Informatieplanner

Duurzaam bewaren van je informatie-objecten gaat niet vanzelf. Als organisatie moet je passende maatregelen nemen om de veiligheid van je informatie te waarborgen. Het is belangrijk hierover na te denken en een plan te maken. Tips hiervoor vind je in de Wegwijzer digitaal erfgoed.

Wat is je visie op bewaren?

Stel dat de missie van je organisatie is: het stimuleren en doorgeven van kennis van de geschiedenis, cultuur en archeologie van je dorp of streek. Dan is het belangrijk om je digitale collecties ook voor toekomstige gebruikers te bewaren, zoals bijvoorbeeld de gedigitaliseerde fotocollectie van de lokale fotograaf. Een concreet doel in je beleid kan dan zijn: we zorgen voor het veilig bewaren en leesbaar houden van de digitale fotocollectie voor minimaal tien jaar.

Welke doelen je stelt, hangt af van het niveau waar je naar streeft. Het minimale niveau dat je nodig hebt om je collectie veilig op te slaan, staat beschreven in de Wegwijzer digitaal erfgoed. Blijf je daar onder, dan loop je een groot risico op informatieverlies.

Sommige organisaties moeten voldoen aan wetgeving of hebben complexe informatieobjecten in huis, zoals digitale kunst, die ze willen bewaren. Dan zijn de minimale maatregelen niet voldoende. Streef je naar een hoger niveau van duurzame toegankelijkheid? Of wil je je kennis over duurzaam bewaren verdiepen? Maak dan ook gebruik van de Wegwijzer duurzaamheidsbeleid of andere tools en kennis van collega’s.

Natuurlijk wil je dat alle informatie die nodig is voor je interne collectiebeheer op orde is. Daarnaast stellen de meeste organisaties collectie-informatie ook voor externe gebruikers beschikbaar. Kiest jouw organisatie hier ook voor, dan is het belangrijk dat de online bezoeker jouw collectie goed kan vinden en gebruiken. Tips hiervoor vind je in de Wegwijzer digitaal erfgoed.

Wat is je visie op beschrijven?

Welke gegevens je bij welke objecten wilt opnemen, bepaal je altijd in samenhang met je collectiebeleid. Bedenk wat je als organisatie wilt bereiken en voor wie. Wat zijn dan de verbeteringen die je de komende periode gaat aanbrengen in je collectiebeschrijvingen?

Is het beleid van jouw organisatie bijvoorbeeld om bij te dragen aan de historische kennis over jouw regio ten tijde van de Tweede Wereldoorlog? Dan is het belangrijk om in de beschrijving van je objecten termen te gebruiken uit de WOII-Thesaurus van het NIOD en WO2-net.

Wat je minimaal moet doen om je collectie online goed toegankelijk te maken vind je in de Wegwijzer digitaal erfgoed.

Heb je er als organisatie voor gekozen om je collectie, of delen daarvan, online beschikbaar te stellen? Gebruik dan vaste webadressen (PID’s en URI’s).

In de Wegwijzer digitaal erfgoed vind je alle tips om hiermee aan de slag te gaan. Hier lees je ook wat PID’s en URI’s precies zijn. En waarom het belangrijk is om die te gebruiken voor het verbinden van collectie-informatie. Beschrijf het belang van het duurzaam verbinden van digitaal erfgoed in je informatiebeleid. En welke rol PID’s en URI’s in jouw organisatie daarin spelen. Bedenk ook wat je hiervoor nodig hebt aan kennis, (bescheiden) budget en menskracht.

Ga na hoe ver je al bent en wat je wilt verbeteren en noteer dat in het informatieplan.

Wanneer je als organisatie besloten hebt je collectie, of delen daarvan, ook online beschikbaar te stellen, dan is het belangrijk om de stappen die je daarvoor moet zetten vast te leggen in je informatieplan. Tips hiervoor vind je in de Wegwijzer digitaal erfgoed.

Wanneer je gebruik maakt van een NDE-compatibel collectie-informatiesysteem zijn de stappen die nodig zijn voor het verspreiden van je collectiedata al voorzien in dit systeem.

Heb je nog niet de beschikking over zo’n systeem? Leg dan in je informatieplan vast hoe je de stappen alsnog kunt zetten.

Je collectie-informatie beschikbaar maken in samenhang met andere collecties is voor gebruikers heel waardevol. Het stelt hen in staat om over grenzen van organisaties heen naar collectie-informatie te zoeken. Denk aan platforms als Oorlogsbronnen, Collectie Nederland, Modemuze, maar ook aan provinciale platforms zoals Brabants Erfgoed of Noorderstruun.

Wat is je visie op het gebruik van je collectie-informatie?

In welke context je als organisatie je collectie-informatie online wilt tonen hangt natuurlijk samen met het collectiebeleid. Wat past bij het doel van je organisatie? Welke doelgroepen wil je bereiken? En wat wil je dat deze gebruikers met je collectie-informatie doen?

In aansluiting op de doelen van je organisatie bepaal je op welke collectieve platforms je je collectie-informatie wilt tonen. Wil je (daarnaast) zelf een online publiekstoepassing ontwikkelen, bijvoorbeeld een app of een game waarin meerdere collecties samenkomen? Dat kan natuurlijk ook.

Bij online presenteren is het belangrijk dat website, platform of app zo zijn ingericht dat gebruikers er goed hun weg in vinden. Denk na over het type gebruik dat je voor ogen hebt. Wil je dat gebruikers spelenderwijs kunnen ontdekken, of juist heel gericht kunnen zoeken? Of wil je dat gebruikers zelf aan de slag gaan met jouw collectie, bijvoorbeeld door informatie toe te voegen?

Al die verschillende typen gebruik vragen om een andere inrichting van je publiekstoepassing. Hoe je de gebruiker het best bedient, lees je bij Zichtbaar.

Leg in je informatieplan vast welke keuzes je gemaakt hebt en hoe je daarmee aan de slag gaat.