Met Omeka S luidt Tresoar een nieuw tijdperk in voor digitale collecties

Reem Weda: ‘Er was een specifieke aanleiding om met Omeka S aan de slag te gaan. Samen met de Universiteitsbibliotheek van Maastricht en de Universitaire Bibliotheken Leiden hebben we deelgenomen aan de programmalijn “Verbonden digitaal erfgoed van bibliotheken” van Stichting Pica. Tijdens een pilot konden we ervaring opdoen met het gebruik van Omeka S.’

‘We hebben het gedigitaliseerde materiaal van het Archief Theun de Vries tweetalig ingevoerd in dit nieuwe collectiebeheersysteem. Zo hebben de items zowel Friese als Nederlandse beschrijvingen gekregen. Dankzij het gebruik van Omeka S en de functionaliteit voor linked open data is ons materiaal over deze schrijver, samen met dat van andere organisaties, samengebracht in het aan hem gewijde auteursportaal op literatuurarchief.nl.’

Installatie uitbesteed

‘Omeka S kun je als open source software zelf installeren, maar vanwege praktische redenen en onze behoefte aan snelle technische ondersteuning indien nodig, hebben we gekozen voor een gehoste versie via de Amerikaanse organisatie achter Omeka S. Dit heeft niet alleen tijd bespaard, maar we hebben ook 100 gigabyte aan cloudopslagruimte gekregen. Toen de nieuwe Omeka S-module voor het Termennetwerk beschikbaar was, hoefden we alleen maar een mailtje te sturen, en binnen korte tijd was de module geïmplementeerd in ons systeem.’

Andere collectiebeheersystemen blijven in gebruik

‘Hoewel we nu gebruikmaken van Omeka S, betekent dit niet dat we afscheid hebben genomen van onze bestaande systemen, namelijk MAIS-Flexis voor het registreren van onze archiefobjecten en van WorldCat voor het vastleggen van onze bibliotheekcollectie. Op dit moment zijn we nog niet zover dat we alle benodigde functionaliteit in Omeka-S kunnen faciliteren. Denk bijvoorbeeld aan standplaatsbeheer, uitleenverkeer of restauratiedocumentatie. In dat geval moet je Omeka S zodanig uitbreiden dat het zijn doel voorbijschiet.’

‘Het is mijn mening dat je in dat geval beter kunt kiezen voor een van de systemen waarin deze functionaliteiten standaard zijn opgenomen. Desalniettemin kan Omeka S wel een waardevolle rol spelen naast deze systemen, omdat het vooral gericht is op de publicatie van collecties en daarvoor allerlei mogelijkheden biedt in de vorm van vrij beschikbare modules.’

Linked open data publiceren

‘Omeka S is geschikt voor allerlei soorten objecten, van audiocollecties, foto’s tot pdf’s van gescande boeken. Net als bij de bekende collectiebeheersystemen kun je bij het invoeren van een boek via het Termennetwerk bijvoorbeeld een auteursnaam selecteren uit de Nederlandse Thesaurus van Auteursnamen. Door de link te leggen tussen het boek en de auteursnaam in de termenbron krijg je linked data. Hoewel dit klinkt als business as usual, werkt het aan de achterkant van Omeka S net even anders.’

‘Evenals in de bekende collectiebeheersystemen heb je bijvoorbeeld het veld “naam” waarin je de auteursnaam plaatst. Ook zaken als boektitel, uitgever en verschijningsdatum hebben elk een eigen veld. Op die manier maak je een informatiemodel van een object, in dit geval een boek.’

‘Maar in Omeka S kies je daarnaast voor een op linked data gebaseerde beschrijvingsstandaard waar deze velden aan gekoppeld zijn. Hierbij kun je denken aan een standaardmodel zoals het generieke model Schema.org of het domeinspecifieke model Records in Context, gericht op archieven. Doordat je vanuit zo’n model steeds linkt naar termenlijsten, zoals de eerder genoemde Nederlandse Thesaurus van Auteursnamen, wordt de informatie meteen als linked data opgeslagen en als zodanig beschikbaar gesteld. Het publiceren van je linked data is dan ook een standaard onderdeel van Omeka S en wordt verder ondersteund door de nieuwe linked data-module van het NDE.’

Verdere plannen

‘De ervaring die we hebben opgedaan tijdens de pilot voor “Verbonden digitaal erfgoed van bibliotheken” is zeer positief. We waren al geruime tijd op zoek naar een applicatie waarmee we diverse collecties op een moderne manier aan het publiek kunnen presenteren. Dit is voor ons reden om Omeka S ook voor andere collecties te gaan gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan de beeldcollecties, zoals het Fries Fotoarchief, het Kaartenkabinet en andere collecties die interessant zijn voor het publiek maar moeilijk via de bestaande kanalen onder de aandacht gebracht kunnen worden.’

‘Daarnaast overwegen we een termenbron met Friese personen en onderwerpen op te zetten in Omeka S. We willen de kennis die we hebben opgedaan met Omeka S breed gaan inzetten en voortdurend uitbreiden.’