervaring

Verder geeft meer dan driekwart van de respondenten aan weinig tot geen ervaring te hebben met sociale media-archivering. ‘We staan dus nog aan het begin,’ constateert Sophie. ‘Ook blijkt dat elke organisatie eigen aandachtsgebieden heeft. Sommige organisaties zijn vooral geïnteresseerd in het archiveren van Twitter, terwijl andere zich richten op Instagram of Facebook. En weer andere organisaties willen vooral weten hoe ze de sociale media van hun archiefvormers kunnen opslaan. Dit verklaart waarom een centrale oplossing niet de voorkeur heeft.’

Nog meer verschillen

Opvallend is ook dat de risicoanalyse per organisatie verschilt. Terwijl kleinere organisaties overwegen om gearchiveerde sociale media beschikbaar te stellen in hun leeszaal, willen grote instellingen eerst alle juridische en ethische kwesties goed in kaart hebben.

Daarnaast zijn er ook verschillende niveaus van technische expertise en ondersteuningsbehoeften binnen de organisaties. Sommige organisaties hebben een eigen IT’er in dienst die zelf tools voor social media-archivering kan installeren en die enkel behoefte heeft aan richtlijnen of handleidingen. Andere organisaties hebben echter weinig kennis op dit gebied en geven er de voorkeur aan om dit aan het erfgoedveld over te laten. Sowieso blijkt het aantrekken van IT’ers een uitdaging vanwege de krappe arbeidsmarkt.

Gedifferentieerde aanpak

Omdat het speelveld qua aandachtspunten sterk verdeeld is, geven de respondenten de voorkeur aan kennisdeling en samenwerking op specifieke onderwerpen. ‘Begrijpelijk gezien de omvang van het onderwerp,’ vindt Sophie. ‘Daarom beginnen we met een paar werkgroepen, zodat we kunnen focussen op concrete doelen zoals het schrijven van betere handleidingen voor de meest gebruikte open source tools, richtlijnen voor het metadateren van (collecties) sociale media en best practices voor de beschikbaarstelling van gearchiveerde social media. Na de zomer gaan we collega’s oproepen om hun expertise, training of kennis in te brengen. Het idee is om de coördinatie van de werkgroepen te laten rouleren.’

Lobbywerk ook een aandachtspunt

‘Als het gaat om lobbyen, dan blijft dat iets voor de grotere organisaties, zoals de nationale bibliotheken en archieven van Nederland en België,’ besluit Sophie. ‘Op dit gebied is nog veel werk te verrichten, want de sociale media-platformen stellen zich nauwelijks open voor archivering, en ook de wetgeving werkt op dat punt niet echt mee. Met deze werkwijze hopen we de uitdagingen op het gebied van sociale media-archivering aan te pakken.’