Wil je je collectie kranten en tijdschriften online brengen? Het nationale koepelcontract periodieken gaat dit vergemakkelijken

Goed nieuws voor erfgoedorganisaties met kranten, tijdschriften, jaarboeken en andere seriematige publicaties in hun collectie: het koepelcontract maakt het makkelijker om dit materiaal online te zetten. ‘De publicaties moeten wel minimaal tien jaar oud zijn en niet meer in de handel,’ zegt Annemarie Beunen, juridisch adviseur bij de KB. ‘Naast gedigitaliseerd materiaal valt ook born-digital materiaal onder dit koepelcontract.’

Begin nu al met voorbereidend werk

Hoewel het koepelcontract nu is getekend, gaat het pas op 1 januari volgend jaar in. ‘Maar als organisatie kun je je nu al voorbereiden. Elke publicatie registreer je namelijk bij het intellectuele eigendomsbureau van de Europese Unie (EUIPO). Daarna moet je zes maanden wachten tot je de periodieken online mag zetten, zodat rechthebbenden tijd hebben om bezwaar te maken. En dat bezwaar kan ook na die periode nog ingediend worden,’ legt Annemarie uit.

‘Als je dus snel begint, kun je misschien al in januari – zodra het koepelcontract officieel van start gaat – je materiaal aan je publiek presenteren. Voorwaarde is dan wel dat je op 1 januari toetreedt, maar het kan daarna ook nog. Wel moeten erfgoedinstellingen die al periodieken online hebben (met of zonder contract met een centrale beheersorganisatie) binnen één jaar na 1 januari 2025 toetreden.’

Hoe treed je toe

Om toe te treden, onderteken je als organisatie een toetredingsformulier voor het koepelcontract met de collectieve beheersorganisaties Lira en Pictoright; Lira vertegenwoordigt de auteurs en Pictoright de beeldmakers. ‘Doordat de KB alle kosten voor dit koepelcontract op zich neemt, hopen we dat veel partijen zich aansluiten.’

Daarnaast onderteken je een bilateraal contract met de KB. ‘Hierin staat hoe je publicaties bij de EUIPO aanmeldt. Ook wordt duidelijk hoe de opt-out procedure werkt, want rechthebbenden hebben altijd het recht om te vragen of je een werk offline haalt,’ vervolgt Annemarie.

Najaarscampagne

Annemarie verwacht dat dit koepelcontract de deuren opent voor bijvoorbeeld universiteitsbibliotheken met vakpublicaties en archieven met regionale kranten. ‘Om iedereen hiervan op de hoogte te brengen, starten we in het najaar van 2024 een campagne. Zo kunnen zoveel mogelijk organisaties van dit nationale koepelcontract voor periodieken profiteren.’