Skip naar de content

Cursus OpenRefine

Stap 5. Exporteren

Je data is opgeschoond en verrijkt. Tijd om deze terug te zetten in je collectie-informatiesysteem.

Je hebt alle stappen doorlopen, maar je opgeschoonde en verrijkte data staat nog in OpenRefine. Nu maak je een export zodat je de data kunt importeren in je collectie-informatiesysteem.

Vraag aan de leverancier van je collectie-informatiesysteem in welk bestandsformaat de export gemaakt moet worden om deze te kunnen importeren. Ook voor verdere uitleg over het importeren van je schone data kun je terecht bij de leverancier. Of neem contact op met de datawerkplaats in je regio.

Tip

Wanneer je de schone data importeert, overschrijf je bestaande data. Dit betekent dat de vorige versie van je data verdwijnt. Wees je hiervan bewust en voer, wanneer mogelijk, een proef-import uit. Zo weet je zeker dat de data in de juiste velden terechtkomt.

Maak een export van je schone en verrijkte data in OpenRefine:

  1. Zorg voor een actuele back-up. Mocht er tijdens het importeren iets fout gaan, dan kun je de oude data terugzetten.
  2. Bereid de export voor. Zorg ervoor dat de kolommen in een logische volgorde staan. De kolom met objectnummers/recordnummers staat helemaal links, de kolommen met termen zijn verrijkt en hebben direct ernaast een kolom met bijbehorende URI’s.
  3. Ben je klaar om te exporteren? Klik dan op de knop Export, rechtsboven in je scherm. Er opent een uitklapmenu.
  4. Kies in het uitklapmenu het bestandsformaat dat geschikt is voor je collectie-informatiesysteem. Vaak wordt gekozen voor CSV. Nadat je op het gewenste bestandsformaat hebt geklikt, start direct een download van je schone en verrijkte data.
  5. Importeer dit bestand in je collectie-informatiesysteem volgens de stappen die je hebt meegekregen van je leverancier.

Leg je kennis vast

Nadat je alle stappen hebt doorlopen, heb je een mooie basis om verder te werken aan je registratie. Om bij een volgend opschoontraject niet het wiel opnieuw uit te hoeven vinden, kun je de opgedane kennis vastleggen in het informatieplan van je organisatie. Leg bijvoorbeeld vast hoe vaak je dit traject wil doorlopen, bijvoorbeeld iedere een à twee jaar. Leg ook vast welke terminologiebronnen je gebruikt voor welke velden.

Ook handig om vast te leggen: waar wil je je data publiceren? Bijvoorbeeld op een collectieplatform als Europeana of Oorlogsbronnen, of een specifieker platform als Zuiderzeecollectie.