Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed deed een APK-keuring voor zijn digitaal erfgoed. Dit kwam eruit
Een ‘APK-keuring’ laat zien hoe de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed de Digitaal Erfgoed Referentie Architectuur (DERA) in zijn organisatie heeft doorgevoerd. Arjan de Zeeuw, directeur Kennis & Advies, deelt de bevindingen van deze DERA-scan. ‘Veel erfgoedorganisaties zullen zich hierin herkennen.’
Afbeelding: NDE, gegenereerd met AI
Dit is de DERA
De Digitaal Erfgoed Referentie Architectuur (DERA) helpt erfgoedorganisaties met richtlijnen, best practices en afspraken om digitaal erfgoed te beheren, vindbaar te maken en te bewaren. Het ministerie van OCW is eigenaar van de DERA. Om na te gaan hoe de zes nationale erfgoedorganisaties in het netwerk (KB, NA, RCE, KNAW Humanities Cluster, Beeld & Geluid en Nieuwe Instituut) de DERA toepassen, worden er DERA-scans uitgevoerd. De eerste scan vond plaats bij de RCE.
Examen of kwaliteitscontrole
‘We passen de uitgangspunten van de DERA zo goed mogelijk toe bij de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE),’ legt Arjan uit. ‘Maar we hebben een complexe IT-structuur met veel datasets en applicaties. Dus meebewegen met de DERA kost tijd voor een grote organisatie zoals de onze. Daarom wilden we weten hoe we ervoor staan.’
Voor sommige collega’s voelde de DERA-scan als een examen, maar Arjan zag het meer als een APK-keuring. ‘De scan liet ons zien wat goed gaat en wat beter kan. Het helpt ons om prioriteiten te stellen en acties te ondernemen om bijvoorbeeld de datakwaliteit te verbeteren.’
Ook helpt de scan om binnen een organisatie de neuzen dezelfde kant op te krijgen. ‘In veel erfgoedorganisaties leeft de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed bij een kleine groep mensen die er direct bij betrokken zijn. Deze scan laat zien waarom we het doen, waardoor meer medewerkers betrokken raken en begrijpen hoe het hun werk raakt.’
Dit is de DERA-scan
De DERA-scan werkt als een thermometer voor de digitale infrastructuur van een organisatie. Het geeft inzicht in de huidige en gewenste situatie en helpt bij het plannen van stappen om de doelen van de DERA te bereiken. De scan kijkt vooral naar de samenhang tussen verschillende aspecten in een organisatie, zoals de infrastructuur, applicaties en werkwijzen.
Belang van datakwaliteit
De scan toonde aan dat de RCE op vrijwel alle gebieden en uitgangspunten van de DERA goed van start is gegaan, maar dat nog geen enkel aspect volledig is doorgevoerd, zegt Arjan. ‘Een voorbeeld is de inconsistentie in schrijfwijzen binnen data en het benoemen van datasets, wat de vindbaarheid bemoeilijkt. De scan benadrukte het belang van datakwaliteit en het gebruik van thesauri en duurzame identifiers.’
Arjan was niet verrast door deze uitkomst. ‘Veel erfgoedorganisaties zullen dit herkennen. De RCE en haar voorgangers werken al meer dan 100 jaar aan monumentenzorg. Dit betekent dat het merendeel van onze data, analoog en digitaal, van voor het tijdperk komt waarin we begonnen te spreken over digitale erfgoedzorg. En dus ver voor de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed uit 2015. Er ligt dus nog werk op ons te wachten.’
Andere aanbevelingen
Uit de scan kwam ook het advies om bij linked open data de herkomst, kwaliteit en (her)gebruiksrechten van de datasets te vermelden. ‘Daar gaan we mee aan de slag, net zoals met andere aanbevelingen. In onze inkoopprocedures nemen we nu een standaardclausule op zodat opdrachten die met data of digitalisering te maken hebben altijd aan de DERA voldoen.’
Een waardevolle reis
‘Als een van de zes nationale erfgoedorganisaties in het netwerk hebben we een voorbeeldfunctie door “leading by example”,’ besluit Arjan. ‘Dit betekent niet dat alles perfect moet of kan zijn – de DERA schetst de gewenste situatie – maar wel dat we, door onze omvang en rol, bereid zijn taken op te pakken. Zo beheren we het Termennetwerk en richten we deze netwerkdienst, samen met het erfgoedveld, zo goed mogelijk in op de gebruikerswensen. We willen vooral laten zien dat de DERA een gezamenlijke, spannende en waardevolle reis is van data naar verhalen en kennis.’
Uitkomsten scans maken de DERA beter
‘Je kunt de DERA zien als een handig kennisinstrument dat we steeds beter maken,’ zegt Bram Gaakeer, senior beleidsadviseur bij OCW en voorzitter van de DERA-werkgroep. ‘We zijn begonnen met de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed. Deze strategie heeft verschillende doelen, en die hebben we omgezet naar IT-eisen voor organisaties. We baseerden ons op ervaringen uit verschillende pilotprojecten, gericht op innovatie.’
‘Deze projecten gaven niet altijd een goed beeld van het dagelijkse werk in een erfgoedorganisatie. Daarom hebben we besloten een DERA-scan te doen op de architectuur van de hele organisatie. Hierbij kijken we hoe infrastructuur, applicaties en werkwijzen in een organisatie samenhangen. De scans doen we bij de zes nationale erfgoedorganisaties in het netwerk.’
‘Met de resultaten vullen we de DERA aan. Tegelijkertijd helpen deze scans de zes nationale erfgoedorganisaties om andere instellingen in hun eigen sector te ondersteunen. Ze kunnen zo het goede voorbeeld geven door hun eigen werk op orde te hebben.’
Op de hoogte blijven?
Gerelateerd nieuws
