Uit het netwerk: Ine de Win en Huub Vilé werken aan een masterplan voor Gelders erfgoed
Een nieuw collectie-informatiesysteem, een Gelderse thesaurus en een nieuw platform: digitaal-erfgoed-coaches Ine de Win en Huub Vilé hebben het er druk mee.
Huub Vilé en Ine de Win
Ine de Win en Huub Vilé begeleiden vanuit Erfgoed Gelderland zestig erfgoedorganisaties die zijn aangesloten bij CollectieGelderland. Sinds mei stappen de organisaties gefaseerd over naar een nieuw gemeenschappelijk collectie-informatiesysteem. Het informatiesysteem voldoet aan de landelijke standaarden, opgesteld vanuit het Netwerk Digitaal Erfgoed.
In een interview vertellen ze over de omzetting en twee andere projecten die parallel lopen. Plus: hoe dit ‘masterplan’ Gelders erfgoed beter op de kaart gaat zetten.
Migratie naar nieuw systeem
‘De migratie naar het nieuwe collectie-informatiesysteem is ons grootste project,’ vertelt Huub. ‘We zijn in mei begonnen, en het loopt door tot eind van het jaar,’ vult Ine aan. Per organisatie inventariseren ze welke data er is en hoe die naar het nieuwe collectie-informatiesysteem kan worden overgezet.
Laaghangend fruit pakken ze meteen mee, zoals het corrigeren van hoofdletters, komma’s en punten. Zaken die meer inhoudelijke afwegingen vragen, laten ze rusten.
Denk bijvoorbeeld aan de keuze welke objectcategorieën worden gebruikt. ‘Zo zien we vaak in eenzelfde dataset zowel de term boeken als publicaties staan. Dit wil je het liefst standaardiseren,’ zegt Ine. ‘Met zestig organisaties is daar simpelweg geen tijd voor. Bovendien willen we zo kort mogelijk twee informatiesystemen in de lucht houden.’
Het goede nieuws: in de inventarisatie die ze maken voor de overzetting, noteren ze welke punten op het gebied van datakwaliteit in 2027 aan de beurt kunnen komen.
‘We zien het als een nulmeting: hoe staat de data van CollectieGelderland er nu voor? Zo hebben we al geconstateerd dat veel organisaties de auteursrechtenstatus van hun objecten nog in beeld moeten brengen.’
Drie websites worden één
Naast de migratie werken ze aan een tweede, omvangrijk project: het samenvoegen van CollectieGelderland, MijnGelderland en Verhaal van Gelderland. Het nieuwe platform gaat verder als Verhaal van Gelderland.
Het huidige aanbod is versnipperd, zegt Ine. ‘CollectieGelderland is een beeldbank, MijnGelderland een verhalenbank. En het huidige Verhaal van Gelderland vertelt de geschiedenis van de provincie, met behalve een website ook bijbehorende publicaties.’
‘Het nieuwe platform gaat veel meer mogelijkheden bieden dankzij het gebruik van linked open data,’ vertelt Huub. ‘Als een organisatie in het oude collectie-informatiesysteem koppelingen maakte met het Termennetwerk, zag je aan de voorkant nog geen effect. Straks is die meerwaarde zichtbaar doordat objecten met elkaar verbonden kunnen worden.’
Gelderse Thesaurus in ontwikkeling
Het derde project is de ontwikkeling van de Gelderse Thesaurus, samen met erfgoedorganisatie Rozet in Arnhem. ‘Rozet heeft een trefwoordenlijst die we als basis gebruiken,’ vertelt Huub.
‘De oorsprong van de trefwoordenlijst ligt in de bibliotheekcatalogus. We ontwikkelen dit door om ook erfgoedcollecties en verhalen beter te kunnen beschrijven en verbinden. Dat vraagt om aanvullingen.’
De bedoeling is dat de thesaurus komend najaar in een eerste versie in het Termennetwerk beschikbaar komt. Ook denken ze na over het beheer van de thesaurus. Huub: ‘Dat wordt vaak in PoolParty gedaan. We gaan kijken of dat in het nieuwe collectie-informatiesysteem kan.’
Samen lukt het
Deze drie projecten voeren Ine en Huub niet alleen uit. Bij de migratie zijn meerdere collega’s van Erfgoed Gelderland betrokken, zoals Lotte Savelsberg. Bij het samenvoegen van de drie websites werken ze samen met twee externe bureaus.
‘Daarnaast denken collega’s vanuit educatie, techniek en digitale media mee,’ zegt Ine. ‘En Anna van Velzen, die eerder werkte aan de Agrarische Thesaurus, is nu ook voor de Gelderse Thesaurus aan de slag gegaan.’
De directie heeft vertrouwen in deze aanpak. ‘Het is een grote investering in uren,’ zegt Huub. ‘Maar alles komt nu samen: met een NDE-compatibel collectie-informatiesysteem en de Gelderse thesaurus kunnen erfgoedorganisaties straks linked data maken en op het nieuwe platform kunnen ze daar nieuwe verhalen mee vertellen.’ Ine: ‘Organisaties merken straks dat hun werk loont.’
