Skip naar de content

Keuzegids opslagmedia digitaal erfgoed

Digitaal depot

E-depot of digitaal magazijn

Een digitaal depot is een beveiligde omgeving voor je digitale collectie. Het combineert software, regels en processen zodat je bestanden langdurig toegankelijk blijven. Je kunt controles automatisch laten uitvoeren en bestanden verhuizen naar nieuwe formaten. Een digitaal depot helpt bij wet- en regelgeving. Dit is meestal geen goedkope oplossing. Maar het is een complete oplossing voor organisaties met hoge eisen.

Afwegingen

  • Hoe werkt het?

    In een digitaal depot, e-depot of digitaal magazijn houdt de software de conditie van je informatieobjecten in de gaten en je kunt acties zoals controles of migratie van bestanden automatiseren. Je hebt veel controle over welke metadata je vastlegt.

    Er zijn verschillende aanbieders van softwareomgevingen voor digitale preservering (het langdurig bewaren van digitale bestanden), die vaak cloudopslag voor je digitale collectie bieden. Soms kun je de software ook op je eigen infrastructuur installeren en onderhouden. Meerdere organisaties kunnen ook samen een gedeelde oplossing gebruiken.

  • Wat zijn de voordelen?

    • Cloudgebaseerde oplossingen bieden een omgeving die volledig is ingericht op het duurzaam toegankelijk maken van informatieobjecten. Dit is handig bij een regelmatige instroom van nieuwe bestanden.
    • Een digitaal depot helpt je organisatie om te voldoen aan de zorgplicht voor je digitale collectie, inclusief wet- en regelgeving en beveiligingseisen.
    • Het is een totaaloplossing die duurzame toegankelijkheid van je digitale collectie mogelijk maakt en je organisatie zekerheid biedt.

  • Waar moet je op letten?

    • Het inrichten van een digitaal depot kan complex zijn. De oplossing werkt alleen goed als je organisatie daarop is ingericht, met bijbehorend beleid, mensen, kennis en budget. Dit is meestal geen goedkope oplossing. Voor organisaties met een beperkt budget is dit niet altijd haalbaar.
    • Migratie is niet mogelijk voor alle denkbare (duizenden) bestandsformaten. Stel daarom van tevoren een formaatbeleid op.
    • Je bent afhankelijk van een leverancier. Deze keuze is meestal voor langere tijd. De leverancier kan zijn prijzen verhogen, overgenomen worden of stoppen. Neem deze risico’s op in een contract. Daarvoor heb je specialistische kennis nodig.

  • Wat komt er kijken bij beheer?

    • Zorg voor informatiebeleid en bepaal welke oplossing daar het beste bij past. Gebruik de Wegwijzer duurzaamheidsbeleid.
    • Maak heldere afspraken met de leverancier over implementatie, onderhoud en kosten.
    • Werk vooraf een exitstrategie uit, waarin je bepaalt welke stappen je neemt als de gekozen oplossing niet meer voldoet.

  • Wat is de milieu-impact?

    Opslag in de cloud zorgt voor continue CO2-uitstoot. De hoeveelheid data neemt steeds toe en dat kost energie. In 2024 verbruikten datacentra in Nederland samen 4,6 procent van alle elektriciteit. Wil je de klimaatimpact van je digitaal erfgoed verkleinen? Bij de NDE-collegagroep Green IT vind je tips.

Praktische kenmerken

Capaciteit

Je kunt vrijwel onbeperkt data opslaan. Meer opslagruimte nodig? Dan is dit vaak snel geregeld. Houd wel rekening met hogere kosten.

Kosten

De kosten hangen af van de aangeboden diensten en je wensen. Deze verschillen per leverancier.

Levensduur

De leverancier of cloudprovider is verantwoordelijk voor het onderhoud van het digitaal depot.

Controle

Je kunt bestandscontroles meestal automatiseren in een digitaal depot.

Past deze opslag bij jouw organisatie?

Een digitaal depot vraagt om beleid, kennis en budget. Het biedt zekerheid voor organisaties met hogere eisen aan bewaren en wet- en regelgeving.

Opslag bij een gespecialiseerde partner

Bij de meeste opslagmethoden beheer je de digitale collectie zelf. Dat is niet voor iedere organisatie haalbaar. Denk aan digitaal audiovisueel erfgoed of complexe onderzoeksdata. Je hebt er voldoende technische kennis en budget voor nodig.

Heb je dit niet? Dan kun je je bestanden, of een deel daarvan, onderbrengen bij een gespecialiseerde organisatie. Je kunt je collectie officieel overdragen aan een archieforganisatie. Of je huurt tegen betaling ruimte in hun digitale depot. Je wordt dan huurder of tenant bij die organisatie.

Overdragen
Wil je (delen van) je collectie overdragen? Onderzoek dan de mogelijkheden bij je lokale of regionale archiefinstelling. Vraag na welk voorwerk nodig is, zoals het beschrijven van het materiaal.

Huren
Sommige archief- of erfgoedorganisaties verhuren ruimte in hun digitale depot. Dit is geschikt voor zwaardere en complexere informatieobjecten:

  • Beeld & Geluid verhuurt met DAAN Tenancy ruimte voor audiovisuele collecties.
  • DANS biedt met DataverseNL ruimte voor onderzoeksdata. Daarnaast heeft DANS Data Stations voor zelfarchivering van bijvoorbeeld oral history-archieven.
  • LI-MA biedt opslag voor digitale mediakunst.

Ga in gesprek met een organisatie waar je je digitale collectie wilt onderbrengen. Spreek af wat je nodig hebt, wat je met het materiaal mag doen en of het alleen om duurzaam bewaren gaat of ook om (online) toegankelijk maken.