Keuzegids opslagmedia digitaal erfgoed

Herkenbaar? Je bestanden staan verspreid over externe schijven, de cloud en fysieke dragers. Dit scenario laat zien hoe een middelgrote erfgoedorganisatie de stap maakt naar een duurzame opslagoplossing.

Dit is de situatie

De organisatie in dit scenario verzamelt en beheert archiefmateriaal over de regionale geschiedenis: archieven van particulieren, boeken, kranten, tijdschriften, beeldmateriaal en bijzondere collecties. Ze heeft een regionale expertiserol.

De digitale collectie groeit snel. Grootschalige digitaliseringsprojecten leveren honderdduizenden TIFF-archiefbestanden op. Ook komt er born-digital materiaal binnen, zoals digitale fotocollecties van honderden gigabytes. Daarnaast wil de organisatie materiaal dat nu extern wordt beheerd in de toekomst zelf duurzaam bewaren. De organisatie heeft nu ongeveer 6 terabyte (TB) aan digitale bestanden.

Archieven, bibliotheekmateriaal en andere collecties staan in verschillende systemen geregistreerd en zijn via meerdere platforms online beschikbaar.

Opslagsituatie: waar wringt het

Hoewel registratie en online toegang goed zijn geregeld, is de opslag gaandeweg gegroeid, zonder specifiek IT-systeem voor duurzaam bewaren. De IT-capaciteit is beperkt en er is geen speciale afdeling voor digitale preservering.

Digitale en gedigitaliseerde archieven staan in mappen op het kantoornetwerk, beheerd door een IT-leverancier. Verder staan bestanden op externe harde schijven en voor een deel in de cloud. Er zijn ook cd’s, dvd’s en floppy’s met materiaal dat nog moet worden verwerkt.

Een deel van de gedigitaliseerde bestanden is bestemd voor langdurige bewaring in een e-depot (een systeem voor duurzame digitale archivering). Omdat zo’n voorziening ontbreekt, staan deze bestanden nu op externe schijven. Ze zijn wel gekoppeld in het registratiesysteem.

De collectie staat daardoor verspreid over verschillende plekken. Er is geen vaste werkwijze voor het duurzaam bewaren. Bestanden worden niet regelmatig gecontroleerd op integriteit (of ze nog intact zijn) en er zijn geen procedures om veranderingen of beschadigingen op te merken. Ook wordt weinig informatie vastgelegd over hoe bestanden zijn gemaakt en hoe ze worden beheerd.

De opslag groeit, maar is niet ingericht om mee te groeien met de collectie en met duurzaam beheer.

Tegelijk heeft de organisatie beperkte middelen en weinig interne IT-kennis. Ze zoekt daarom naar een oplossing die meegroeit met de collectie, beheersbaar blijft en zoveel mogelijk werk uit handen neemt. Samenwerking met andere organisaties is daarbij belangrijk.

Beleid en regie vastleggen

De eerste stap is de organisatie op orde brengen. Pas daarna komt een technische oplossing aan de beurt. Er wordt een medewerker aangewezen als coördinator voor duurzaam bewaren. Ook werkt de organisatie aan een duurzaamheidsbeleid.

Daarin legt de organisatie vast:

• wat het bewaren van digitale bestanden voor haar betekent;
• welke collecties ze duurzaam wil bewaren;
• welk niveau van dienstverlening ze nastreeft;
• wie binnen de organisatie waarvoor verantwoordelijk is;
• hoe ze de kosten inzichtelijk maakt.

Daarnaast investeert de organisatie in scholing, bijvoorbeeld via cursussen over digitale bewaring. Zo groeit de kennis binnen de organisatie.

De digitale collectie in kaart brengen

De digitale collectie wordt in kaart gebracht. Per collectie ligt de focus op bestandsformaten, aantallen, opslagruimte en welke bestanden als origineel (archiefbestand) worden beschouwd.

Met speciale tools wordt vastgesteld welke bestandsformaten in de collectie voorkomen. Bestanden op externe schijven worden gecontroleerd en er worden controlecodes (checksums) gemaakt om veranderingen of beschadigingen later te kunnen signaleren.

Daarna worden de bestanden zoveel mogelijk op één plek samengebracht. Denk aan een centrale opslag zoals een NAS (een opslagserver in het netwerk), in cloud of in een combinatie van beide.

Na het samenvoegen volgt een controle of alles nog intact is.

Samenwerkingsmogelijkheden verkennen

Vervolgens verkent de organisatie samenwerkingsmogelijkheden met anderen.

Allereerst ligt samenwerking met een regionale archiefinstelling die al beschikt over een e-depot (een systeem voor duurzame digitale archivering) voor de hand. De organisatie kijkt of aansluiting mogelijk is, bijvoorbeeld via een pilot waarbij een deel van de collectie wordt overgebracht. Zo wordt getest hoe overdracht, opslag en beheer in de praktijk werken.

Verder kan binnen een regionaal netwerk worden verkend of meerdere erfgoedinstellingen behoefte hebben aan een gezamenlijke voorziening voor duurzame opslag. Door samen te werken kunnen organisaties kennis delen en kosten en technische voorzieningen gezamenlijk organiseren.

Ook de leverancier van het gebruikte collectie-informatiesysteem is een gesprekspartner. Sommige leveranciers bieden ook opslagruimte. Omdat de organisatie al met dit systeem werkt, kan dit voordelig zijn.

Verder kan een digitale opslagomgeving ingericht met open-source software een optie zijn, eventueel met ondersteuning van externe specialisten. Cloudoplossingen en andere gezamenlijke opslagmogelijkheden behoren eveneens tot de mogelijkheden. Deze systemen automatiseren processen en ondersteunen het duurzaam bewaren van bestanden.

Uitbesteding of gedeelde infrastructuur

Het uitgangspunt is dat de organisatie zo min mogelijk zelf beheert. Aansluiten bij een bestaande, professionele voorziening voor duurzame opslag op regionaal of landelijk niveau heeft daarom de voorkeur boven het zelf bouwen van een volledige infrastructuur. Dit bespaart kosten en vermindert de werklast.

De uiteindelijke keuze hangt af van de kosten, de mogelijkheid om mee te groeien met de collectie en hoe goed de oplossing past binnen de organisatie.

Dit kun jij al doen

Een middelgrote erfgoedorganisatie in een vergelijkbare positie kan de volgende stappen zetten:

• wijs een medewerker digitale duurzaamheid aan;
• breng de hele digitale collectie in kaart;
• breng verspreide bestanden bij elkaar en controleer of ze intact zijn;
• leg vast welke bestanden duurzaam bewaard moeten worden;
  stel beleid op voor duurzame opslag en leg verantwoordelijkheden vast;
• bepaal waaraan een oplossing voor duurzame opslag moet voldoen;
• verken samenwerking met regionale en landelijke partners;
  maak een realistische inschatting van de kosten en de verwachte groei van de data;
• zorg voor kennis in de organisatie of schakel tijdelijk externe hulp in.

Eindresultaat

De organisatie maakt de stap van verspreide opslag naar een duurzame en beheersbare oplossing. Eerst overzicht en duidelijke verantwoordelijkheden creëren, daarna verkennen van en zo mogelijk kiezen voor samenwerking en bestaande voorzieningen.

Zo ontstaat een aanpak die meegroeit met de collectie. De digitale collectie blijft niet alleen toegankelijk, maar is ook op de langere termijn beter beheerd en beschermd.

Heb je oral history-interviews of ander audiovisueel materiaal? Dan heb je een digitale infrastructuur met drie functies nodig: registratie, presentatie en archief. Dit scenario laat zien hoe een middelgrote erfgoedorganisatie duurzame preservering van zo’n collectie heeft ingericht.

Dit is de situatie

De organisatie bestaat uit twee instellingen. Collecties, locaties en digitale omgevingen zijn gescheiden, maar met één directie en gedeeld beleid. Beide instellingen hebben een eigen website en collectie-informatiesysteem.

De organisatie beheert meerdere collecties, van gefuseerde museale collecties, gemeentelijke kunstcollecties tot collecties van regionale partners. Via een gedeeld collectie-informatiesysteem ondersteunt zij andere instellingen bij hun digitale collectiebeheer. Nieuwe partners kunnen hun digitale registratie binnen deze omgeving onderbrengen.

Metadata worden centraal beheerd in een collectie-informatiesysteem dat in een cloudomgeving van de leverancier draait. Via een koppeling stuurt het systeem gegevens regelmatig door naar een regionaal erfgoedplatform. Registratie en online ontsluiting zijn daarmee structureel en professioneel ingericht.

Het aantal born-digital objecten groeit: zoals audiovisueel materiaal en oral history-interviews.

Opslagsituatie

De digitale bestanden zelf staan op verschillende plekken, zoals netwerkschijven (bijvoorbeeld servers of NAS), cloudopslag, lokale computers en externe harde schijven.

Cloudopslag is verdeeld in snelle opslag voor veelgebruikte bestanden en goedkopere archiefopslag voor bestanden die je minder vaak nodig hebt. Bestanden die langere tijd niet worden geraadpleegd, gaan automatisch door naar goedkopere, langzamere opslag. Ze zijn dan nog wel beschikbaar, maar het kost meer tijd voordat je de bestanden kunt openen. Dit systeem is bedoeld om kosten en opslagcapaciteit efficiënt te beheren.

Er is geen duidelijk onderscheid tussen opslag voor langdurige bewaring van originele bestanden (archiefbestanden) en opslag voor dagelijks gebruik of online presentatie. Daardoor is niet altijd duidelijk waar de bestanden staan die echt voor de lange termijn bewaard moeten blijven.

De kwetsbaarheid komt het meest naar voren bij audiovisueel materiaal en oral history. Interviews zijn verspreid over verschillende opslagdragers en -locaties. Een deel van het videomateriaal is geüpload naar YouTube en dit platform wordt mede als opslagmedium beschouwd. YouTube is echter een presentatieplatform zonder controle over archiefbestanden, zonder structurele integriteitscontrole en zonder garantie op lange termijn beschikbaarheid of verwerking van persoonsgegevens volgens de AVG.

Er zijn wel back-ups, maar niet voor alle interviews die lokaal zijn opgeslagen. Ook ontbreekt een vaste werkwijze om bestanden voor de lange termijn te bewaren. Bestanden worden bijvoorbeeld niet regelmatig gecontroleerd om te zien of ze nog intact zijn. En er wordt geen informatie vastgelegd over hoe de bestanden zijn gemaakt en bewaard. In totaal gaat het om ongeveer 3 terabyte (TB) aan digitale bestanden en de hoeveelheid blijft groeien.

De digitale opslag is vooral ingericht voor gebruik en toegang, niet voor langdurige archivering.

Waar wringt het?

De organisatie wil de audiovisuele collectie juist langdurig bewaren en beschikbaar stellen. Dat is een uitdaging. De audiovisuele collectie groeit snel door nieuwe projecten. Oral history-interviews zijn vaak grote bestanden en bevatten persoonlijke informatie.

Een oral history-interview is meer dan alleen een videobestand. Bij een interview horen vaak meerdere onderdelen die samen het archief vormen, zoals het audiobestand, transcripties en toestemmingsformulieren. Zonder beleid en procedure om ze voor de lange termijn te bewaren, ontstaan verschillende risico’s.

Het eerste risico is versnippering en verlies. Interviews staan verspreid over verschillende schijven en locaties. Een centrale plek ontbreekt, waardoor niet duidelijk is welke bestanden er zijn, waar ze staan en wie verantwoordelijk is. Bij uitval van hardware of vertrek van medewerkers is niet meer duidelijk waar bestanden staan.

Het tweede risico is juridisch van aard. Interviews bevatten vaak persoonsgegevens en vallen onder de AVG. Ook ligt het auteursrecht meestal bij zowel de interviewer als de verteller. Als toestemmingsformulieren en afspraken niet goed zijn bewaard, kan een interview niet gepubliceerd of hergebruikt worden.

Een derde risico: bestanden worden niet gecontroleerd en er zijn geen afspraken gemaakt over te gebruiken bestandsformaten. Zonder regelmatige controle kunnen bestanden ongemerkt beschadigen.

Ook verouderen bestandsformaten op den duur, waardoor ze moeilijker te openen of te gebruiken zijn. In de praktijk zie je bijvoorbeeld dat alleen gecomprimeerde presentatiebestanden (zoals MP3 of MP4) worden bewaard, terwijl de originele opnamebestanden ontbreken. Of dat audiovisueel materiaal is opgeslagen in verouderde bestandsformaten die niet meer goed worden ondersteund.

Het vierde risico is de regionale situatie. De organisatie ondersteunt andere instellingen, maar in de regio is geen breed toegankelijke e-depotvoorziening voor digitaal erfgoed beschikbaar. Registratie en online toegang zijn wel goed geregeld, maar voor langdurige opslag ontbreekt het in de regio aan voorzieningen en expertise.

Van registratie en presentatie naar archiefopslag

Om duurzame preservering structureel in te richten, wordt de digitale infrastructuur opnieuw bekeken. Daarbij wordt expliciet onderscheid gemaakt tussen drie functies:

• registratie: informatie over de bestanden (metadata) in het collectie-informatiesysteem;
• presentatie: materiaal tonen via een erfgoedplatform of andere kanalen;
• archief: de originele bestanden (archiefbestanden) opslaan voor de lange termijn.

Digitale bestanden worden niet alleen geregistreerd, maar ook gekoppeld aan de plek waar ze zijn opgeslagen. Zo is duidelijk waar de verschillende versies staan.

Originele bestanden en bestanden voor gebruik of presentatie worden van elkaar gescheiden. De archiefopslag is zo ingericht dat duidelijk is wie toegang heeft en wat er met de bestanden gebeurt. Zo is de langdurige bewaring beter geregeld.

Specifieke aandacht voor oral history

Voor duurzame opslag van een oral history-interview heb je minimaal het volgende nodig:

• de oorspronkelijke, onbewerkte opname (archiefbestand);
  een presentatiebestand;
• een ondertekende toestemmingsverklaring;
  transcriptie;
• de minimale vereiste informatie die je hebt vastgelegd over het interview, zoals inhoud, techniek en rechten;
  context- en ondersteunend materiaal (zoals projectinformatie of foto’s).

De Ethische Code Oral History Nederland en het stappenplan op de website van Sprekende geschiedenis (‘Aan de slag’) bieden houvast. Deze hulpmiddelen helpen projectleiders bij het organiseren van de technische, juridische en ethische randvoorwaarden voor duurzame preservering.

Bewaren voor de lange termijn

Omdat in de regio geen museale voorziening beschikbaar is voor duurzame opslag van born-digital collecties, verkent de organisatie landelijke infrastructuren voor de opslag van audiovisueel materiaal en oral history.

Een eerste optie is aansluiting bij een gecertificeerde voorziening voor duurzame opslag van grote audiovisuele bestanden, zoals Beeld & Geluid. Deze organisatie bewaart de bestanden, terwijl presentatie mogelijk blijft via verschillende platforms, zoals een online omgeving voor diverse doelgroepen (algemeen publiek, onderwijs, wetenschappelijk, mediaprofessionals). Daar kunnen ze materiaal bekijken, onderzoeken en aanvragen voor hergebruik.

Een tweede optie is opslag in een trusted digital repository, zoals een DANS Data Station. De archiefbestanden worden daar duurzaam opgeslagen met een vaste verwijzing. Regionale platforms gebruiken dan kopieën of metadata die naar deze opslag verwijzen.

Een derde optie: collectie-informatiesystemen met modules voor audiovisueel materiaal gebruiken voor duurzame opslag. De Groninger Archieven doen dit al: zij combineren duurzame audiovisuele opslag met online beschikbaarstelling van oral history.

In dit scenario onderzoekt de organisatie een hybride model: landelijke duurzame archiefopslag en regionale registratie en publieksontsluiting.

Eerst overzicht creëren

Welke oplossing de organisatie ook kiest, eerst moeten alle oral history-interviews bij elkaar worden gebracht op één plek. Ook YouTube-materiaal wordt veilig opgeslagen als archiefbestand.

Door alles samen te brengen ontstaat overzicht: hoeveel bestanden er zijn, welke bestandsformaten het zijn en welke rechten en gebruiksafspraken gelden. Daarna volgt de vaststelling welke versie het originele bestand is en worden basiscontroles ingericht om na te gaan of bestanden nog intact zijn.

Vanuit dit overzicht volgt stap voor stap de verdere uitwerking van de duurzame opslag.

Dit kun jij al doen

• zorg voor overzicht in het audiovisueel archief: weet welke bestanden je hebt en waar ze staan. Leg vast welk bestand je als archiefbestand bewaart;
• bewaar archiefbestanden en presentatiebestanden apart. Gebruik publieksplatforms alleen voor toegang, niet voor opslag;
• kies één duidelijke archiefversie per opname;
• breng verspreide bestanden samen;
• zorg voor veilige opslag met back-ups en controleer regelmatig of bestanden nog intact zijn;
• bewaar ook de context: denk aan rechten, toestemming en beschrijvende informatie (metadata) bij interviews;
• sluit aan bij passende infrastructuur wanneer regionale voorzieningen ontbreken. Maak een bewuste afweging tussen lokale, cloud- of landelijke opslagmogelijkheden op basis van schaal, expertise en financiering.

Eindresultaat

Dit scenario laat zien dat goed collectiebeheer en regionale ontsluiting niet automatisch zorgen voor duurzame bewaring en ontsluiting. Er is een verschil tussen registratie, presentatie en archiefopslag. Ook is het belangrijk om audiovisueel materiaal eerst te bundelen en vervolgens te bepalen welke opslagvoorziening geschikt is.

Door de snelle groei van oral history wordt dit steeds urgenter. Pas wanneer de archiefopslag goed is ingericht en duurzaam is geregeld, kunnen erfgoedorganisaties hun digitale collecties op de lange termijn betrouwbaar bewaren en ontsluiten.

Je collectie is gedigitaliseerd, maar hoe bewaar je die voor de lange termijn? Dit scenario komt uit de praktijk van een kleine erfgoedorganisatie met vrijwilligers. Het is herkenbaar voor vergelijkbare organisaties.

Dit is de situatie

Veel kleine musea en erfgoedorganisaties draaien volledig op vrijwilligers. In de afgelopen jaren hebben ze hun collectie digitaal vastgelegd. Oude informatiedragers zoals floppy discs zijn uitgelezen, objecten gefotografeerd, documenten gescand en beschrijvingen ingevoerd in een registratiesysteem of spreadsheet. Een deel van de collectie is online zichtbaar via een provinciaal platform of de eigen website.

De uitgangssituatie verschilt sterk. De ene organisatie werkt met een professioneel collectie-informatiesysteem en stabiele internetverbinding, de andere met Excel en lokale opslag. Soms is er bewust nagedacht over opslag en back-ups, soms is de digitale infrastructuur, de apparatuur en software stap voor stap gegroeid. Wat deze organisaties gemeen hebben, is dat ze veel tijd en energie hebben geïnvesteerd in digitalisering.

Daarmee komt de volgende vraag: hoe zorg je dat de digitale collectie duurzaam bewaard blijft, leesbaar blijft en ook in de toekomst kan worden ontsloten?

Hoe wordt er opgeslagen?

Bij vrijwilligersorganisaties is digitale opslag meestal praktisch geregeld. Bestanden staan vaak op een Network Attached Storage (NAS): een opslagmedium dat op het netwerk aangesloten is. Of op een server in het gebouw van de organisatie, aangevuld met externe harde schijven.

Soms ligt er een extra kopie bij een vrijwilliger thuis.

Soms gebruiken ze cloudopslag of een collectie-informatiesysteem via een erfgoedpartner, maar daarin staan meestal alleen de kleinere presentatiebestanden en metadata, niet de archief- of masterbestanden. Masterbestanden zijn de originele bestanden in de beste kwaliteit die je bewaart als bron. Presentatiebestanden zijn kleinere versies daarvan voor online gebruik of om te delen.

De digitale collectie wordt vaak bewaard op:

• een NAS of server binnen de organisatie;
• externe harde schijven;
• incidenteel een cloudomgeving;
• soms een kopie bij een vrijwilliger thuis.

Meestal bestaan er meerdere kopieën, maar het is niet altijd duidelijk:

• welk bestand het originele (archief)bestand is dat je bewaart;
• hoe vaak back-ups plaatsvinden;
• of deze automatisch worden bijgewerkt;
• wie verantwoordelijk is voor het beheer.

Deze manier van opslag werkt, maar is zelden vastgelegd in een duidelijke strategie. Daarnaast ligt de digitale kennis vaak bij één of meer vrijwilligers. Dat maakt de opslag kwetsbaar.

De kern van duurzame opslag

Voor duurzame digitale opslag is het belangrijk om in ieder geval drie vragen te stellen:

• blijven bestanden compleet, intact en leesbaar?
• blijft de inhoud betrouwbaar en ongewijzigd?
• blijft de kennis over opslag en beheer bewaard?

Duurzame opslag voor de lange termijn vraagt een goede digitale infrastructuur. Voor de kortere termijn kun je bestanden ook met eenvoudige middelen veilig bewaren. Belangrijk zijn duidelijke afspraken en regelmatige controle.

Waar wringt het?

Vrijwilligersorganisaties lopen vaak tegen vergelijkbare risico’s aan:

• persoonsafhankelijkheid: digitale kennis en wachtwoorden zitten bij één of twee personen;
• handmatige back-ups: kopieën raken verouderd of worden vergeten;
• geen onderscheid tussen archief- en presentatiebestanden;
  onvoldoende documentatie van opslagstructuur en verantwoordelijkheden;
• alle kopieën bevinden zich in hetzelfde gebouw.

Deze factoren vergroten de kans op gegevensverlies, zeker bij uitval van vrijwilligers of bij calamiteiten zoals brand of wateroverlast.

De organisatie pakte deze risico’s op verschillende manieren aan.

Begin met overzicht en documentatie

Duurzame opslag begint met overzicht. Een van de vrijwilligers maakte een kort beleidsdocument om vast te leggen hoe de digitale collectie is opgeslagen en beheerd. Dat hoeft geen uitgebreid beleidsdocument te zijn. Een beknopt overzicht van één of twee pagina’s kan al voldoende zijn.

In het beleidsdocument is de volgende informatie vastgelegd:

• waar archief- of masterbestanden (bronbestanden) staan;
• waar presentatiebestanden staan;
• welk exemplaar het archief- of masterbestand is;
• hoe en hoe vaak back-ups draaien;
• of back-ups automatisch verlopen;
• wie toegang heeft;
• wie verantwoordelijk is en wie taken kan overnemen bij vertrek.

Daarnaast helpt een korte beschrijving van gebruikte bestandsformaten en gemaakte keuzes. Documentatie voorkomt dat kennis verloren gaat wanneer iemand vertrekt.

Controleer periodiek en plan vervanging

Digitale bestanden kunnen ongemerkt beschadigen. Door af en toe een steekproef te doen en bestanden te controleren, kun je zien of ze nog intact zijn.

Opslagmedia gaan niet eeuwig mee. Harde schijven, SSD’s (een type opslag dat gegevens sneller kan lezen en schrijven) en NAS-systemen slijten na verloop van tijd. Daarom is het verstandig om op tijd te plannen wanneer je ze vervangt en bestanden naar nieuwe opslag overzet. Zo voorkom je dat bestanden verloren gaan als een schijf kapotgaat.

Controle betekent dus:

• bestanden op vaste momenten controleren;
• opslagmedia op tijd vervangen;
• back-ups testen door bestanden terug te zetten.

Duurzaam beheer betekent dat je bestanden niet alleen bewaart, maar ze ook regelmatig controleert en op tijd naar nieuwe opslag overzet.

Spreid risico’s

Lokale opslag is handig, maar er zijn risico’s, bijvoorbeeld brand, diefstal of een kapotte schijf. Daarom is het belangrijk om meerdere kopieën van bestanden op verschillende plekken te bewaren en back-ups automatisch en regelmatig te laten maken.

Het liefst staat minstens één kopie op een andere locatie, bijvoorbeeld:

• op een externe schijf op een andere locatie;
• in een cloudomgeving;
• bij een partnerorganisatie.

Maak daarnaast onderscheid tussen:

• archiefbestanden (masters) voor langdurige bewaring;
• presentatiebestanden voor publicatie.

Sla bronbestanden op in gangbare en duurzame bestandsformaten. Zo blijven ze ook in de toekomst bruikbaar en toegankelijk.

Gebruik natuurlijke momenten

Een overstap naar een nieuw collectie-informatiesysteem of een nieuwe website is een goed moment om opslag en afspraken opnieuw te bekijken. Controleer of de metadata overal op dezelfde manier is ingevuld, of de mappen waarin bestanden zijn opgeslagen duidelijk en logisch zijn ingericht en of vastligt wie waarvoor verantwoordelijk is.

Pas bestaande ordeningen van bestanden liever niet te veel aan. Als bestanden opnieuw worden geordend of hernoemd, kan de oorspronkelijke logica en samenhang verloren gaan. Ook oudere ordeningen hebben waarde en betekenis.

Werk samen binnen regionale en landelijke infrastructuren
Duurzame opslag gaat niet alleen over techniek, maar ook over hoe je het organiseert. Vrijwilligersorganisaties kunnen hun opslag versterken door aan te sluiten bij regionale en landelijke infrastructuren.

Provinciale erfgoedhuizen en regionale archieven kunnen helpen bij het beheren van collecties, het vastleggen van informatie over de bestanden (metadata) en het overzetten van bestanden naar nieuwe systemen. Het loont om te onderzoeken:

• welke opslagmogelijkheden regionaal bestaan;
• of er collectieve voorzieningen zijn;
• hoe je kunt aansluiten op bestaande voorzieningen voor opslag en beheer, zoals een e-depot, een repository of een samenwerkingsinitiatief waarbij een partner opslag beschikbaar stelt.

Ook het volgen van de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed vergroot de toekomstbestendigheid van de collectie.
Door regionaal samen op te trekken, bijvoorbeeld bij vraagstukken rond bestandsformaten of back-ups, hoef je niet telkens zelf het wiel uit te vinden.

Dit kun jij al doen

• breng je opslaglocaties en kopieën in kaart. Leg vast welk exemplaar je archiefbestand is;
• automatiseer back-ups en controleer periodiek;
• maak een archiefbestand voor langdurige bewaring en een presentatiebestand om te gebruiken en te tonen;
• vervang opslagmedia op tijd, zodat bestanden niet verloren gaan door veroudering of slijtage;
• zorg dat kennis niet bij één persoon blijft hangen;
• spreid de risico’s;
• onderzoek mogelijkheden voor externe back-ups of cloudomgeving;
• onderzoek de mogelijkheden tot samenwerking met regionale archieven of provinciale platforms;
• voor meer tips over duurzaam bewaren, ga naar de Wegwijzer digitaal erfgoed.

Eindresultaat

Voor veel vrijwilligersorganisaties is digitalisering een belangrijke stap. De volgende stap is zorgen dat de bestanden veilig worden bewaard. Om bestanden minimaal veilig te stellen is geen zware ICT-infrastructuur nodig, maar wel overzicht, meerdere kopieën en regelmatige controle. Voor langdurige opslag is uiteindelijk wel een passende digitale infrastructuur nodig.

Door opslag goed te organiseren, meerdere kopieën te bewaren, afspraken vast te leggen en samen te werken met andere organisaties, kan ook een kleine organisatie met beperkte middelen haar digitale collectie voor de toekomst behouden.

Werk je samen met andere erfgoedorganisaties, bijvoorbeeld in één collectie-informatiesysteem en publicatieplatform? En zoek je een gezamenlijke oplossing voor duurzaam bewaren? Dit scenario uit de praktijk van een provinciaal project is herkenbaar voor regionale platforms die nog geen voorziening hebben voor duurzame bewaring.

Dit is de situatie

Binnen een provinciaal project voor digitaal erfgoed werken meerdere musea aan gezamenlijke collectieregistratie en online ontsluiting. De samenwerking ontstond onder meer door de uitfasering van een ouder registratiesysteem en de behoefte aan een betaalbare oplossing volgens landelijke standaarden.

Met ondersteuning van een provinciale erfgoedorganisatie en een museumkoepel kozen ze voor een collectie-informatiesysteem in de cloud. Elke organisatie heeft daarin een eigen deel. Ze registreren er museumcollecties, bibliotheekmateriaal en documentatie. Ook koppelen ze afbeeldingen, audiovisueel materiaal en andere digitale bestanden aan de collectiebeschrijvingen.

Per deelnemer is een vaste hoeveelheid opslagruimte beschikbaar, die tegen extra kosten kan worden uitgebreid.

De collecties zijn toegankelijk via een gezamenlijk publieksplatform. Organisaties bepalen zelf welke objecten ze publiceren. Ook is het mogelijk collecties als datasets via websites beschikbaar te stellen. Met een verhalenmodule kunnen organisaties bovendien multimediale verhalen samenstellen en publiceren.

Registratie en online ontsluiting zijn zo regionaal georganiseerd en technisch goed ingericht.

Opslagsituatie

De hosting van het systeem vindt plaats in een gecertificeerd datacenter in Nederland. De opslag is dubbel uitgevoerd en er worden dagelijks back-ups gemaakt.

De opslagruimte per deelnemer is nu meestal voldoende, maar de druk neemt toe. Organisaties digitaliseren volop en nieuwe technieken, zoals VR, 3D en 4K- of 8K-video, zorgen voor steeds grotere bestanden. Ook bestaat het risico dat het systeem als volledig archief- en documentbeheersysteem gebruikt wordt, bijvoorbeeld voor contracten, bruikleenovereenkomsten en andere documenten.

Het is niet altijd duidelijk of de originele bestanden (archiefbestanden) nog lokaal worden bewaard. Voor upload in het systeem gebruiken organisaties vaak kleinere jpg-bestanden die geschikt zijn voor online presentatie. Audio- en videobestanden kunnen ook worden toegevoegd en getoond.

Daarnaast is het niet altijd duidelijk of bestanden regelmatig worden gecontroleerd of ze nog wel te openen en te lezen zijn (integriteitscontrole). Hetzelfde geldt voor de geschiktheid van het systeem voor duurzaam bewaren.

De belangrijkste uitdagingen voor het platform zijn:

• het groeiende aantal deelnemende organisaties;
• de toenemende omvang van digitale bestanden en dus hogere opslagkosten;
• de vraag welke bestanden wel en niet in het systeem worden opgeslagen;
• de vraag is of het systeem ook geschikt is voor duurzame archiefopslag op lange termijn.

Beter omgaan met groei en kosten

Om de kosten beheersbaar te houden, wordt samen met de leverancier gekeken hoe de opslag beter kan. Bijvoorbeeld door weinig gebruikte bestanden op goedkopere opslag te plaatsen.
Organisaties krijgen begeleiding bij het maken van keuzes over digitalisering en opslag. Daarbij spelen vragen zoals:

• moet alles worden gedigitaliseerd, of is dat niet altijd nodig?
• moeten grote audio- en videobestanden via het collectie-informatiesysteem worden aangeboden, of zijn er alternatieven?
• is het nodig om materiaal dat al elders online staat opnieuw te publiceren?

Door hierover bewust keuzes te maken, neemt de opslag minder snel toe.

Voorwaarden voor opslag

Duidelijke richtlijnen leggen vast wat wel en niet in het registratiesysteem wordt opgeslagen. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen:

• registratiegegevens (informatie over objecten);
• bestanden voor online presentatie;
• archiefstukken en juridische documenten.

Archiefstukken worden niet opgeslagen in het collectie-informatiesysteem. In het collectie-informatiesysteem staat dan alleen de beschrijving opgenomen, met een verwijzing naar waar het document is opgeslagen.

Ook voor registraties en beeldmateriaal gelden kwaliteitsrichtlijnen, zoals:

• minimale eisen voor metadata bij publicatie;
• aanbevolen bestandsformaten;
• kwaliteitseisen voor afbeeldingen;
• gebruik van standaarden en vaste termen, bijvoorbeeld via het Termennetwerk.

Een werkgroep met vertegenwoordigers van de deelnemende organisaties ontwikkelt deze richtlijnen, zodat de afspraken gezamenlijk worden gemaakt.

Een andere optie is om presentatiebestanden en archiefbestanden van elkaar te scheiden. Het registratiesysteem blijft bedoeld voor registratie en online publicatie, terwijl de originele bestanden (archiefbestanden) duurzaam worden opgeslagen in een gespecialiseerde infrastructuur.

Samenwerking met andere partners

De vraag is of het provinciale platform zelf een e-depot moet opzetten. Het bouwen en beheren van een voorziening is kostbaar en vraagt veel expertise.

Samenwerking met bestaande e-depots ligt daarom meer voor de hand. Bijvoorbeeld samenwerking met regionale archieven, aansluiting bij landelijke e-depots of een koppeling tussen het registratiesysteem en een aparte omgeving voor duurzame opslag.

Bewustwording als eerste stap

Door de schaal en diversiteit van de deelnemende organisaties is digitale duurzaamheid niet altijd een prioriteit. Daarom begin het met bewustwording.

Als onderdeel van het Netwerk Digitaal Erfgoed werkt het platform met andere erfgoedorganisaties aan beter inzicht in opslag en beheer van digitale collecties. Dit helpt om praktische stappen te zetten voor duurzame opslag en toegankelijkheid:

• een extra kopie van je bestanden bewaren (op een andere plek);
• periodieke controle van opslagmedia;
• migratie naar nieuwe dragers;
• gebruik van duurzame bestandsformaten.

Webarchivering van verhalen

Naast collectieregistratie worden via het platform ook digitale verhalen gemaakt, zoals multimediale verhalen die in het systeem worden samengesteld uit tekst, beeld en media.
Voor duurzame toegankelijkheid is het belangrijk dat deze verhalen niet alleen als tekst worden bewaard, maar ook als volledige webpagina in hun oorspronkelijke vorm.

Samenwerking met een nationale webarchiefvoorziening zorgt ervoor dat deze webpagina’s daar worden gearchiveerd.

Dit kun jij al doen

Een platform in een vergelijkbare positie kan de volgende stappen zetten:

• breng het huidige gebruik van opslag en de groei van digitale bestanden in kaart;
• stel duidelijke richtlijnen op voor wat wel en niet in het registratiesysteem wordt opgeslagen;
• zorg voor een exitstrategie, zodat je je collectieregistratie en bestanden kunt meenemen naar een ander systeem;
• ga op tijd in gesprek met de hostingpartij over de groei van opslag en kosten;
• verken samenwerking met regionale of landelijke e-depots;
• scheid registratie en presentatie van de opslag van originele archiefbestanden als dat nodig is;
• werk aan bewustwording en verbetering van de kwaliteit van registraties.

Verzamel je oral history met vrijwilligers of gemeenschappen? En zoek je een oplossing voor het duurzaam bewaren van deze audiovisuele verhalen? Dit scenario is herkenbaar voor kleine erfgoedinitiatieven: inhoudelijk sterke oral history-projecten, maar met bescheiden kennis over opslag en archief bij de betrokkenen.

De uitgangssituatie

Kleine erfgoedinitiatieven beginnen vaak vanuit enthousiasme. Zij willen verhalen vastleggen die anders verloren dreigen te gaan. Tegelijk is niet altijd duidelijk wat er technisch en organisatorisch nodig is om audiovisuele interviews goed op te slaan en duurzaam te bewaren. De aandacht ligt vooral bij het gesprek met de verteller en het vastleggen van herinneringen.

Vrijwilligers of kleine teams voeren vaak de projecten uit.

Middelen zijn beperkt en digitale opslag is meestal geen kernactiviteit. Soms registreren ze in een eenvoudig Excelbestand. Bestanden staan op externe harde schijven, laptops of in een cloudmap.

Voor de presentatie zoeken ze naar een passende vorm, zoals een tentoonstelling, publicatie, bijeenkomst of een online omgeving.

Ze nemen interviews op en bewerken ze soms voor gebruik in een tentoonstelling, publicatie of andere presentatie. De focus ligt op de inhoud van het interview en het gesprek met de verteller. Waar en hoe ze de bestanden duurzaam bewaren, krijgt minder aandacht.

Vaak denken ze pas na afloop van het project na over opslag. Tegen die tijd is er meestal weinig tijd of budget over. Bestanden blijven dan staan op een tijdelijke opslagplek en worden niet altijd goed geregistreerd of structureel bewaard.

De huidige opslagsituatie

Bij kleine initiatieven wordt de opslag van audiovisueel materiaal vaak stap voor stap ingericht, afhankelijk van wat op dat moment beschikbaar is.

Veelgebruikte opslagvormen zijn:

• externe harde schijven en USB-sticks;
• laptops of lokale computers;
• eenvoudige NAS-systemen (een opslagapparaat dat aan je netwerk gekoppeld is zodat meerdere mensen bestanden centraal kunnen opslaan en delen);
• commerciële cloudopslag;
• presentatieplatforms zoals YouTube of Vimeo.

Deze oplossingen hebben verschillende functies, maar worden in de praktijk vaak als één geheel gebruikt.

Bij audiovisueel materiaal zijn twee verschillende functies te onderscheiden:

• duurzame opslag: het veilig bewaren van bestanden voor de lange termijn;
• ontsluiting: het zichtbaar en bruikbaar maken van interviews.

In veel projecten is er een oplossing voor opslag of voor presentatie, niet voor beide tegelijk. Op een externe harde schijf kan je bestanden tijdelijk bewaren, maar het biedt geen zekerheid voor de lange termijn. Een videoplatform maakt interviews zichtbaar, zonder het oorspronkelijke bestand te bewaren.

Voor duurzame opslag van oral history is daarom een duidelijke structuur nodig. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen:

• het archiefbestand (archiefbestand);
• presentatiebestanden;
• toestemmingsverklaringen;
• metadata;
• transcripties (uitgeschreven interviews).

Ook zijn afspraken nodig over bestandskwaliteit, bestandsformaten en wie verantwoordelijk is voor het beheer. Tijdens een project worden deze zaken vaak pragmatisch opgelost, maar de afspraken worden niet altijd vastgelegd voor de lange termijn.

Waar wringt het?

Knelpunten worden vooral zichtbaar wanneer interviews niet alleen worden gezien als materiaal voor een eindproduct, maar ook als bronnen die op zichzelf bewaard moeten blijven.

1. Beperkte infrastructuur
   Veel kleine initiatieven hebben geen collectie­-informatiesysteem en geen vaste opslagstructuur. Bestanden worden opgeslagen waar dat op dat moment mogelijk is. Aansluiten bij een regionale of landelijke oplossing vraagt vaak extra kennis en voorbereiding.
2. Verspreide bestanden en informatie
   Opnames, transcripties, toestemmingsverklaringen en metadata staan niet altijd bij elkaar. Bestanden zijn verspreid over verschillende plekken, waardoor het overzicht ontbreekt.
3. Geen duidelijk onderscheid tussen bewaren en presenteren
   Publicatie wordt soms gezien als archivering. Maar platforms voor presentatie bewaren niet het oorspronkelijke bestand en bieden geen zekerheid voor de lange termijn.
4. Juridische en ethische vragen
   Oral history-interviews bevatten bijna altijd persoonsgegevens. Toestemming moet duidelijk zijn vastgelegd, ook voor archivering en mogelijk hergebruik. Auteursrechten liggen vaak bij zowel interviewer als verteller. Zonder goede documentatie kan een interview juridisch kwetsbaar zijn.
5. Persoonsafhankelijkheid
   Kennis over opslag, bestandsversies en afspraken zit vaak bij één of enkele projectleiders. Als zij stoppen, kan belangrijke informatie verloren gaan.

Het probleem ligt dus meestal niet bij inzet of betrokkenheid, maar bij het ontbreken van een duidelijke archiefstructuur en passende infrastructuur.

Van projectlogica naar archieflogica

Duurzame opslag vraagt om een verschuiving van projectdenken naar duurzame oplossingen. Het gaat niet alleen om het publiceren van het resultaat, maar ook om het duurzaam bewaren. Een interview is niet alleen materiaal voor een film, publicatie, tentoonstelling of website, maar ook een digitale bron die zelfstandig bewaard moet blijven.

Vanaf het eerste gesprek moet worden nagedacht over registratie, rechten en toekomstige beschikbaarheid. Het interview is een samenhangend dossier waarin diverse bestanden met opname, transcriptie, toestemmingsverklaring, metadata en contextinformatie met elkaar verbonden zijn.

Hier raken inhoud, ethiek en techniek elkaar. Toestemming is expliciet vastgelegd voor archivering en eventueel hergebruik. Auteursrechten zijn helder. Ook is duidelijk welk bestand het oorspronkelijke archiefbestand is en onder welke voorwaarden het bewaard en geraadpleegd mag worden.

Duurzame opslag begint dus bij duidelijke keuzes over verantwoordelijkheid en toekomstige omgang met het materiaal.

Wat betekent duurzame opslag concreet?

Duurzame opslag is meer dan het veilig bewaren. Het gaat erom dat digitale interviews ook over tien of twintig jaar nog leesbaar, betrouwbaar en juridisch verantwoord beschikbaar zijn. Duurzaam toegankelijk dus.

Daarvoor zijn een paar basisprincipes nodig:

• het oorspronkelijke archiefbestand bewaren in de hoogste kwaliteit;
• opslag op meerdere locaties (bijvoorbeeld met back-ups);
  regelmatige controle of bestanden nog intact zijn;
• aandacht voor bestandsformaten op de lange termijn;
• duidelijke afspraken over rechten en gebruik.

Zonder deze elementen blijft opslag tijdelijk. Voor kleine initiatieven zijn deze taken vaak moeilijk zelf te organiseren. Samenwerking met andere organisaties is daarom belangrijk.

Infrastructuur als keten

Duurzame preservering van digitale oral history vraagt om samenwerking op verschillende niveaus:

• lokale initiatieven nemen de interviews af en kennen de vertellers en hun verhalen;
• regionale organisaties geven advies over kwaliteit, metadata en juridische vragen;
• regionale archieven, bibliotheken en e-depots zorgen voor duurzame opslag wanneer zij daarvoor zijn ingericht. Voor veel initiatieven zijn zij een logische eerste partner;
• is er regionaal geen passende oplossing, dan komen landelijke voorzieningen in beeld.

Goede afstemming tussen deze niveaus is belangrijk.

Organisaties die initiatieven begeleiden kunnen helpen bij het ordenen van het materiaal en het voorbereiden van overdracht. “Sprekende geschiedenis” deelt kennis, biedt praktische richtlijnen en verbindt partijen.

Zo wordt duurzame opslag een gezamenlijke verantwoordelijkheid binnen het erfgoedveld, niet een taak van één initiatief.

Autonomie en duurzaamheid in balans

Kleine initiatieven willen vaak zeggenschap houden over hun interviews. Dit betekent dat de beschrijving, context, presentatie en het contact met vertellers bij het initiatief zelf blijven. Daar ligt de kennis over de verhalen en de relatie met de gemeenschap.

Tegelijk vraagt langdurige digitale bewaring om voorzieningen die kleine organisaties meestal niet zelf kunnen organiseren, zoals veilige opslag en back-ups op meerdere locaties en regelmatige technische controle.

Een oplossing is een hybride model. Het initiatief blijft verantwoordelijk voor de inhoud en het dagelijkse beheer. De duurzame opslag van het archiefbestand komt bij een organisatie die daarvoor is ingericht.

Zo blijft de inhoudelijke regie lokaal, terwijl de technische bewaring gezamenlijk is geregeld.

Dit kun jij al doen

• maak onderscheid tussen bestanden voor duurzame opslag en bestanden voor presentatie;
• breng alle interviews op één plek samen en bepaal welk bestand het archiefbestand is;
• werk met interviewdossiers waarin opname, transcriptie en toestemming bij elkaar staan;
• leg metadata vast vanaf het eerste interview;
• zorg voor back-ups en controleer bestanden regelmatig;
• leg vast wie verantwoordelijk is voor opslag en beheer;
• verken regionale en landelijke mogelijkheden voor duurzame opslag.

Eindresultaat

De praktijk van kleine initiatieven laat zien dat duurzame opslag niet vanzelf uit een project volgt. Het vraagt om bewuste keuzes over rechten, verantwoordelijkheden en infrastructuur.

Duurzame opslag betekent in dit scenario:

• het interview behandelen als archiefbron;
• het archiefbestand goed beschermen;
• juridische en ethische afspraken vastleggen;
• samenwerken met regionale en landelijke organisaties voor bewaring.

Pas als deze archieffunctie bewust is ingericht, kan oral history duurzaam en verantwoord worden beheerd.