Dit leerde Tresoar van de cursus Leren Preserveren

‘Ik wilde graag het totaalplaatje hebben rondom het vraagstuk digitale duurzaamheid,’ verklaart Tjalda Postma, adviseur digitale informatievoorziening, haar deelname aan de cursus. ‘Dat is niet alleen handig voor de invulling van mijn functie, maar ook voor hoe we omgaan met de ontwikkelingen binnen Tresoar. We hebben onlangs bijvoorbeeld een e-depot aangeschaft en zijn bezig onze producten- en dienstencatalogus verder vorm te geven zodat we digitaal duurzame opslag kunnen bieden. Uiteindelijk krijgt iedereen binnen Tresoar, direct of indirect, met deze ontwikkelingen te maken. En dan is het fijn als je een manier kunt vinden om ze uit te kunnen leggen. De cursus Leren Preserveren helpt daarbij.’

Onderwerp leeft

Alle veertien cursisten werken op de afdeling Collecties van Tresoar. ‘Ook al hebben ze niet allemaal met digitale (of fysieke) preservering te maken, met de cursus willen we een gezamenlijke stap zetten in het duurzaamheidsbeleid,’ zegt teamleider Aly de Boer, die zelf ook meedeed.

In een adem door vertelt ze dat het onderwerp breder leeft in de organisatie dan ze eerst dacht. ‘In de gesprekken tijdens de cursus werden ook de zorgen besproken over duurzaam bewaren: hoe doe je dat in de praktijk? We kregen begrip voor elkaars rol binnen de organisatie en het mooie was de motivatie om samen uitvoering te geven aan de te nemen stappen, ook al zit het niet gelijk in ieders takenpakket. Dat is een mooi vertrekpunt.’

Samen doen

‘Wat me echt heeft verrast?’ zegt Tjalda desgevraagd. ‘Hoe goed het is om de cursus samen met collega’s te doen! En om vanuit verschillende perspectieven en functies te praten over duurzaamheidsbeleid. Er blijkt al heel veel kennis binnen ons team te zijn.’

‘Die inzichten vanuit verschillende rollen zijn heel leerzaam geweest,’ beaamt Aly. ‘Zo hebben we met elkaar alvast stappen gezet om het informatiebeleidsplan te updaten. Dit is tegelijk voor de nieuwe collega’s een mooie manier om inzicht te krijgen in de huidige situatie.’

Nieuwe inzichten

Alle cursisten deden ieder met de cursus Leren Preserveren nieuwe inzichten op. Voor Mirjam Agterberg, specialist metadatabeheer en materiedeskundige metadata, was het bijvoorbeeld een eye-opener om te horen dat bestandsformaten en metadata een belangrijke rol spelen bij het opstellen van duurzaamheidsbeleid. Ook de presentatie over e-mailarchivering vond ze interessant. ‘Ik had niet eerder beseft dat ook e-mailberichten als belangrijke documenten in onze organisatie worden gearchiveerd.’

‘Het was een leuk en leerzaam,’ vat Ids de Jong, medewerker informatie en presentatie, de cursus samen. ‘Ik heb veel meer inzicht gekregen in het hele proces van preserveren.’

Vervolgstap

‘Afspraken op het gebied van duurzaamheidsbeleid zijn soms nog te versnipperd per team of afdeling, waardoor ze niet bij iedereen bekend zijn,’ zegt Aly. ‘Daar brengen we verandering in door onze keuzes voortaan centraal vast te leggen in het nieuwe informatiebeleidsplan dat we naar aanleiding van de cursus nu maken. Op die manier kan iedereen in de organisatie ernaar handelen.’