Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid
igitale collecties moeten duurzaam toegankelijk zijn, daar is geen twijfel over. Maar als organisatie wil je ook weten wat het precies kost om dit te realiseren, en dat is een stuk lastiger. Binnen het NDE is samen met adviesbureau BMC een model ontwikkeld om de kosten van verschillende activiteiten en processen inzichtelijk te maken.
Keltische muntschat uit Echt. Bron Limburgs Museum/Bruikleen Provinciaal Depot voor Bodemvondsten, Maastricht en bruikleen particulier
Inzicht in de cijfers, controle op de kosten
Meer inzicht in de cijfers, en vooral ook hoe deze over de verschillende componenten en fases verdeeld zijn, geeft organisaties meer controle op de kosten. Daarmee krijg je ook meer meer grip op de mogelijkheden voor planning, sturing en forecasting. Welke kosten maak je wanneer? Wat zijn incidentele en wat zijn structurele kosten? Zijn er momenten of activiteiten waarbij het kosteneffectiever is om samen te werken met een andere organisatie? Instellingen, beleidsmakers en financiers kunnen met dit overzicht beter onderbouwde keuzes maken over investeringen in duurzame toegankelijkheid, ook op de lange termijn. Niet alleen binnen de instellingen, maar ook in de erfgoedsector als geheel.
Activity based cost-model
Het Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid is een activity based cost-model: het richt zich op de activiteiten die nodig zijn in het proces van duurzaam bewaren en toegang bieden. Het model geeft inzicht in de kostenstructuren, de opbouw van deze kosten en de kostenbepalende variabelen (cost drivers) bij de betrokken instellingen. En het toont de harde financiële cijfers van beheer, behoud en toegang van digitaal erfgoed. Door de koppeling van de kosten van digitale duurzaamheid met de cost drivers kunnen organisaties met behulp van het model een statistische forecasting uitvoeren om strategische keuzes te onderbouwen.
Opbouwen van benchmarks
Het model is gestart vanuit twintig instellingen. Daarna is het kostprijsmodel verder uitgerold in de praktijk en werd het door meer instellingen gebruikt. Hoe meer instellingen hun cijfers toevertrouwen aan het model, des te beter de benchmarks zijn. Zo vergroot het netwerk de betrouwbaarheid van de kostprijsgegevens en krijgt iedereen meer inzicht in de ontwikkeling van de kosten van digitale duurzaamheid op de langere termijn. Met deze kennis zijn erfgoedinstellingen ook in staat om goed geïnformeerd naar de markt te stappen en is hun onderhandelingspositie beter. Daarnaast kun je internationale vergelijkingen maken met deze gegevens.
Internationale initiatieven
Het Nederlandse kostprijsmodel is gebaseerd op de CCex-tool (Curation Costs Exchange) van het 4C Project. CESSDA bracht de Cost-Benefit Advocacy Toolkit uit, met onder andere factsheets en praktijkvoorbeelden uit verschillende data-archieven.
Wil je aan de slag met het Kostprijsmodel?
Het kostprijsmodel digitale duurzaamheid is in beheer bij de Koninklijke Bibliotheek. Heb je vragen over het kostprijsmodel of wil je toegang krijgen voor je organisatie tot het actieve rekenmodel (Excel)? Neem dan contact op met:
Daniel Steinmeier