Cloudopslag

De cloud is een gedeelde digitale infrastructuur met diensten zoals dataopslag. Er zijn verschillende cloudmodellen beschikbaar.

Soorten cloud

• Publieke cloud: de bekendste aanbieders zijn Amerikaanse techgiganten zoals Google, Microsoft en Amazon. Het aanbod van Europese en Nederlandse aanbieders groeit.
• Private cloud: deze cloud is voor één organisatie beschikbaar. Dit maakt het geschikt voor organisaties met veel gevoelige informatie.
• Community cloud: dit is een infrastructuur voor een specifieke gemeenschap of sector. Een voorbeeld is de cloud van SURF, beschikbaar voor Nederlandse onderzoeks- en onderwijsinstellingen.
• Hybride cloud: deze combineert onderdelen uit een private cloud met die van een publieke of community cloud.

Aangeboden diensten

Cloudproviders of -leveranciers bieden verschillende diensten aan.

• Storage as a service (STaas): bij STaas beheert de cloudleverancier de infrastructuur én de software voor opslag. Je gebruikt dit via je browser en betaalt een abonnementsprijs per maand of jaar. Een bekend voorbeeld is Google Drive. De leverancier maakt vaak back-ups, slaat bestanden op in meerdere datacentra en controleert de bestanden. Maar dit vervangt niet je eigen back-up.
• Infrastructure as a Service (IaaS): hierbij huur je een flexibele infrastructuur die je zelf inricht met software. Dit vereist IT-kennis in je organisatie. IaaS is daardoor niet voor alle erfgoedorganisaties geschikt.
• Je huurt een pakket waar opslag onderdeel van uitmaakt (SaaS).

De voordelen hangen af van de oplossing en de leverancier die je kiest. Over het algemeen geldt voor opslag van digitale collecties in de cloud:

• Je hebt altijd en overal toegang tot je collecties.
• Meer opslagruimte nodig? Dan is dit snel geregeld.
• Cloudleveranciers slaan data redundant op. Je hebt daardoor geen last van hardwareproblemen. De kans op dataverlies is daarmee behoorlijk klein. Maar dit is geen vervanging van een back-up. Die moet je sowieso maken.
• Cloudleveranciers zorgen voor een goede beveiliging van de infrastructuur en de bestanden.

De aandachtspunten hangen af van de gekozen oplossing. Dit zijn de belangrijkste:

• Je kunt alle bestandsformaten opslaan in de cloud, maar de mogelijkheden verschillen per dienstverlener en per type cloudopslag. Zo is de maximale bestandsgrootte in Google Drive beperkt tot 5 TB per bestand.
• Veelgebruikte bestandsformaten voor foto’s, video’s en audio-opnamen worden ondersteund door browsers als Safari of Chrome. Voor andere bestandsformaten moet je bestanden downloaden en openen in een programma dat het formaat ondersteunt.
• Bij uitbesteding van opslag aan een derde partij kunnen voorwaarden en prijzen veranderen. Lees de voorwaarden goed. Zo weet je welke verplichtingen voor jou en de leverancier gelden.
• Overstappen naar een andere oplossing wordt lastiger naarmate je meer gebruikmaakt van de hulpmiddelen van die leverancier.
• Het is niet voldoende om je digitale collectie alleen in de cloud te bewaren, ook niet als de leverancier data opslaat in verschillende datacentra. Het blijft in handen van één leverancier. Zorg dus voor kopieën op andere opslagmedia.
• Je bent afhankelijk van een leverancier voor je opslag, ook bij gevoelige informatie, zoals persoonsdata. Je bent afhankelijk van een leverancier voor je opslag, ook bij gevoelige informatie, zoals persoonsdata. De geografische locatie van de cloudoplossing en de wetten waaraan een provider gebonden is, zijn belangrijk bij je keuze. Ook bij bekende partijen als Google en Microsoft. Denk hierover na bij je keuze.

• Doe onderzoek naar de voor- en nadelen van verschillende cloudoplossingen en leveranciers. Of vraag advies aan een expert.
• Kies bewust een cloudoplossing. Wat heb je nodig om je collectie duurzaam op te slaan? Welke wet- en regelgeving is op jouw collectie van toepassing? En wat betekent dat voor waar en hoe je opslaat? Beslis dan pas welke clouddiensten en leveranciers daar het beste bij passen.
• Kies bij het opslaan van gevoelige informatie voor een cloudprovider die encryptie biedt, zodat de cloudprovider zelf niet bij de inhoud van de gegevens kan.
• Bedenk van tevoren een exitstrategie: wat is nodig om je digitale collectie uit de cloud te halen en bij een andere provider onder te brengen?
• Kies als dat kan voor een leverancier die zich aan dezelfde wet- en regelgeving moet houden als jouw organisatie, zoals Nederlandse of Europese leveranciers met eigen datacentra in Europa.

Opslag in de cloud zorgt voor continue CO2-uitstoot. We slaan steeds meer data op, en dat kost energie. In 2024 gebruikten datacentra in Nederland samen 4,6 procent van alle elektriciteit. Wil je de klimaatimpact van je digitaal erfgoed verkleinen? Bij de NDE-collegagroep Green IT vind je tips.