Podcast Paulus en De Nijs op reis: Zo maakt Erfgoed Leiden en Omstreken digitaal erfgoed groener

Kirsten: Goedemorgen.

Man op een terras: Goedemorgen. Wij liggen daar en wij roeien hier altijd heen. Dit is ons stamcafé.

Kirsten: Veel plezier dan.

Man op een terras: Ja, jullie ook.

Kirsten: Bedankt, hetzelfde.

Kirsten: Ja, Ronald, het is een mooie dag om te roeien, maar ook een mooie dag om een podcast op te nemen. Hier in Leiden.

Ronald: Zeker.

Kirsten: We maken al een aantal jaren deze podcastserie over het digitaliseren in het erfgoed. En we hangen altijd alleen maar de vlag uit, want het gaat gewoon supergoed met dat digitaliseren.

Ronald: Zeker, zeker. Maar ja, het heeft ook wel een impact op het milieu. Sta je er wel eens bij stil?

Kirsten: Nee, ik denk daar dus echt niet over na.

Ronald: Elk bestand dat wordt opgeslagen kost energie. En denk ook aan onze hardware. Om dat te maken zijn grondstoffen nodig, het kost water. Dus aan de ene kant brengt digitalisering erfgoed echt aanzienlijk verder. En aan de andere kant willen we ook een wereld met een toekomst hebben…

Kirsten: …voor je eigen kinderen ook. Best dubbel dit, want door het digitaliseren maken erfgoed en wij allen een stap. Maar het heeft ook een enorme impact.

Ronald: En daarom zijn we dus in Leiden vandaag. Want Erfgoed Leiden en Omstreken heeft onderzoek gedaan naar hoe zij hun impact kunnen verminderen.

Kirsten: Dus die digitaliseringsimpact, daar gaan we vandaag achteraan. Esther Monteiro-Snepvangers is projectleider van het e-depot van Erfgoed Leiden en Omstreken. Die is er, hè?

Ronald: Ja, die is er. En we hebben als tweede gast Tineke van Heijst. Zij is directeur van VHIC. En zij is green tech watcher; zij schrijft blogs over de impact van de voortschrijdende digitalisering.
En wat je daar als erfgoedorganisatie aan kunt doen. Esther past het natuurlijk toe in de praktijk.

Kirsten: Dit moet het zijn, toch?

Ronald: Ja, dit is het. Prachtig, hier aan het water. Hé, daar staan onze gasten al. Hallo, hallo.

Esther: Hoi, ik ben Esther.

Tineke: Hoi, ik ben Tineke.

Kirsten: Wat een mooie dag, dames, hebben jullie uitgezocht, toch?

Tineke: Ja, we hebben een prachtige dag uitgezocht. Maar ook wel een beetje een dag die tekent waar we vandaag voor bij elkaar zijn. Want het is een graadje of 28. Terwijl het normaal gesproken begin mei tussen de 16 en 19 graden is. En dat is precies het probleem: de opwarming van de aarde.

Kirsten: Dat is precies waar we het vandaag over hebben, hè? Dus die impact van digitalisering op het klimaat.

Tineke: Die is fors en dat onderschatten mensen. Op dit moment zie je dat de impact van de IT net zo groot is als die van de commerciële luchtvaart. Wat je bij commerciële luchtvaart ziet, is dat mensen vliegschaamte hebben. Maar eigenlijk heeft niemand digischaamte.

Esther: Papiertjes, als je daar een stapel van hebt liggen, denk je: weg ermee! Maar opslag in de cloud, wat gewoon een heel stom woord is, dan denken mensen: nou, dat verdwijnt ergens in de wolkjes. Maar het zijn eigenlijk gigantische datacentra die staan te draaien.

Tineke: En het zijn fabrieken, hè, ze produceren eigenlijk ook wolken. Want de energie die er gebruikt wordt, leidt tot CO2-uitstoot. En die CO2-deken over de aarde heen, die zorgt voor de opwarming van het klimaat.

Ronald: We hebben het natuurlijk over het erfgoedveld. Is daar het kwartje gevallen?

Tineke: Het kwartje is nog niet helemaal gevallen. We hebben echt wel te maken met dat we nog steeds heel veel aan het werken zijn aan bewustzijn. Langzaam acties aan het uitzetten zijn. En we hebben het genoegen dat we een van de pioniers onder ons hebben die hiernaar kijkt.

Esther: Komt even een fiets langs. Nee, we staan helemaal niet goed. Maar dat maakt niet uit.

Kirsten: We staan voor jullie gebouw, van Erfgoed Leiden, de deur is dicht.

Esther: We zijn aan het renoveren. Onze installaties waren aan vernieuwing toe en de publieksfunctie ook. Maar we gaan ook flink verduurzamen. We krijgen warmtepompen, zonnepanelen, dubbele beglazing waar we dat nog niet hadden, extra isolatie, LED-verlichting. En we gaan ook werken aan het klimaat in de kantoorruimtes. Want uit een onderzoek is gebleken dat dat meer energie vraagt dan het koel houden van de depots.

Kirsten: Dus jullie zitten zelf aan die radiatoren te handelen?

Esther: We zitten er zelf lekker aan te draaien. Daar ben ik ook wel schuldig aan. Raampjes gaan natuurlijk open en dicht.

Kirsten: Dit heeft de toon al gezet. Want deze podcast gaat nou precies daarover. Over die bewustwording van wat je digitale impact, je footprint eigenlijk is. Maar we gaan voornamelijk bij jullie inzoomen hier bij Erfgoed Leiden. Hoe gaan we dat doen? Want we mogen niet naar binnen.

Esther: Nee, we mogen niet naar binnen. Dus ik heb een duurzame wandeling bedacht. Dus als jullie het leuk vinden, dan kunnen we een rondje door de binnenstad van Leiden lopen.

Ronald: Oké, prima. Let’s go.

Kirsten: Waar lopen we heen tijdens die duurzame wandeling, Esther?

Esther: We lopen nu op de Vliet, eigenlijk om de hoek van ons eigen pand, op de Boisotkade. En we lopen richting een pand waar collega’s van ons ook duurzaamheidsadvies over hebben gegeven.

Kirsten: Want dat doen jullie ook?

Esther: Ja, dat klopt. Erfgoed Leiden is eigenlijk best wel een unieke instelling. We zijn onderdeel van de gemeente Leiden. En bij ons zitten archeologie, archiefzorg en monumentenzorg onder één dak. Dus we kunnen daarmee ook interdisciplinair onderzoek doen, wat heel mooi is. En we hebben dus collega’s die duurzaamheidsadvies geven aan burgers en organisaties in de stad die hun monument willen gaan verduurzamen.

Kirsten: Zoals dit pand waar we nu ondertussen voor staan.

Esther: Daar zitten negen studentenwoningen in van organisatie DUO. Het zijn panden uit verschillende bouwjaren met ook verschillende kapconstructies. En die ging DUO isoleren. Dus dan kijken collega’s mee: hoe kan je dat doen en hoe kan je die daken goed isoleren. Dus we zijn ook bezig om de stad duurzamer te maken.

Ronald: Maar goed, terug naar het onderzoek, Esther. Waarom zijn jullie het onderzoek naar jullie CO2-uitstoot gestart?

Esther: We zijn daarmee gestart omdat wij ons als onderdeel van de gemeente Leiden ook te houden hebben aan het Klimaatakkoord van Parijs dat in 2016 is ondertekend. Dus wij moeten ook onze CO2 gaan terugdringen. En ik werd daarbij geïnspireerd door onder andere de blogs van Tineke.

Ronald: Van Tineke als green tech watcher.

Tineke: Green tech watcher inderdaad van de NDE-werkgroep Green IT.

Esther: En ook enkele uitgaven die vanuit die werkgroep zijn gepubliceerd.

Kirsten: Want er is ook een NDE-werkgroep die zich hiermee bezighoudt, zei je?

Esther: Ja, klopt.

Tineke: We zijn er beiden lid van. En we kijken met die werkgroep naa hoe kunnen we dit onderwerp op de agenda zetten? Maar tegelijkertijd: hoe kunnen we organisaties ook handvatten geven om het te vertalen naar de praktijk. En daar is Erfgoed Leiden een super mooi voorbeeld van. Want die maken de eerste stappen.

Esther: Ik ben projectleider van het e-depot, dus ik sla behoorlijk veel op. We hebben nu als voorbeeldje één project bouwdossiers van de gemeente Leiden, 150 terabyte. Dus ik voel me ook wel een beetje verantwoordelijk voor die CO2-uitstoot. Uit het onderzoek kwam dat wij ongeveer 26 ton CO2 per jaar uitstoten met onze IT.

Tineke: Dat is gelijk aan ongeveer 1,4 huishoudens. Dus dat valt op dit moment nog wel relatief mee. Maar het is toch 1,4 huishoudens die een jaar lang energie verbruiken.

Esther: Ja, precies. En we hebben hier ook nog niet heel veel vergelijkingsmateriaal met soortgelijke organisaties. Daarmee is het ook lastig om te zeggen: is dat nou veel of niet?

Ronald: Wat viel op in het onderzoek?

Esther: Het onderzoek is opgedeeld in drie verschillende metingen. Dus we hebben gekeken naar datatransfer. Dus dat is eigenlijk alles wat je door de aether van A naar B stuurt. Je mailt je teams, bezoekers op onze website. We hebben gekeken naar dataopslag. En we hebben gekeken naar hardware. Dus dat zijn monitoren, laptops, harde schijven, muizen enzovoort. En de grootste verrassing voor ons was dat hardware het grootste onderdeel van onze CO2-uitstoot uitmaakt.

Kirsten: Weet je hoeveel?

Esther: Zo’n 72 procent van die 26 ton is inderdaad door hardware.

Tineke: En wat mensen altijd heel verrassend vinden is dat die hardware inderdaad een heel grote impact heeft. Maar waar je naar kijkt is eigenlijk vanaf het moment van het ontginnen van de grondstoffen die je nodig hebt om hardware te maken. En de productie van die hardware. En daar zit gewoon al een heel groot deel CO2-uitstoot in. En dat wordt natuurlijk meegenomen in zo’n berekening.

Ronald: Daar sta je eigenlijk niet bij stil.

Esther: Nee, daar sta je helemaal niet bij stil. En wij dus ook niet. Want we hadden hem niet zo hoog verwacht. En tegelijkertijd staat daar tegenover de dataopslag die maar 3 procent is van onze uitstoot. En die had ik eigenlijk misschien wel andersom verwacht.

Tineke: Ja, ook daar is het op zich best logisch dat dat zo is. We zijn ongeveer 20 jaar geleden begonnen met digitaliseren. En je ziet dat nu die eerste digitale bestanden worden overgebracht naar de e-depots. Dus dat gaat de komende jaren sterk toenemen.

Kirsten: Nou zijn we natuurlijk benieuwd wat jullie gaan doen. Dat zometeen. Want we lopen nog nog even langs wat andere panden, hè?

Esther: We staan op het Rapenburg, inderdaad. Dus je ziet overal studenten die nu van het mooie weer aan het genieten zijn. Aan de overkant zie je een universiteitsgebouw, de oude UB. En dat is weer een mooi voorbeeld van verduurzaming van monumentale panden. Want we zijn hier in een beschermd stadsgezicht. Dus we mogen niet overal zonnepanelen neerleggen. Maar deze heeft op het dak zo’n 200 panelen waar je dus niks van ziet. Dus er is meer mogelijk dan je denkt.

Kirsten: Zelfs bij de oudste universiteit van het land. Jullie hadden onderzoek gedaan bij Erfgoed Leiden en Omstreken. Wat vind jij daar nou van, Tineke?

Tineke: Nou ik ben een heel groot voorstander van onderzoeken zoals Erfgoed Leiden heeft gedaan. Omdat het dan concreet wordt. Dan weet je: waar sta ik. En wat kan ik als organisatie gaan doen om mijn impact te verminderen.

Ronald: En Esther, wat gaan jullie nu praktisch doen naar aanleiding van de uitkomsten van het onderzoek?

Esther: Nou, wij gaan onderscheid maken in hetgeen waar we zelf directe invloed op hebben en waar niet. Waar we minder directe invloed op hebben, is het wel een geval van bewustzijn creëren.

Tineke: Dus bijvoorbeeld bij een gemeente Leiden, gaf je aan.

Esther: Ja, inderdaad richting de gemeente Leiden. Dan gaat het om de inkoop van hardware. Zij kopen bijvoorbeeld onze monitoren en laptops in. Dus we kunnen met hen in gesprek gaan over de uitkomsten van ons onderzoek. En we kunnen zelf concrete maatregelen nemen door bijvoorbeeld te kijken hoe we die hardware inzetten. Bijvoorbeeld: kopen we weer een nieuwe harde schijf als we iets moeten opslaan? Of gaan we even het depot in om te kijken of we nog iets hebben dat nog opslagruimte heeft.

Tineke: Ja want bij hardware is het heel belangrijk. Je kijkt enerzijds naar het energieverbruik van het apparaat zelf. Maar je moet ook kijken naar de hele productieketen. Dus je kijkt echt vanaf het moment dat we de grondstoffen gaan ontginnen in Afrika. Het productieproces van de apparatuur. En het verplaatsen van de apparatuur naar waar je uiteindelijk gaat werken.

Kirsten: Dat hoort er allemaal bij?

Tineke: Dat hoort er allemaal bij. En ook uiteindelijk de disposal van het wegdoen van je apparatuur.

Ronald: Je vertelde ook nog dat je ook iets kunt doen aan je digitale bestanden?

Esther: Ja klopt. Voor dataopslag zijn we dan ook weer voor een deel afhankelijk van externe partijen, bijvoorbeeld giganten als Amazon en Microsoft. Die krijg je natuurlijk niet zo snel in beweging, maar je kan wel zelf gaan kijken hoe je je opslag compacter kan maken. Onze bouwdossiers hebben we tot nu toe opgeslagen in TIFF. En we hebben nu de keuze gemaakt om over te stappen naar JPEG 2000. Omdat dat gewoon een stuk kleiner is en je daarmee je opslag voor de helft kan verminderen.

Ronald: Zijn het nou al dit soort kleine dingetjes die helpen, Tineke?

Tineke: Misschien lijken het druppels op de gloeiende plaat, maar het zijn allemaal concrete stappen naar het verminderen. En het begint gewoon bij bewustzijn. Ga nadenken over je inbox. Ga nadenken over wat je opslaat. In welk formaat je het opslaat. Steeds meer mensen zetten zoekvragen uit bij ChatGPT of soortgelijke AI-toepassingen. Terwijl die 25 keer meer energie gebruiken en ook vele malen meer water dan dat je Google een zoekopdracht geeft.

Esther: Zo’n twee tot vijf liter per plaatje dat je laat genereren!

Tineke: Daar kan je ook nog over nadenken. Als het alleen maar tekst is, is de impact minder.
Maar ga jij echt plaatjes genereren, dan neemt in een keer het energieverbruik en het waterverbruik sterk toe.

Esther: We gaan dus ook bij ons intern aan de slag met digitale hygiëneregels. Dus hou niet je mailbox vol met die 1500 mailtjes uit het jaar nul. Je hoeft niet vijf versies van elk bestand te bewaren. Als je een mailtje stuurt, doe er geen bijlage bij maar zet er een linkje bij: je kan het vinden op SharePoint of welk systeem je dan ook gebruikt.

Tineke: Organiseer een data clean-up date, dat gaan jullie ook doen. Om dus gewoon echt met de organisatie te gaan opruimen. Dus je digitale rommel op te ruimen. En heel leuk als je dan natuurlijk achteraf kan meten: zoveel heb ik nu bespaard. En dat dan ook concreet kan maken.

Esther: En als laatste puntje. We krijgen binnenkort een nieuwe website voor Erfgoed Leiden. Dus het onderzoek kwam op een top moment. Want we gaan nu ook aan de slag met dingen als groene hosting en zoekoptimalisatie.

Tineke: Vergeet niet te kijken naar de gids 42 tips om je erfgoedwebsite te verduurzamen.

Esther: Zeker, zeker.

Kirsten: Die heb jij opgesteld?

Tineke: Ja, met de netwerkgroep hebben we die opgesteld. En die is beschikbaar via de KIA-community.

Kirsten: Je hebt ons verteld over het plan, helemaal aan het eind. Stel nou, we komen over een jaar terug. Wat hoop je dat er dan al voor stappen zijn gezet?

Esther: Ja, ik hoop vooral heel veel bewustzijn bij al mijn collega’s. Dat we bij al onze beslissingen en processen duurzaamheid of Green IT meewegen. En dat mensen eindelijk aan het eind van het werk hun monitor uitzetten.

Tineke: Dat is een van de beginpunten. Ik denk dat we ook echt naar de dataopslag moeten kijken. Dat neemt nog steeds sterk toe. Iedere drie jaar verdubbelt de hoeveelheid data die is opgeslagen. 80 procent daarvan wordt nooit meer bekeken. Dus we hebben echt nog wel hele flinke stappen te nemen. En wil je daar nog meer over weten, concreet, ga naar de KIA Community Green IT Netwerkgroep. Daar vind je de onderzoeken, de blogs en concrete dingen die je zelf in je organisatie kunt gaan uitvoeren.

Ronald: Oké, en je had nog iets over kosten. Want dat is misschien ook interessant.

Tineke: Gartner heeft onderzoek gedaan naar Green IT en wat de trends daarbinnen zijn. En die zeiden: juist dit soort onderzoeken, zoals Erfgoed Leiden heeft gedaan naar de impact, gaan zich steeds meer vertalen naar kostenbesparingen. Dus het is niet alleen maar dat je CO2 bespaart, maar ook kosten. En dat wil directies en MT’s nog wel eens over de streep trekken.

Ronald: In de goede richting bewegen. Heel mooi. Dat is een mooie slotakkoord dan voor deze podcast.

Kirsten: Zeker. En ook wel bewustwording voor mij persoonlijk. Er zijn wel wat dingen hierboven aan aan de gang gezet. Nu moet ik het alleen nog doen.

Ronald: In ieder geval, luisteraars, tot de volgende keer!

Kirsten: Tot de volgende keer.

Ronald: En bedankt jullie allebei voor deze interessante aflevering.