Datasetregister

Via je collectie-informatiesysteem
De makkelijkste manier is via je collectie-informatiesysteem. Vraag je leverancier of dit wordt ondersteund.

Handmatig
Heb je geen collectie-informatiesysteem of ondersteunt je systeem het maken van een datasetbeschrijving nog niet? Dan maak je de datasetbeschrijving via het online invulformulier op de website van het Datasetregister.

Een of meer datasetbeschrijvingen
Je bepaalt zelf hoe je je dataset afbakent en hoeveel datasetbeschrijvingen je publiceert. Je kunt kiezen voor een overkoepelende beschrijving van je hele collectie, een aparte datasetbeschrijving per deelcollectie, of een combinatie van beide.

De beste keuze hangt niet af van je systeem, maar van hoe je dataset gebruikt wordt. Denk na over de wensen van hergebruikers, of er inhoudelijke verschillen in je collectie bestaan en of er verschillende licenties van toepassing zijn. Kies een structuur die aansluit bij hoe gebruikers je collectie zoeken. Datasets mogen elkaar overigens gerust deels overlappen.

Een licentie bepaalt onder welke voorwaarden de metadata in je dataset mag worden hergebruikt. Let op: dit gaat dus niet over de rechten op individuele collectieobjecten. Het opgeven van een licentie is verplicht. Gebruik altijd het officiële webadres van de licentie, bijvoorbeeld https://creativecommons.org/publicdomain/zero/1.0/.

Open publicatie is het uitgangspunt. CC0 is de aanbevolen licentie want die biedt maximale herbruikbaarheid en brede toepasbaarheid. Kies alleen een andere licentie als juridische of privacyredenen dat noodzakelijk maken. Publiceer altijd een datasetbeschrijving, zodat zichtbaar is dat de dataset bestaat en onder voorwaarden die toegankelijk is.

Een heldere titel en beschrijving zorgen dat gebruikers en zoekmachines direct begrijpen waar je dataset over gaat. Kies een korte, duidelijke titel met minimaal twee inhoudelijke kenmerken, zoals onderwerp, type materiaal, locatie of periode. Overbodige informatie maakt de titel alleen maar langer zonder dat het iets toevoegt. De naam van je erfgoedinstelling hoeft er bijvoorbeeld niet in.

Voor de beschrijving geldt: een paar zinnen over de inhoud, objecttypen, tijdsafbakening en eventuele bijzonderheden is genoeg. Gebruik begrijpelijke taal, schrijf afkortingen voluit en houd de toon feitelijk en neutraal.

Om je datasetbeschrijving(en) op te nemen in het Datasetregister, publiceer je deze op een vast webadres, ook wel de registratie-URL genoemd. Dit kan op twee manieren.

Via je collectie-informatiesysteem
Veel collectie-informatiesystemen kunnen een datasetbeschrijving publiceren. Het systeem maakt dan zelf een registratie-URL waarop de beschrijving online beschikbaar is.

Op een andere plek online
Je kunt de datasetbeschrijving ook ergens anders publiceren, bijvoorbeeld op de website van je erfgoedinstelling. Zolang de datasetbeschrijving via een publieke URL bereikbaar is, kan het Datasetregister deze ophalen.

Een datasetbeschrijving wordt alleen opgenomen in het Datasetregister als:

• de datasetbeschrijving voldoet aan de technische eisen van het Datasetregister;
• de domeinnaam voorkomt op de lijst met toegestane domeinnamen.

Voer daarom vooraf een validatiecheck uit. Zo weet je zeker dat alles klopt voordat je de datasetbeschrijving aanmeldt.

In de meeste gevallen regelt een collectie-informatiesysteem de aanmelding van een datasetbeschrijving bij het Datasetregister automatisch. Ondersteunt jouw systeem dit nog niet, of gebruik je geen collectie-informatiesysteem? Dan meld je de datasetbeschrijving handmatig aan via deze pagina op de website van het Datasetregister.

Na een succesvolle aanmelding leest het Datasetregister de datasetbeschrijving automatisch in binnen 24 uur. Daarna verschijnt ze in het register.

Pas je een datasetbeschrijving aan, dan hoef je niets opnieuw aan te melden. Het Datasetregister controleert elke 24 uur of er wijzigingen zijn en verwerkt deze automatisch. Je datasetbeschrijving blijft zo altijd up-to-date.