Uit het netwerk: Hoe Erfgoed Leiden en Omstreken het CoreTrustSeal-certificaat haalde voor zijn e-depot
‘Je hoeft niet altijd zelf het wiel uit te vinden,’ zegt Esther Monteiro Snepvangers. ‘In het netwerk vind je genoeg kennis en tools.’
Esther Monteiro Snepvangers
Als overheidsorganisaties contact opnemen, komt vaak de vraag: is jullie e-depot gecertificeerd? ‘Logisch, want je wilt weten dat je digitale archief goed wordt beheerd,’ zegt Esther Monteiro Snepvangers, projectleider e-depot bij Erfgoed Leiden en Omstreken. ‘Daar kunnen we nu dus “ja” op antwoorden.’
Met het CoreTrustSeal-certificaat mag het e-depot zich drie jaar lang een betrouwbare digitale opslagplaats noemen. Maar betrouwbaar was het natuurlijk al. ‘Toch hebben de voorbereidingen ons zeker geholpen bij het professionaliseren. Je komt dingen tegen waarvan je realiseert: o ja, daar had ik nog niet over nagedacht.’
Leerproces
‘Neem de risico’s voor het e-depot en welke maatregelen je kunt nemen. Die kennis zat al in onze hoofden, maar hadden we nooit officieel op papier gezet.’
Het preserveringsbeleid is zo’n voorbeeld is. Hoe bewaar je collecties toekomstbestendig? Allerlei processen en handleidingen kregen een update, zoals de aanlevervoorwaarden voor het e-depot en de handleiding voor overbrenging van digitale archieven.
Handige tools
‘De Wegwijzer Duurzaamheidsbeleid was echt heel erg handig om te bepalen wat er in zo’n beleid hoort te staan. Ook heb ik bij andere instellingen gekeken hoe zij het hebben aangepakt. Dat is allemaal in de wegwijzer te vinden.’
Het NDE-netwerk Certificering bood eveneens veel houvast. Denk aan de Nederlandse vertalingen van de eisen en toelichtingen over wat er precies van je verwacht wordt. Ook heeft Monteiro Snepvangers gesproken met netwerkcollega’s van het Nationaal Archief en Regionaal Archief Zutphen over hun ervaringen.
‘Aan het begin hebben we het Scoremodel Digitale Duurzaamheid ingevuld. Dit model geeft richtlijnen over onderwerpen waar je extra op kunt focussen. Dat werkte heel goed.’
Tijd en energie
‘De voornaamste uitdaging was de hoeveelheid werk. Vanwege mijn zwangerschapsverlof in 2022 heeft het een tijdje stilgelegen. Toen ik terugkwam waren verschillende eisen gewijzigd, dus dan moet je weer wat aanpassen.’
Twee collega’s hebben meegeschreven aan het preserveringsbeleid en continuïteitsbeleid. Dat laatste zorgt ervoor dat de digitale opslagplaats en de toegankelijkheid van data ook op lange termijn gewaarborgd blijven.
‘De grootste bulk lag bij mij. Dat komt boven op je reguliere werk, dus reserveer er echt tijd voor. En doe het in ieder geval met z’n tweeën.’
Extra eis?
Eén eis miste Monteiro Snepvangers. ‘Ik zou het een goede zaak vinden als CoreTrustSeal ook vraagt hoe organisaties omgaan met duurzaamheid. Niet alleen denken over hoe we gegevens veilig opslaan, maar ook hoe we dat doen met oog voor het milieu.’
Erfgoed Leiden heeft op dit gebied veel stappen gezet en zou op zo’n eis al een antwoord kunnen geven. ‘Deze eis zou andere organisaties kunnen inspireren.’
Aan de slag met PID’s
Over persistent identifiers (PID’s) had Monteiro Snepvangers nog nooit zo diep nagedacht. ‘Er zitten namelijk wel unieke identificatienummers in het e-depot, en aanvankelijk leek dat genoeg. Maar voor je bezoekers is dat natuurlijk niet voldoende. Stel dat de URL van je bezoekersportaal verandert, dan hebben ze aan die interne nummers niets meer. Een PID biedt uitkomst: een permanent nummer dat altijd blijft werken, ook als je van platform verandert of je URL wijzigt.’
Met de PIDwijzer van het Netwerk Digitaal Erfgoed ging ze na welk type persistent identifiers het beste paste. De keuze viel op Handle. Na advies van expert Remco van Veenendaal (Nationaal Archief) over het aanmaken en beheren van persistent identifiers, ging ze op zoek naar een partij die een tool kon ontwikkelen. Dat werd Van Kaliber.
Die tool, PIDmanager, maakt persistent identifiers aan in het e-depot en op een Handle server en beheert ze. Daarnaast werkte Erfgoed Leiden en Omstreken samen met Van Kaliber aan de ontwikkeling van Bitstop: een pre-ingest tool die nieuwe digitale archieven klaarmaakt voor opname in het e-depot. ‘Dit was een lang gekoesterde wens.’
